Задачи и поручения – эффективные инструменты рабочего процесса

Любое дело состоит из задач, как из кирпичиков: от покупки канцтоваров до расширения бизнеса. В первом случае ответственный анализирует цены, собирает заявки и оформляет заказ. Во втором может потребоваться изучить конкурентов, разработать рекламную стратегию, найти партнеров и так далее. При этом каждый из пунктов делится на более мелкие.

Складывая кирпичики один за другим, мы постепенно становимся ближе к цели. Чтобы довести дело до конца, важно правильно работать с задачами: формулировать, определять исполнителей, назначать сроки и контролировать выполнение. Для этого могут использоваться разные методы: самопланирование, устное распределение задач, ведение заметок, рабочие чаты и другие.

Важно вовремя распознать сигналы о необходимости изменить подход. Потому что кирпич, который лежит на ребре, делает стену выше, но когда-нибудь упадет на прохожего. Переводить взаимодействие в электронный вид пора, когда:

• сотрудники часто забывают о поставленных задачах;
• более 30% задач не выполняются в срок;
• руководитель не может быстро получить результат или уточнить статус по задаче;
• руководитель забывает, кому адресовал задачу.

Чтобы навести порядок и обезопасить бизнес от ошибок сотрудников, можно использовать современные инструменты постановки и контроля работ, например Directum Lite.

Начинаем с оцифровки задач

Итак, все процессы в компании состоят из задач. При работе в системе у них появляется отображение, в котором отправитель фиксирует всю необходимую информацию:

Основные плюсы таких задач:

• создаются руководителем, секретарем или другим сотрудником, которому нужно передать работы коллеге. Благодаря этому задача становится не только элементом управления, но и удобным инструментом для обмена важной информацией;
• к ним можно добавить полезные вложения. Все документы, занесенные в систему, остаются в ней, даже если отправитель случайно удалил исходный файл с рабочего компьютера;
• срок их выполнения легко отследить без дополнительных напоминаний;
• в пару кликов отправляются конкретному сотруднику, группе людей или всему отделу.

Инициатор заполняет форму и запускает работу. После этого исполнитель получает задание. В нем отображаются необходимые действия и переписка по их выполнению:

Если сотрудник заинтересован в задаче, но не участвует в ней, ему можно отправить уведомление. По нему сотрудник может в любое время ознакомиться с текущим статусом работ:

Информация не потеряется: все работы исполнителя отображаются во входящих, а у отправителя — в исходящих. Просроченное задание подсвечивается красным цветом. Когда работы выполнены, пункт вычеркивается.

Исполнитель может планировать свои работы, опираясь на список заданий и сроки, к которым их нужно выполнить

Руководитель может контролировать ход работ по исходящим задачам. Для удобного просмотра список можно отсортировать по дате или исполнителям

Задача поступает на приемку отправителю, который проверяет, соответствует ли результат ожиданиям. Если у него есть замечания, он может изложить их в тексте и вернуть исполнителю.

Нужны ли поручения для эффективной работы

Когда задачи переведены в электронный вид, их легче отследить и выполнить в срок. Со временем их количество увеличивается, и одному человеку становится сложно ими управлять. Компания растет и разрабатывает стандарты, по которым все задачи делегируются приказами директора, а в работе участвуют сотрудники нескольких подразделений.

Для управления комплексными и важными задачами пригодится механизм поручений.

Поручение — это задание или указание, которое руководитель дает сотруднику. В системе — это задача, для которой проработаны процессы отправки, делегирования, исполнения и контроля. Остановимся на каждом этапе подробнее.

1. Отправка поручения

Руководитель выдает поручения сам или просит помощника. При этом он передает ему информацию в виде электронной резолюции или в устной форме. Выдавать поручения удобно из входящего письма или приказа, по которому они оформляются.

Руководитель при рассмотрении документа может сразу выдать поручения исполнителям или оставить резолюцию и передать помощнику

Помощник знакомится с резолюцией и в пару кликов переходит к выдаче поручений по ней

2. Назначение исполнителей и распределение работ

На следующем этапе отправитель добавляет в поручение необходимую информацию. Он указывает сроки, состав работ и вкладывает документы.

Если задача объемная, можно добавить несколько исполнителей. Для этого в окне с поручением открывается таблица, с помощью которой удобно распределить работы:

Поручение легко декомпозировать — для каждого исполнителя можно выделить часть работ и назначить свой срок

Если одинаковое поручение отправляется нескольким исполнителям, то сроки и текст достаточно написать один раз

Контроль за ходом работ можно делегировать. Для этого в поручении нужно указать сотрудника, который будет отслеживать и принимать работы.

3. Исполнение работ по поручению

Получатели поручения видят, что от них требуется и в какой срок. При выполнении работ они могут в любой момент открыть задачу и освежить информацию в памяти.

В едином окне исполнитель может ознакомиться со всей информацией по своей части работ

Если исполнитель не подключен к системе, поручение можно распечатать и передать в бумажном виде

И снова делегирование. Руководитель подразделения может переадресовать поручение подчиненным и выбрать: больше не возвращаться к этой задаче или проконтролировать результат.

Чтобы переадресовать работы, не нужно вызывать сотрудников к себе или относить им документы

4. Контроль работ

Главная цель перевода задач и поручений в электронный вид — это прозрачность процесса и удобный контроль.

Исполнители могут отслеживать сроки по своим пунктам в папке «Входящие». Записи в списках легко отсортировать по дате или отфильтровать по направлению работ.

Контролерам или руководителям не нужно обзванивать каждого исполнителя или собирать отчетные совещания. Чтобы получить полную картину по всем задачам, они могут воспользоваться специальным реестром или сформировать отчет о поручениях с приближающимся сроком. Для проверки поручения можно открыть его в системе и ознакомится с текущим статусом.

Подробнее об инструментах для контроля, которые есть в системе, расскажем в следующих статьях, не пропустите.

Список помогает контролеру своевременно предпринять меры, например, запросить отчет или переадресовать работу

Отчет о сроках исполнения пригодится для предоставления в контролирующие органы

В каждом поручении можно в режиме онлайн отслеживать статус работ, текущего исполнителя и комментарии

Итого, при переходе на управление задачами в электронном виде главное — сформулировать требования и начать. Затем можно бесконечно развиваться и масштабироваться: переходить от задач к поручениям, привлекать больше руководителей и исполнителей, разбивать поручения на более мелкие, делегировать контроль за ходом работ. А может, вдохновиться полученным опытом и автоматизировать все бизнес-процессы компании. Например, договорную работу, управление совещаниями или обмен документами с контрагентами.

СЭД — это гораздо больше, чем просто ПО для согласования электронных документов. Есть множество примеров, когда, имея лишь типовую конфигурацию Directum Lite, компании организовывали эффективную работу самых разных команд и выстраивали неочевидные процессы — наем новых сотрудников, проведение тендеров, согласование нераспространенных документов, например, заявок на договор. Чаще всего, внедряя информационную систему, руководитель бизнеса преследует цель «чтобы всем сотрудникам было удобно», именно поэтому нужно обращать особое внимание на зрелость и гибкость продукта.

Наталья Шутова,
эксперт по цифровизации в сегменте СМБ компании Directum