Улажены последние разногласия, получены подписанные экземпляры, контрагент радостно сообщает, что через месяц первая поставка... Нет, это не финал истории. Расскажем, что нужно держать в фокусе после подписания договора и как переложить часть этих забот на СЭД.
В прошлой статье мы рассмотрели только верхнюю часть айсберга под названием «Договорная работа», а также рассказали, как автоматизировать процессы в СЭД и забыть о беготне по согласованию, подписанию и передаче договора контрагенту.
Однако большая часть айсберга скрывается под поверхностью воды. И она требует постоянного внимания и контроля.
После вступления договора в силу следует:
1
Исполнять договоренности
Записанные в документе обязательства нужно соблюдать, иначе можно нарваться на штрафы и испортить репутацию. Если кто-то из сотрудников забыл или «забил» на важный этап работ, может забуксовать весь процесс. А это прямой путь к потере лояльности со стороны партнеров по бизнесу. И с другой стороны: никогда не бывает лишним отследить, соблюдает ли контрагент свои обязательства вовремя.
2
Соблюдать непрерывность процесса
Вынужденные паузы и простои снижают результативность бизнеса. Не продлили договор вовремя — и ранее отлаженный механизм поставок, отгрузок и покупок дал сбой. Забуксовали отгрузки — и не сошлись планы по доходам и расходам. В итоге бухгалтеры хватаются за голову и предлагают оформить кредит, чтобы появились деньги на зарплату, налоги и хоз. обеспечение офиса.
3
Централизованное хранение и удобный поиск
Можно потратить время на откапывание нужной бумажки в папках на стеллаже, а можно заняться действительно важными делами.
Аккуратность в этих вопросах — залог долгих и продуктивных отношений с контрагентами и страховка, позволяющая оставаться на плаву. Далее расскажем, как система Directum Lite помогает держаться намеченного курса.
Контрольные точки
Пора браться за работу. Например, по договору поставки нужно выставить контрагенту счет, отследить оплату, выполнить поставку и проконтролировать подписание финансово-хозяйственных документов. А по договору закупки — проверить своевременность отгрузки или предоставления услуги. Это легко сделать, если в месяц исполняется только пять договоров. А если их пятьдесят или сто, и по каждому есть доп. соглашения?
Чтобы сотрудники своевременно выполняли задачи, в Directum Lite для каждого договора и дополнительного соглашения можно добавлять контрольные точки. Для всех типов работ обязательно выбирается ответственный, срок и количество дней на исполнение.
В указанные сроки сотрудники из списка автоматически получают задания. Когда дело сделано, в нужной строке автоматически устанавливается отметка о завершении работ:
Пролонгация
При заключении договора обсуждается срок его действия. В системе эта дата указывается в карточке документа. Кроме того, в ней можно заполнить количество дней, за которое нужно стартовать работы по его продлению или завершению. Система мониторит эти данные. Когда срок договора подходит к концу, автор и его руководитель получают уведомление о том, что срок соглашения истекает.
Кроме того, ответственный за договор сотрудник может включить личную рассылку напоминаний. Это бывает полезно, если документ в систему заносит один человек, а работу по нему ведет другой:
Также в системе есть механизм автопролонгации. Если в договоре установить соответствующую отметку, то документ останется действующим даже после окончания срока. Конечно, если вторая сторона не собирается его завершить.
Договоры и дополнительные соглашения, срок которых истекает, собраны в одном списке. Отсеять ненужное и быстро отыскать тот самый документ помогает фильтрация:
Хранение и поиск
Рано или поздно любой договор обрастает связями. Приложения, дополнительные соглашения, спецификации, акты приема-передачи... Договорные документы так же важны, как сам договор, поскольку они могут содержать детали, которые влияют на права и обязанности сторон.
Важно организовать их централизованное и стандартизированное хранение, оптимально — в самой СЭД. Это позволит забыть о долгих поисках нужной бумажки на столе у бухгалтера или файла с названием «допник_2(итог).doc» на компьютере у менеджера.
Если компания привыкла работать с бумагой, то схема создания собственного архива выглядит так:
За счет использования электронного обмена с контрагентом можно пропустить шаги по подписанию договорных документов на бумаге и занесению результата в систему.
Документы легко найти, если они собраны в одном месте. Для этого в Directum Lite есть реестры, содержимое которых система формирует автоматически в зависимости от вида документа. Например, для договоров и доп. соглашений, исходящих счетов, а также прочих финансовых документов. Пара кликов, чтобы настроить фильтрацию, и нужная выборка перед вами:
Чтобы сотрудник мог найти конкретный документ, в Directum Lite предусмотрен поиск по всей системе. В нем, как в интернет-магазине, можно задать все необходимые критерии, например тип и вид документа, контрагента и нашу организацию, автора, даты создания и прочие детали:
Цифровой архив удобен не только в повседневной работе, но и при регулярных или внеплановых проверках и аудите. Договоры и доп. соглашения, счета-фактуры за период или пакет документов по контрагенту: система быстро найдет требуемые документы и сформирует комплект для выгрузки в папку на компьютер:
В заключение сделаем два вывода:
- очевидный: после подписания договорная работа только начинается. Важно все последующие этапы держать под контролем;
- менее очевидный: договорную работу можно сделать проще, дешевле и эффективнее, если часть забот переложить на СЭД: добавить контрольные точки, включить мониторинг сроков и создать свой цифровой архив.
Оценить, как устроена договорная работа в Directum Lite, можно уже сейчас! Попробуйте создать контрольные точки в договоре или подготовить выгрузку документов по контрагенту на нашем демостенде.
