Как легко организовать обмен документами с контрагентами

Раньше компании обменивались друг с другом документами только в бумажном виде — отправляли их по почте или курьером. С появлением сервисов ЭДО стало возможно обмениваться электронными документами моментально и не ждать недели, пока письмо дойдет до контрагента. При этом есть организации, которые все равно не отказываются от бумажного документооборота, потому что он кажется им надежнее. Но в обоих случаях могут возникать сложности:

Бумажный вид

• сотрудники могут тратить до 50% рабочего времени на занесение и обработку документов извне;
• документы могут поступать с задержкой, теряться в пути или приходить с ошибками. За не сданную вовремя отчетность компания может получить штрафы от ФНС.

ЭДО

• на базе оператора ЭДО нельзя организовать маршруты согласования, которые часто встречаются в крупных компаниях;
• многие компании используют несколько операторов ЭДО для внешнего обмена документами. Сложно ориентироваться, где находится документ, особенно когда его нужно быстро найти;
• если сотрудники работают в нескольких интерфейсах, то им приходится переключаться между системами и дублировать информацию в каждую из них. Например, если финансово-учетные документы находятся в одной системе, а делопроизводственные — в другой;
• в сервисах операторов ЭДО нельзя создавать версии для документа. Из-за этого может возникнуть беспорядок с множеством копий одного документа. Например, непросто найти актуальную версию или непонятно, какой из документов нужно подписать;
• не все контрагенты пользуются операторами ЭДО. Сложно запомнить, каким способом согласовываются документы;
• в сервисах операторов ЭДО все документы располагаются в одном списке. Из-за этого сложно найти нужный документ и неудобно фильтровать записи;
• многим сотрудникам может понадобиться доступ к документам на чтение, например, исполнителям работ или руководителям, а доступ к оператору ЭДО имеют только ответственные сотрудники.

Для решения этих проблем достаточно перейти на систему, в которой удобно работать с внутренним и межкорпоративным документооборотом. Например, в ней можно:

• работать с сервисами электронного обмена Диадок и СБИС;
• обеспечивать сохранность первичных документов благодаря структурированному хранению и связям с договорами и счетами на оплату;
• обеспечивать прозрачную работу и согласование документов за счет настроенных маршрутов;
• связывать внутренний и межкорпоративный документооборот в одном интерфейсе.

Рассмотрим такую организацию процесса на примере Directum Lite:

1. Подключение к электронному обмену

После установки интеграционного решения сервиса обмена Диадок или СБИС достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в системе абонентский ящик организации.

Абонентский ящик организации используется для:

• установки соединения между организацией и сервисом обмена;
• получения и отправки документов;
• получения сообщений из сервиса обмена.

Для ящика назначается ответственный. Чтобы уменьшить нагрузку на него, можно настроить абонентские ящики для каждого подразделения. Таким образом, первичные документы поступают напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента.

Чтобы начать электронный обмен, отправьте приглашения контрагентам или примите их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена:

Установленный обмен с контрагентом можно прекратить и возобновить. Также легко изменить реквизиты, например, если внесли данные с ошибкой:

2. Отправка документов через сервисы обмена

Интеграция с Диадок или СБИС удобно связывает внутренний и межкорпоративный документооборот компании, делая процесс работы в системе непрерывным и контролируемым.

Таким образом, в системе можно не только получать документы от контрагентов, но и создавать, согласовывать и подписывать неформализованные документы, например, договоры, письма или коммерческие предложения, в соответствии с внутренними процессами организации:

Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в систему.

Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Также в системе при подписании электронных документов используются машиночитаемые доверенности.

Когда контрагент подписывает документ, система отправляет уведомление ответственным за документ сотрудникам. При необходимости в Directum Lite можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается:

Состояние подписания в карточке документа

Список документов, которые находятся у контрагента на подписании

Чтобы признать отправленный документ недействительным, в его карточке можно создать соглашение об аннулировании, которое подписывается и передается контрагенту через сервис обмена.

3. Обработка поступивших документов

По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ:

Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю ставится отметка о подписании:

Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате в системе, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из системы:

После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена:

Если контрагент присылает соглашение об аннулировании документа, то руководитель или другой ответственный сотрудник утверждает его или отказывает в подписании.

4. Контроль документооборота

Когда на абонентский ящик организации или подразделения поступают документы от контрагентов, ответственный сотрудник выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении документов. В фоновом режиме система проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если такие есть, ответственный получает задание на подтверждение. При необходимости задание можно перенаправить другому сотруднику.

Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета:

Переход на электронный обмен во многом облегчит жизнь сотрудникам и ускорит работу в компании. Трудностей при переходе можно избежать, если заранее учесть все подводные камни. Выбор за вами.