Контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников — просто! Руководителю на заметку

Частая ситуация — руководитель выдает поручения в рабочих чатах или устно, например на планерках или совещаниях. Старается не забывать, какие работы выполняют его сотрудники. Чтобы узнать, как идут дела по работам, запрашивает информацию в индивидуальном порядке. При этом одного сотрудника может не быть на месте, второй уже которую неделю говорит, что все под контролем, а третий вообще забыл про задачу. В какой-то момент к нашему начальнику приходит уже его босс и интересуется, как продвигаются дела. А бедняга и сам не знает, потому что почти ничего не контролирует.

В один прекрасный вечер руководитель узнает, что сотрудник, у которого еще недавно все было под контролем, сорвал сроки и уже ничего не успевает. Начальник на эмоциях отчитывает его при коллегах. Чтобы сдать проект к завтрашнему утру, всей команде придется задержаться допоздна в офисе. Как было бы хорошо, если бы под рукой был инструмент, предотвращающий такие последствия…

Чтобы не допускать подобных ситуаций, руководителю нужно контролировать исполнительскую дисциплину своих сотрудников. От этого зависит:

• прибыль и репутация компании на рынке;
• соблюдение договоренностей с клиентом и своевременная доставка ценности ему;
• эффективность сотрудников и оптимальный фонд оплаты труда.

В контроле руководителю могут помочь ежедневник и календарь, но более эффективно с этим справятся инструменты в системе Directum Lite. Разберем несколько:

Виджеты

Виджеты — это информационная панель, которая визуализирует статистику и информацию по работам и проектам. С помощью виджетов руководитель может оперативно получить представление о ходе работ и принять стратегическое решение.

Чем удобны виджеты:

• наглядная и комфортная для восприятия информация;
• обобщенная или детальная инфографика;
• настройка под конкретного пользователя.

Исполнительская дисциплина в компании

Быстро оценить исполнительскую дисциплину подчиненного подразделения или организации можно с помощью виджета «Исполнительская дисциплина». На диаграмме информация отображается цветом в процентах:

Чем чаще сотрудник выполняет задания в срок, тем выше показатель: отличной исполнительской дисциплиной считается значение выше 90%, хорошей — выше 70%, а низкие значения говорят, что большая часть заданий не выполняется в срок.

Отображение виджета можно настроить:

Исполнительская дисциплина сотрудников и подразделений

Чтобы разобраться, почему понизилась исполнительская дисциплина в подразделении, необходимо провести аналитику по сотрудникам:

С помощью виджета руководитель может определить сотрудников своего подразделения с низкой исполнительской дисциплиной, а топ-менеджер — сотрудников организации.

Если у руководителя в подчинении несколько подразделений, то удобно отслеживать их показатели в сравнении друг с другом:

Контроль загрузки

При планировании работ руководителю важно контролировать, как распределяется загрузка. Ее анализ помогает:

• определить КПД сотрудников;
• оценить, правильно ли распределены работы;
• вовремя принять меры по оптимизации.

Чтобы выявить особенно загруженных сотрудников и определить, успевают ли они выполнять задания в срок, используется виджет «Сотрудники с высокой загрузкой»:

На гистограмме загрузка отображается цветом как отношение заданий с нарушением срока (красные) к заданиям без нарушения (зеленые).

Динамика количества заданий

Виджет определяет, насколько активно сотрудники используют систему, и показывает отношение количества заданий в работе и заданий с нарушением срока выполнения. Например, это может потребоваться при внедрении системы, чтобы оценить эффективность ее использования сотрудниками:

На виджете руководитель может смотреть информацию по подразделению, а топ-менеджер — в целом по компании.

График считается нормальным, когда:

• синяя линия имеет постоянное значение или растет;
• красная линия не превышает 10% от числа заданий в работе.

При этом возможны ситуации, когда:

• уменьшается количество создаваемых заданий. Это признак того, что сотрудники перестают пользоваться системой;
• задания не выполняются в срок. Проявляется в виде приближения красной линии к синей. Означает, что сотрудники не справляются со своими обязанностями, сроки заданий слишком оптимистичны или системой перестают пользоваться, и задания остаются невыполненными.

При клике на область виджета появляется подсказка с количеством заданий в работе и с нарушением срока за конкретный день:

Отчеты

Своевременность выполнения задач и поручений за определенный период удобно отслеживать с помощью отчетов. Руководитель может оценить текущий уровень исполнительской дисциплины по конкретному сотруднику, подразделению или в целом по компании.

Отчеты можно сформировать в удобном формате. Например, если его нужно распечатать, рекомендуется использовать формат PDF. Если для анализа данных требуется фильтрация по параметрам, отчет можно выгрузить в формате XLSX, например по сотрудникам отдела продаж:

С помощью отчета можно проанализировать, почему у конкретного сотрудника или подразделений понизилась исполнительская дисциплина. В нем отображаются задания, выполненные вовремя, с задержкой и не выполненные.

Контроль сроков выполнения задач

Иногда руководителю нужно узнать, на каком этапе находится задача или почему превышен срок ее исполнения. Состояние работ по задаче, заданию или уведомлению можно посмотреть в карточке на вкладке «Состояние»:

Благодаря компактному отображению записей видна полная картина по задаче. Например, руководитель может проверить, кто уже выполнил задание, а кто еще нет. Также можно ознакомиться с деталями переписки, открыв карточку нужной записи.

Оповещения по почте

Ежедневно руководитель и сотрудники получают письма со сводкой по текущим заданиям и задачам:

Задания и задачи в тексте письма сгруппированы на входящие, поручения на контроле и исходящие. Например, с помощью уведомлений можно оповестить руководителя, что по его заданиям началась работа. Красным цветом выделяется срок просроченных записей. Не заходя в систему, руководитель может узнать, что важное поручение просрочено. Также по кнопке можно перейти из письма к карточке записи и ознакомиться с деталями.

Благодаря оповещениям сотрудники становятся более самостоятельными и могут организовать свою работу: планировать ее на ближайшее время, отслеживать и выполнять задачи в срок. А руководитель тратит меньше времени на их контроль.

Поручения

Помимо задач в системе используются поручения, они создаются по приказу, распоряжению или устному указанию руководителя. Он же может проконтролировать результат:

• самостоятельно с помощью отчетов, списков, виджетов или принять работы по поручению в качестве контролера;
• запросив отчет о состоянии поручения у исполнителя.

Из виджета можно перейти в список поручений на контроле

Прямо из карточки поручения можно запросить отчет у исполнителя

Также руководитель может делегировать контроль за ходом работ. Для этого в поручении указывается ответственный сотрудник, который будет отслеживать и принимать работы. Это снижает нагрузку на руководителя.

Подробнее о работе с поручениями в системе читайте в статье «Поручение или Задание».

С такими инструментами руководитель сможет эффективно контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. С ними легко предотвратить любой пожар на этапе искры.