Что такое электронный документооборот?
Вопросы и ответы

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Это подход к управлению документами, основанный на использовании специализированного программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД) и эффективной методологии, при котором все процессы работы с документами: создание, согласование, подписание, обмен и хранение, осуществляются исключительно в электронном формате, без использования бумажных версий.

Для чего нужен электронный документооборот?

Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом заключаются в снижении финансовых и временных затрат организации. В первую очередь электронный документооборот нужен для:

• Ускорения процессов делопроизводства, финансового и налогового учета, кадрового и проектного документооборота;
• Оптимизации расходов на печать и обмен документами внутри организации и с контрагентами;
• Снижения сроков обмена документами с контрагентами и органами государственной власти;
• Сохранения юридической значимости документов в соответствии с установленным законодательством;
• Эффективного обеспечения удаленной работы сотрудников;
• Обеспечения безопасности данных и разграничения доступа к ним.

Какие виды электронного документооборота бывают?

По виду использования электронный документооборот подразделяется на:

• Внутренний — документооборот между сотрудниками одной организации, согласно её внутренним правилам.
  К нему относятся приказы, распоряжения, протоколы совещаний, инструкции, проектные документы, уставы, положения о структуре компании и её подразделений, кадровые документы и другие.
• Внешний — документооборот с контрагентами и контролирующими органами.
  К нему относится в основном обмен бухгалтерскими документами, договорами, распорядительными документами от органов власти.

По группам процесов документооборот подразделяется на

• Кадровый;
• Бухгалтерский;
• Проектный;
• Производственный;
• Управленческий.

По уровню цифровизации:

• Бумажный — все процессы и документы формализованы на бумаге;
• Электронный — все процессы и документы переведены в электронный вид;
• Смешанный — часть процессов и документов переведена в цифровой вид, другая часть по-прежнему существует в бумажном виде, или имеет обязательное дублирование электронных документов на бумаге.

Для чего предназначена система электронного документооборота (СЭД)?

Система электронного документооборота представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов управления документами и бизнес-процессами в организации.

Основные возможности СЭД Directum Lite:

1. Увеличение прозрачности работы с документами: система позволяет отслеживать статус документов, и их изменения, определять параметры доступа к ним, автоматизировать уведомления и напоминания о сроках выполнения задач.
2. Ускорение рабочих процессов: Directum Lite помогает сократить время, необходимое для обработки документов, улучшает взаимодействие между сотрудниками различных подразделений организации.
3. Соответствие требованиям законодательства: с  СЭД Directum Lite организации могут обеспечить соблюдение законодательных требований по хранению и обработке документов, а также повысить уровень безопасности информации.
4. Улучшение аналитики и отчетности: система предоставляет возможность анализировать данные по документообороту, предоставляет отчеты и статистику в удобной форме (виджеты), что помогает руководству принимать обоснованные решения на основе фактической информации.
5. Широкий спектр решаемых задач: в системе присутствует множество готовых модулей для решения самых разнообразных задач: управление делопроизводством, договорами, кадровыми процессами, бухгалтерией, проектной работой, совещаниями.

Таким образом, СЭД Directum Lite является мощным инструментом для оптимизации рабочих процессов, улучшения эффективности работы организации, а также обеспечения соответствия требованиям законодательства.

Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?

Для этого электронный документ подписывается электронной подписью (ЭП или, иначе говоря, ЭЦП).

Существует несколько видов электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает личность человека, подписывающего документ, но не гарантирует неизменность документа после подписания. По умолчанию не обладает юридической значимостью для подписания документов. Чтобы ПЭП можно было подписывать юридически значимые документы, например, договоры, между участниками взаимодействия необходимо заключить соглашение, в котором должны быть указаны:

   • Обязанности владельца ЭП соблюдать конфиденциальность ключа подписи;
   • Правила определения личности.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — в отличие от ПЭП подтверждает не только личность подписанта, но также гарантирует неизменность документа после его подписания. В НЭП используется дополнительная криптографическая защита. Неквалифицированная ЭП аналогично ПЭП не может использоваться для подписания юридически значимых документов без двустороннего соглашения.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный тип электронной подписи с усиленной криптографической защитой. Выдается аккредитованными государством удостоверяющими центрами (УЦ). Квалифицированная подпись позволяет идентифицировать подписанта, а также обеспечивает неизменность документа после подписания. Для работы с этим типом подписи используется программное обеспечение, сертифицированное ФСБ России. Квалифицированная ЭП аналогична собственноручной подписи на бумажных документах и может быть использована для подписания любых юридически значимых документов.