Делопроизводство
Быстрая обработка входящей и исходящей документации, удобная работа с внутренними документами, прозрачный контроль исполнения поручений, надежное хранение и легкий поиск, удобный доступ с мобильных устройств.
Доверьте рутину системе, чтобы сосредоточиться на важных задачах!
Работа с входящими и исходящими документами
Быстрая обработка входящей документации
Заносите документы из почты, ЭДО или со сканера и регистрируйте в несколько кликов. Ему сразу будет присвоен номер в формате вашей компании. При этом номер документа можно зарезервировать или изменить.
Удобное рассмотрение документов
Отправляйте письмо на рассмотрение руководителю, не потратив ни минуты своего времени на составление пояснительных записок. Руководитель сможет быстро ознакомиться со всеми необходимыми данными и направить поручение исполнителю.
Создание и согласование исходящего письма
Создание исходящих по шаблонам. Экономьте время при подготовке писем — вам не придется вручную заполнять типовые блоки, они подставятся автоматически.
Согласование исходящего документа без хождения по кабинетам. Запустите процесс по настроенному маршруту по правилам вашей организации.
Удобная работа с исходящими бумажными документами. Подготовьте в системе лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Распечатайте конверты и вложите в них документы.
Хранение электронных документов в единой базе
Найдите нужный документ в системе за пару секунд. Это возможно благодаря удобным реестрам, понятной структуре, настраиваемым колонкам и фильтрам.
Работа с внутренними документами
Создание
Создавайте в системе по шаблонам любые внутренние документы:
- приказы;
- распоряжения;
- заявления;
- служебные записки;
- и прочие простые документы.
Удобное рассмотрение документов
Для каждого вида документов настраивайте свои регламенты согласования.
В зависимости от вида документа, система сама определит нужный маршрут, участников и сроки, вам останется только стартовать процесс.
Работа с простыми доверенностями или МЧД
Оформляйте документы прямо в Directum Lite с помощью шаблона: часть информации в нем будет предзаполнена. Бумажную доверенность занесите в систему в виде скан-копии. СЭД проконтролирует срок доверенных полномочий и предупредит о его окончании. Для формирования машиночитаемой доверенности (МЧД) вам не нужно переходить в другие информационные системы, это можно сделать в вашей рабочей ИС.
Ознакомление
Отправляйте документ на ознакомление всем сотрудникам компании одним кликом. Для удобства настраивайте группы получателей. Контролируйте процесс с помощью отчетов, по которым видно, кто уже ознакомился с документом, у кого он в работе, и кто задачу еще не открывал.
Поиск
Легко находите нужный документ. Воспользуйтесь гибкой фильтрацией. Для этого выберите один или несколько параметров в поиске. Например, временной промежуток, контрагента или ключевые слова названия.
Инструменты контроля и исполнительской дисциплины
Мониторинг состояния работ по задаче
Проверяйте статус задачи в ее карточке. Вовремя выявляйте задержку в исполнении задач с помощью вкладки «Состояние». В ней отражена вся информация о ходе работ. Так же быстро проверяйте статус по всем задачам в папке «Исходящие».
Работайте с поручениями. Создавайте поручения с разным количеством исполнителей и назначайте им контролеров, а статус выполнения отслеживайте в специальном реестре.
Отчеты
Проверяйте уровень исполнительской дисциплины с помощью отчетов. Оценивайте ситуацию по конкретному сотруднику, подразделению или в целом по компании с помощью отчетов. В них будут перечислены задания, выполненные вовремя, с задержкой и невыполненные.
Виджеты
Отслеживайте показатели своей работы, отделов и даже всей компании с помощью виджетов. Они помогут быстро оценить выполнение задач, выявить сотрудников с низкими показателями и определить наиболее загруженных подчиненных.
Оповещения по почте
Получайте ежедневно сводки по текущим заданиям. В письме задачи разделены на входящие, поручения на контроле и исходящие.
Сроки невыполненных заданий выделены красным цветом. С помощью кнопки можно перейти к карточке конкретного задания, уведомления или задачи и узнать подробности. Если сервис не нужен — его можно отключить.
С СЭД Directum Lite вы сможете легко и эффективно управлять делами вашей компании и навести порядок в потоке входящих, официальной переписке с контрагентами и внутренних нормативных документах. Система поможет оптимизировать работу делопроизводителей, секретарей, помощников руководителей:
- даже если у вас каждый месяц появляются сотни новых документов, их обработка в системе не займет много времени;
- вам больше не придется вручную регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, следить за тем, чтобы не перепутались их номера, и каждый раз вручную заносить типовую информацию в письма;
- все документы компании будут храниться в единой системе, а не на разрозненных компьютерах сотрудников, информацию можно найти за пару секунд;
- вам больше не нужно ждать возвращения сотрудника из командировки, чтобы согласовать документы — мобильное приложение поможет работать в системе вне офиса;
- сможете проконтролировать исполнение поручений по документам, увидеть — где проседает исполнительская дисциплина, и кому нужно помочь, чтобы задание было выполнено в срок.
Работа с документами из любой точки мира
Отсутствие в офисе нужного сотрудника или руководителя не остановит документооборот и связанные с ним процессы. Даже находясь в другой стране, можно продолжать работу в системе с помощью мобильного приложения.
