Как СЭД облегчает договорную работу

Заключением договора сопровождается большинство сделок: от поставок канцтоваров до долгосрочной аренды помещений или оборудования. На первый взгляд в договорной работе нет ничего сложного. Нужно пройти всего три этапа:

Однако часто за этапами договорной работы скрываются подводные камни:

• устаревшие шаблоны;
• непонятные сроки;
• неразбериха в согласовании;
• потеря приложений и доп. соглашений;
• ворох бумаг, которые нужно где-то хранить.

Далее на примере системы Directum Lite расскажем, как эффективно организовать договорную работу, чтобы минимизировать траты времени, денег и нервов.

Подготовка договора

Для создания документа используйте готовые шаблоны. Достаточно занести детальную информацию в систему, и она автоматически подтянется в текст договора. Например, укажите название контрагента, подписантов с обеих сторон, сумму и т. д. Эти данные не нужно вручную копировать в текст документа, поэтому шанс ошибиться в них невероятно мал.

Основная информация о договоре…

…автоматически попадает в его текст

Если документ поступил от контрагента, то занесите его в систему из файла или со сканера.

Договор стоит связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Таким образом можно получить быстрый доступ ко всему комплекту документов — ничего не потеряется.

Согласование договора

Максимальная прозрачность этого этапа достигается за счет предварительно настроенных схем согласования. Чтобы запустить процесс, достаточно нажать на кнопку. Задания на каждом этапе формируются автоматически, не нужно думать, кому отправить договор дальше. Понять, как продвигается согласование, можно прямо в системе по состоянию задачи, и, если требуется, поторопить зазевавшегося коллегу:

Кроме того, можно в любой момент сформировать отчет «Лист согласования». В нем видно, кто уже согласовал договор, а у кого еще остались комментарии.

Если при согласовании нужно подкорректировать текст договора, исправлять его лучше в новой версии документа. Это позволяет сохранить историю изменений на случай, если нужно вернуться к изначальному варианту, или вспомнить, почему от него отказались.

Когда все заинтересованные лица дадут добро, подпишите документ прямо в системе электронной подписью, например УКЭП. Кроме того, предусмотрен «классический» вариант подписания — на бумаге.

Отправка договора контрагенту

Выберите удобный вариант взаимодействия: по электронной почте, курьером или через сервисы электронного документооборота. Последний вариант самый прозрачный и быстрый. Передача документов через сервисы обмена обеспечивает их юридическую значимость, так как форматы и правила обработки таких документов соответствуют требованиям ФНС.

При выборе любого варианта отправки информация о текущем состоянии документа фиксируется в системе Directum Lite. В карточке сохраняется имя сотрудника, ответственного за документ, дата передачи, а также плановая и фактическая дата возврата.

Как правило, эти данные заполняются автоматически. Однако, если есть необходимость, информацию можно дополнить вручную. Например, для многостороннего договора зафиксируйте факты отправки документа каждой стороне:

Система автоматически отслеживает соблюдение сроков возврата. Для этого ответственному сотруднику приходят напоминания.

Мы рассмотрели, как СЭД может помочь на начальном этапе договорной работы: от создания документа из шаблона до отправки контрагенту. Максимальная автоматизация этих этапов избавляет от ошибок, рутины и лишних нервов. Однако договорная работа на этом не заканчивается. Условия договора нужно соблюдать, а сам договор вовремя пролонгировать. О том, как повысить эффективность этих этапов договорной работы, расскажем в следующей статье.

Оценить работу с договорами на примере компании ООО «ТехноСистемы» можно уже сейчас! Попробуйте создать и отправить на согласование договор поставки и сервисного обслуживания и радиоаппаратуры на нашем демостенде.

Функциональность системы Directum Lite помогает компаниям на всех этапах развития. На начальной стадии организациям важна возможность оформлять договоры и сопутствующие документы в электронном виде. Когда объем заказов и договоров растет, на первый план выходят инструменты:

• выгрузка реестра для формирования статистики;
• автоматические напоминания об обязательствах;
• бесшовная интеграция и быстрое подписание всех документов с контрагентами через Диадок и СБИС;
• создание версий одного документа и связей со счетами, актами и перепиской.

Наши клиенты отмечают, что перечисленные инструменты значительно снижают трудозатраты на работу с документами и сокращают риски человеческого фактора. Ценно не тратить время на лишний контроль, поиск актуальной информации или дорогу до кабинета руководства.»

Алина Рожина,
Руководитель проектов развития бизнеса