Договоры
и счета на оплату
Оформляйте договоры легко: создавайте документы, не боясь ошибиться в данных, отправляйте их на согласование в один клик и отслеживайте, на какой стадии процесс. Все этапы — от подготовки договора до оплаты — в одном окне.
Никаких хождений по кабинетам, хаоса и невыполненных обязательств!
Фишки для оформления договоров
Подготовка договора
Готовые шаблоны для разных видов документов. Укажите в карточке контрагента, подписантов с обеих сторон, сумму и другие данные. Нужный шаблон выберется автоматически, а информация подтянется в текст документа.
Автоматическое занесение входящих договоров и приложений со сканера и из файла. Если контрагент прислал документ, используя электронную или обычную почту, вы можете перенести дальнейшую работу с ним в систему.
Создание комплекта документов. Привяжите приложения, дополнительные соглашения, акты, счета на оплату и даже переписку к договору, чтобы видеть всю историю отношений с контрагентом.
Согласование и подписание
Схемы согласования настраиваются заранее для разных видов документов, чтобы не пришлось каждый раз думать над списком согласующих и сроками выполнения каждого этапа. Отслеживать путь договора можно в режиме реального времени или сформировав лист согласования.
Версионность документов. Вносите правки в новых версиях, чтобы сохранить историю изменений. По умолчанию всегда открывается самый свежий вариант, поэтому путаницы не возникнет.
Поддержка электронных подписей. Договор подписывается прямо в системе с помощью ПЭП или УКЭП.
Отправка контрагенту
Интеграция с сервисами обмена. Это самый быстрый и простой способ заключить соглашение. Не покидая систему, отправьте договор контрагенту, а затем получите подписанный вариант. Он будет иметь ту же юридическую силу, что и заверенный на бумаге.
Соблюдение сроков возврата. Система сама отслеживает возврат подписанного контрагентом экземпляра и сообщает ответственному сотруднику о нарушении сроков.
Исполнение
Контрольные точки. Расставьте их в карточке договора, система будет автоматически мониторить статус по обязательствам и отправлять задачки ответственным сотрудникам.
Интеграция с 1С. Синхронизация данных между двумя системами дает сотрудникам возможность всегда работать с актуальной информацией о договорах, контрагентах, контактных лицах, банках и валютах.
Завершение
Уведомление об окончании срока действия. Система предупредит ответственного сотрудника, когда наступает время либо выполнить все обязательства по договору, либо позаботиться о его пролонгации.
Хранение
Архив электронных документов с сохранением юридической значимости на весь срок действия договора. После этого весь пакет документов все равно останется в базе и будет легко находиться благодаря понятной структуре архива, настраиваемыми колонками и фильтрам. Чтобы восстановить историю взаимодействия с контрагентом или подготовиться к проверке, сотрудникам потребуется лишь пара секунд.
Счета. Фишки системы для выставления и оплаты
Создание
Автоматическое занесение входящих счетов со сканера и лёгкое создание исходящих по шаблонам. В карточке документа содержится вся информация о счете и настраиваются права доступа, чтобы обеспечить конфиденциальность информации.
Создание комплекта. Счет на оплату привязывается к договору или приложению, чтобы легко находить все документы по сделке.
Согласование и подписание
Схемы согласования счетов. Настраиваются заранее по внутренним правилам компании, чтобы не пропустить ни один этап.
Задания для согласующих. Сотрудники, участвующие в утверждении финансовых документов, не запутаются. Система пишет им короткие инструкции: проверить обоснованность оплаты, убедиться, что в бюджете заложены средства и так далее.
Отправка
Отправка контрагенту всего пакета документов экономит время. При завершении одного этапа договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату.
Хранение
Гибкая фильтрация. Нужный счет легко найти, выбрав один или несколько параметров в поиске: статус оплаты, подразделение, контрагент, период выставления заявки на оплату.
Цифровизация процессов, связанных с договорами и счетами, помогает упростить самые частые и при этом самые рутинные задачи менеджеров, бухгалтеров, юристов и секретарей. Решение глубоко проработано и имеет дополнительные функции для еще более удобной работы:
- комплексная работа с бумажными и электронными доверенностями, в том числе с МЧД. В системе легко настроить права подписи, контролировать срок действия права подписи и быстро находить нужные документы через поиск;
- автозаполнение карточки контрагента по ИНН. Когда в компании заключается много договоров, то проще нажать одну кнопку, чем вписывать информацию по каждому контрагенту в множество полей;
- проверка благонадежности контрагентов также доступна по нажатию одной кнопки. Данные мгновенно подтягиваются из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
Работа с договорами из любой точки мира
Руководители и ключевые сотрудники могут редактировать документы, отправлять их на доработку и заверять электронной подписью, используя мобильное приложение Directum Jazz и Solo. Больше не надо ждать директора из отпуска или командировки, чтобы подписать договор.
8 признаков, что пора переходить на электронные договоры
Почему Directum Lite?
Простой интерфейс
Быстрый старт
Готовые решения
Можно внедрить самостоятельно
Необязательно нанимать эксперта по ИТ
Масштабируемость
Уже оценили пользу решения «Договоры»
Когда мы решили купить СЭД, нам в первую очередь было важно настроить удобное взаимодействие с контрагентами, отказаться от бумаги, увеличить скорость и прозрачность согласования документов. Раньше все делали по электронной почте, это было долго и неудобно. С другими продуктами даже почти не сравнивали, знали, что Directum — лидер рынка.
Руководитель проектов цифровизации и трансформации
Самые любимые возможности — это отправлять согласованные документы контрагентам в одной системе.
