Демостенд

Что такое электронный документооборот?
Вопросы и ответы

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Это подход к управлению документами, основанный на использовании специализированного программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД) и эффективной методологии, при котором все процессы работы с документами: создание, согласование, подписание, обмен и хранение, осуществляются исключительно в электронном формате, без использования бумажных версий.

Для чего нужен электронный документооборот?

Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом заключаются в снижении финансовых и временных затрат организации. В первую очередь электронный документооборот нужен для:

  • Ускорения процессов делопроизводства, финансового и налогового учета, кадрового и проектного документооборота;
  • Оптимизации расходов на печать и обмен документами внутри организации и с контрагентами;
  • Снижения сроков обмена документами с контрагентами и органами государственной власти;
  • Сохранения юридической значимости документов в соответствии с установленным законодательством;
  • Эффективного обеспечения удаленной работы сотрудников;
  • Обеспечения безопасности данных и разграничения доступа к ним.

Какие виды электронного документооборота бывают?

По виду использования электронный документооборот подразделяется на:

  • Внутренний — документооборот между сотрудниками одной организации, согласно её внутренним правилам.
    К нему относятся приказы, распоряжения, протоколы совещаний, инструкции, проектные документы, уставы, положения о структуре компании и её подразделений, кадровые документы и другие.
  • Внешний — документооборот с контрагентами и контролирующими органами.
    К нему относится в основном обмен бухгалтерскими документами, договорами, распорядительными документами от органов власти.

По группам процесов документооборот подразделяется на

  • Кадровый;
  • Бухгалтерский;
  • Проектный;
  • Производственный;
  • Управленческий.

По уровню цифровизации:

  • Бумажный — все процессы и документы формализованы на бумаге;
  • Электронный — все процессы и документы переведены в электронный вид;
  • Смешанный — часть процессов и документов переведена в цифровой вид, другая часть по-прежнему существует в бумажном виде, или имеет обязательное дублирование электронных документов на бумаге.

Для чего предназначена система электронного документооборота (СЭД)?

Система электронного документооборота представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов управления документами и бизнес-процессами в организации.

Основные возможности СЭД Directum Lite:

  1. Увеличение прозрачности работы с документами: система позволяет отслеживать статус документов, и их изменения, определять параметры доступа к ним, автоматизировать уведомления и напоминания о сроках выполнения задач.
  2. Ускорение рабочих процессов: Directum Lite помогает сократить время, необходимое для обработки документов, улучшает взаимодействие между сотрудниками различных подразделений организации.
  3. Соответствие требованиям законодательства: с  СЭД Directum Lite организации могут обеспечить соблюдение законодательных требований по хранению и обработке документов, а также повысить уровень безопасности информации.
  4. Улучшение аналитики и отчетности: система предоставляет возможность анализировать данные по документообороту, предоставляет отчеты и статистику в удобной форме (виджеты), что помогает руководству принимать обоснованные решения на основе фактической информации.
  5. Широкий спектр решаемых задач: в системе присутствует множество готовых модулей для решения самых разнообразных задач: управление делопроизводством, договорами, кадровыми процессами, бухгалтерией, проектной работой, совещаниями.

Таким образом, СЭД Directum Lite является мощным инструментом для оптимизации рабочих процессов, улучшения эффективности работы организации, а также обеспечения соответствия требованиям законодательства.

Что такое Директум?

Директум — российская полностью импортонезависимая система электронного документооборота (СЭД) и управления бизнес-процессами (BPM). Она автоматизирует работу с задачами, внешними и внутренними документами: кадровыми, договорными, проектными, финансовыми и другими. За счет интеграции с сервисами обмена электронными документами, такими как Диадок или СБИС, система Directum позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными органами.

Основные возможности Directum:

  1. Создание, обработка и подписание документов внутри компании
  2. Отправка задач сотрудникам и контроль исполнительской дисциплины
  3. Делопроизводство:
    • Простая работа со входящими и исходящими документами
    • Управление совещаниями, протоколами, распоряжениями, поручениями
    • Долговременный архив юридически-значимых документов
    • Выдача оригиналов и копий бумажных документов
  4. Работа с цифровой бухгалтерией:
    • Проверка контрагентов
    • Финансовый архив
    • Налоговый мониторинг
    • Обработка первичных документов от поставщиков
    • Готовая интеграция с 1С 
  5. Работа с договорами и счетами на оплату:
    • Сравнение содержания документов и различных версий
    • Управление доверенностями
    • Проверка обязательных параметров
    • Контроль исполнения договоров и завершения сроков действия
  6. Управление кадровыми процессами:
    • Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
    • Управление отпусками и коммандировками
    • Прием и увольнение сотрудников
    • Интеграция с учетными системами
  7. Управление проектами
    • Планирование проектов, контроль их исполнения и визуализация и мониторинг работ
    • Шаблоны проектных документов, управление потоками работ
    • Управление знаниями и ресурсами

Для чего нужен Директум?

Система Директум предназначена для автоматизации бизнес-процессов и документооборота организации. Внедрение СЭД Директум позволяет снизить издержки компании за счет:

  • Снижения трудозатрат сотрудников на документооборот
  • Сокращения времени рассмотрения, согласования и подписания документов
  • Создания прозрачных схем бизнес-процессов и минимизации непроизводительных задач
  • Исключения риска потери документов
  • Снижения материальных затрат на бумагу и оборудование
  • Перевода в цифровой вид максимально широкого набора бизнес-процессов
  • Реализации концепции low-code/no-code, и быстрой трансформации бизнес-процессов под изменяющиеся условия рынка
  • Доступу ко всем сервисам компании в режиме единого окна за счет готовых инструментов интеграции с наиболее популярными информационными системами

Что такое Low-Code и No-Code

Low-code — это технология создания программного обеспечения, сайтов, приложений с минимальным использованием программирования, за счет визуальных конструкторов процессов и форм и текстовых описаний на обычном, понятном человеку языке. Как правило, low-code платформы позволяют реализовывать простые и достаточно функциональные приложения, не прибегая к сложному программированию, ограничиваясь минимальным набором условий. Такой подход позволяет быстро тестировать гипотезы и реализовывать необходимую функциональность с минимальными затратами.

No-code — парадигма разработки элементов программного обеспечения без использования программирования. Вся работа ведется в визуальном конструкторе. Пользователь с помощью мыши перетаскивает из конструктора в рабочую среду заранее созданные элементы бизнес-процессов и форм, создавая из них готовое приложение, подобно кубикам в детском конструкторе.

Самыми популярными No-Code и Low-code приложениями являются конструкторы веб-сайтов. Некоторые СЭД, BPM, CRM системы имеют в своем распоряжении Low-No-Code конструкторы бизнес-логики, которые позволяют быстро создавать нужные приложения, формы и справочники, не отнимая дорогостоящие ресурсы программистов. Так в Directum и Directum Lite примером такого конструктора являются BPM-инструменты. Благодаря ним пользователь может сформировать нужные формы, справочники и бизнес-процессы для реализации стоящих перед ним задач.

Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?

Для этого электронный документ подписывается электронной подписью (ЭП или, иначе говоря, ЭЦП).

Существует несколько видов электронных подписей:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает личность человека, подписывающего документ, но не гарантирует неизменность документа после подписания. По умолчанию не обладает юридической значимостью для подписания документов. Чтобы ПЭП можно было подписывать юридически значимые документы, например, договоры, между участниками взаимодействия необходимо заключить соглашение, в котором должны быть указаны:

    • Обязанности владельца ЭП соблюдать конфиденциальность ключа подписи;
    • Правила определения личности.
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — в отличие от ПЭП подтверждает не только личность подписанта, но также гарантирует неизменность документа после его подписания. В НЭП используется дополнительная криптографическая защита. Неквалифицированная ЭП аналогично ПЭП не может использоваться для подписания юридически значимых документов без двустороннего соглашения.
  3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный тип электронной подписи с усиленной криптографической защитой. Выдается аккредитованными государством удостоверяющими центрами (УЦ). Квалифицированная подпись позволяет идентифицировать подписанта, а также обеспечивает неизменность документа после подписания. Для работы с этим типом подписи используется программное обеспечение, сертифицированное ФСБ России. Квалифицированная ЭП аналогична собственноручной подписи на бумажных документах и может быть использована для подписания любых юридически значимых документов.

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
Отправить