Улажены последние разногласия, получены подписанные экземпляры, контрагент радостно сообщает, что через месяц первая поставка... Нет, это не финал истории. Расскажем, что нужно держать в фокусе после подписания договора и как переложить часть этих забот на СЭД.
В прошлой статье мы рассмотрели только верхнюю часть айсберга под названием «Договорная работа», а также рассказали, как автоматизировать процессы в СЭД и забыть о беготне по согласованию, подписанию и передаче договора контрагенту.
Однако большая часть айсберга скрывается под поверхностью воды. И она требует постоянного внимания и контроля.
После вступления договора в силу следует:
1
Записанные в документе обязательства нужно соблюдать, иначе можно нарваться на штрафы и испортить репутацию. Если кто-то из сотрудников забыл или «забил» на важный этап работ, может забуксовать весь процесс. А это прямой путь к потере лояльности со стороны партнеров по бизнесу. И с другой стороны: никогда не бывает лишним отследить, соблюдает ли контрагент свои обязательства вовремя.
2
Вынужденные паузы и простои снижают результативность бизнеса. Не продлили договор вовремя — и ранее отлаженный механизм поставок, отгрузок и покупок дал сбой. Забуксовали отгрузки — и не сошлись планы по доходам и расходам. В итоге бухгалтеры хватаются за голову и предлагают оформить кредит, чтобы появились деньги на зарплату, налоги и хоз. обеспечение офиса.
3
Можно потратить время на откапывание нужной бумажки в папках на стеллаже, а можно заняться действительно важными делами.
Аккуратность в этих вопросах — залог долгих и продуктивных отношений с контрагентами и страховка, позволяющая оставаться на плаву. Далее расскажем, как система Directum Lite помогает держаться намеченного курса.
Пора браться за работу. Например, по договору поставки нужно выставить контрагенту счет, отследить оплату, выполнить поставку и проконтролировать подписание финансово-хозяйственных документов. А по договору закупки — проверить своевременность отгрузки или предоставления услуги. Это легко сделать, если в месяц исполняется только пять договоров. А если их пятьдесят или сто, и по каждому есть доп. соглашения?
Чтобы сотрудники своевременно выполняли задачи, в Directum Lite для каждого договора и дополнительного соглашения можно добавлять контрольные точки. Для всех типов работ обязательно выбирается ответственный, срок и количество дней на исполнение.
В указанные сроки сотрудники из списка автоматически получают задания. Когда дело сделано, в нужной строке автоматически устанавливается отметка о завершении работ:
При заключении договора обсуждается срок его действия. В системе эта дата указывается в карточке документа. Кроме того, в ней можно заполнить количество дней, за которое нужно стартовать работы по его продлению или завершению. Система мониторит эти данные. Когда срок договора подходит к концу, автор и его руководитель получают уведомление о том, что срок соглашения истекает.
Кроме того, ответственный за договор сотрудник может включить личную рассылку напоминаний. Это бывает полезно, если документ в систему заносит один человек, а работу по нему ведет другой:
Также в системе есть механизм автопролонгации. Если в договоре установить соответствующую отметку, то документ останется действующим даже после окончания срока. Конечно, если вторая сторона не собирается его завершить.
Договоры и дополнительные соглашения, срок которых истекает, собраны в одном списке. Отсеять ненужное и быстро отыскать тот самый документ помогает фильтрация:
Рано или поздно любой договор обрастает связями. Приложения, дополнительные соглашения, спецификации, акты приема-передачи... Договорные документы так же важны, как сам договор, поскольку они могут содержать детали, которые влияют на права и обязанности сторон.
Важно организовать их централизованное и стандартизированное хранение, оптимально — в самой СЭД. Это позволит забыть о долгих поисках нужной бумажки на столе у бухгалтера или файла с названием «допник_2(итог).doc» на компьютере у менеджера.
Если компания привыкла работать с бумагой, то схема создания собственного архива выглядит так:
За счет использования электронного обмена с контрагентом можно пропустить шаги по подписанию договорных документов на бумаге и занесению результата в систему.
Документы легко найти, если они собраны в одном месте. Для этого в Directum Lite есть реестры, содержимое которых система формирует автоматически в зависимости от вида документа. Например, для договоров и доп. соглашений, исходящих счетов, а также прочих финансовых документов. Пара кликов, чтобы настроить фильтрацию, и нужная выборка перед вами:
Чтобы сотрудник мог найти конкретный документ, в Directum Lite предусмотрен поиск по всей системе. В нем, как в интернет-магазине, можно задать все необходимые критерии, например тип и вид документа, контрагента и нашу организацию, автора, даты создания и прочие детали:
Цифровой архив удобен не только в повседневной работе, но и при регулярных или внеплановых проверках и аудите. Договоры и доп. соглашения, счета-фактуры за период или пакет документов по контрагенту: система быстро найдет требуемые документы и сформирует комплект для выгрузки в папку на компьютер:
В заключение сделаем два вывода:
Оценить, как устроена договорная работа в Directum Lite, можно уже сейчас! Попробуйте создать контрольные точки в договоре или подготовить выгрузку документов по контрагенту на нашем демостенде.