Управление командами
и проектами

Дорожная карта

Получайте информацию о ходе работ из промежуточных результатов по контрольным точкам:

• при планировании фиксируйте с их помощью ожидаемые результаты и сроки;
• в процессе работ проверяйте статус этапов и оценивайте результат.

Визуально отображайте контрольные точки и их связи с проектами на Дорожной карте. Это поможет наглядно оценить промежуточный результат и управлять изменениями, которые влияют на несколько проектов сразу.

Загрузка сотрудников

Оценивайте с помощью сводных отчетов загрузку своих подчинённых на проектах, чтобы эффективнее принимать решения и планировать внутренние процессы. Например, перераспределять ресурсы с менее приоритетных проектов на более важные.

Управление финансами

Управляйте бюджетами проектов. Разделите финансовые направления на:

• финансирование (расходы);
• освоение вложенных средств;
• поступление (доходы по проектам).

Чтобы легко ориентироваться в финансах проектов, настройте в системе сводный отчёт. Он поможет анализировать статьи бюджета на любом отрезке работ и видеть взаимосвязь денежных потоков между этапами.

Отчеты и виджеты

Создавайте сводные отчёты и настраивайте их, чтобы отслеживать показатели и разбираться в причинах отклонений.

Используйте понятные виджеты, чтобы видеть всю картину портфеля: сколько проектов в работе и на какой они стадии.

Диаграмма Ганта

Используйте диаграмму Ганта, чтобы корректировать последовательность этапов работ и связи между ними. Учитывайте текущие и будущие проекты при распределении нагрузки между сотрудниками. Сохраняйте базовый план и отслеживайте, не отстаёте ли вы от него.

Планирование ресурсов

Контролируйте загрузку сотрудников, чтобы эффективно распределять ресурсы между проектами. В этом поможет отметка выполненных работ на этап проекта или на конкретную задачу на Agile-доске. Нужно лишь указать стоимость ресурса для автоматического расчета затрат по проекту. Планировать можно как по конкретным сотрудникам, так и по команде в целом.

Согласование плана

Заверяйте все планы и согласовывайте проекты их утверждающей подписью. Так вы защитите от изменений базовый вариант документа, на который будет ориентироваться команда управления проектом.

Способ подписания зависит от порядка работ в вашей организации и настроенных маршрутов движения документов в системе.

Определение рисков

Управляйте рисками конкретного этапа работ, проекта или портфеля в целом: своевременно распознавайте и предотвращайте их, а если риск все же случился — минимизируйте последствия.

Для этого создайте карточку риска на основе типовых данных либо по конкретному событию прямо из этапа работ.

Задачи исполнителям

Отслеживайте выполнение работ по проекту. Задачи отправляются исполнителю автоматически из плана проекта. Ответственный может отчитаться о выполнении этапа прямо в задаче, приложив документы и заполнив факт работ. Завершенная задача придёт на контроль руководителю проекта, а результаты выполнения отобразятся на диаграмме Ганта.

Информирование

Настройте уведомления под каждый проект, чтобы быстро реагировать на события и изменения. Сообщения системы будут приходить в специальную папку «Команды и проекты», дублироваться в мобильном приложении и электронной почте.

Шаблоны

Воспользуйтесь удобным классификатором в системе для быстрого запуска проекта. Он поможет автоматически формировать команды с разграничением доступа между участниками. Также используйте его для создания структуры папки проекта и распределения документов по нужным разделам.

Планируйте проект с помощью специальных шаблонов, которые помогут детально составить график работ с их описанием и требованиями, определить этапы и финансовые операции, а также указать ресурсы.