Подготовка аннотаций к документам
Пример: На электронную почту компании пришло письмо от контрагента с большим количеством вложений. Корреспонденцию нужно направить руководителю на рассмотрение.
Без генИИ
Секретарь самостоятельно изучает письмо и все вложения, погружается в тему и пишет для руководителя краткую аннотацию. Если в компании нет такой практики, руководитель сам изучает все вложения и принимает решение. В любом случае на прочтение документа тратится много времени.
С генИИ
Секретарь формирует краткое содержание входящих документов с помощью генеративного ИИ и направляет всю документацию руководителю на одобрение. Это экономит время как секретаря, так и руководителя — им не придется изучать документы полностью. В результате поручения быстрее передаются исполнителям в работу.
Оформление служебных записок
Пример: Нужно написать служебную записку о рационализаторском предложении для руководства.
Без генИИ
От того, как написана служебная записка, во многом зависит ее рассмотрение. Без опыта подготовки такого документа сотруднику нужно сначала найти в интернете подходящий шаблон, придумать краткие, но емкие формулировки с аргументами, проверить ошибки. На подготовку документа может уйти до 1 часа.
С генИИ
Сотрудник нажимает на кнопку «Подготовить текст» и в открывшемся поле кратко формулирует запрос. В ответ ИИ-ассистент генерирует структурированный и стилистически корректный текст в деловом стиле. Грамотно и по сути составленная служебная записка готова за 5 минут.
Проверка документа на соответствие заданным параметрам
Пример: Перед отправкой на согласование нужно проверить договор на соответствие правилам, чтобы снизить юридические риски.
Без генИИ
Ответственный сотрудник должен внимательно прочитать каждый пункт договора, сверить его с действующим законодательством, внутренними правилами и нормами.
С генИИ
Сотрудник формулирует промт-запрос на проверку документа, указывая критерии, на которые должен опираться ИИ. Искусственный интеллект выдает результат в формате текста, где, например, перечисляет пункты, которые не соответствуют заданным требованиям. Также ИИ предлагает вариант корректной формулировки для этого пункта. В итоге весь процесс занимает не более минуты. Благодаря инструментам no-code в системе можно настроить любой сценарий: проверять как орфографические, так и фактические ошибки.
Составление ответных и исходящих писем
Пример: За день делопроизводителю нужно подготовить множество писем: ответов на входящую корреспонденцию и исходящих писем от имени компании.
Без генИИ
Каждое официальное письмо требует не только внимательности и сосредоточенности, но и фантазии. Нужно придумать формулировки, чтобы аккуратно изложить суть; уточнить цифры, факты, даты, проверить себя на ошибки. Приходится неоднократно открывать входящее письмо, чтобы свериться с тем, что именно хочет узнать отправитель. Подготовка каждого письма занимает в среднем 20 минут.
С генИИ
Делопроизводитель нажимает кнопку «Создать исходящее письмо», выбирает опцию «Подготовить текст» и кратко своими словами формулирует основную мысль послания. ГенИИ преобразует ее в полноценное письмо. Для генерации ответа на входящее письмо искусственный интеллект проанализирует его содержимое, учтет комментарий пользователя и выдаст готовый результат. На весь процесс нужно примерно 7 минут.
Составление повесток совещаний
Пример: Помощнику руководителя нужно организовать совещание. Ему для этого придется погрузиться в тему, подготовить материалы и составить повестку мероприятия.
Без генИИ
Помощник руководителя погружается в предмет обсуждения, готовит список вопросов на повестке. Ему потребуется проанализировать всю необходимую информацию, собрать и уточнить данные. Этот рутинный, но трудоемкий процесс может занять несколько часов.
С генИИ
Искусственный интеллект берет на себя создание документа «под ключ». Он разобьет главную тему на блоки вопросов и сформирует из них официальную повестку.Помощнику руководителя достаточно создать задачу на подготовку повестки, нажать кнопку «Подготовить текст» и ввести тему совещания. Повестка готова за считанные секунды.