Как заключить договор в электронном виде

Заключить договор в электронном виде быстрее, безопаснее и выгоднее, чем на бумаге. Разбираемся, что именно понадобится бизнесу для эффективного заключения сделок в цифровом формате.

Электронным договором считается сделка, оформленная в виде цифрового документа при помощи разнообразных технических средств. Среди них — информационные системы, компьютеры, смартфоны, электронная почта и т.д.

Гражданский кодекс разрешает оформлять таким образом сделки между юридическими и физическими лицами, некоммерческими организациями. В электронном виде можно заключить трудовой договор с дистанционным сотрудником (ст. 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса РФ).

Договоры относятся к неформализованным деловым документам, то есть государство не регулирует их формат, можно применять PDF, DOCX, XLSX и любые другие. Есть только рекомендации от ФНС использовать специально разработанные форматы PDF/A-3 и XML.

В электронном документе, как и в привычном аналоге на бумаге, нужно указывать реквизиты и все необходимые условия договора.

Электронная подпись (ЭП) — обязательный реквизит юридически значимого цифрового документа. ЭП позволяет определить, кто подписал документ, и подтверждает, что с момента подписания договора его текст остался неизменным.

Какая электронная подпись нужна для заключения договора

Если стороны собираются использовать простую ЭП, то понадобится дополнительное соглашение. В нём стороны указывают, как будут идентифицировать подписанта, а также обязательство этого лица не разглашать ключ ЭП.

Соглашение понадобится и в том случае, если контрагенты намерены применять неквалифицированную электронную подпись (НЭП), в нём указывается порядок проверки ЭП.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) равнозначна бумажной подписи. Перед тем как подписать договор с помощью электронной подписи, ИП и доверенным лицам компаний нужно получить УКЭП в удостоверяющих центрах.

Первый и самый популярный способ — подключиться к внешнему электронному документообороту (ЭДО). Это онлайн-сервис, с помощью которого вы отправляете и получаете документы от контрагентов и государственных органов. Популярные операторы сервисов ЭДО предлагают и другие полезные возможности для электронных сделок: выпуск ЭП, проверку контрагентов и т. д.

ГК РФ не запрещает отправлять электронные договоры по email. Но при этом стороны должны подписать соглашение и оговорить, как именно будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга (реквизиты аккаунтов, email-адреса).

У этого способа есть несколько существенных недостатков. Во-первых, слабая защита корпоративных данных от случайной потери или взлома. Во-вторых, такой способ никак не решает проблем с согласованием, отслеживанием и безопасным хранением оригиналов.

• Выстроить прозрачный документооборот внутри компании и с контрагентами. Если вы работаете с договорами в корпоративной информационной системе, например системе электронного документооборота (СЭД), в любой момент можно узнать статус документа: кто согласовал его, кто отклонил или затягивает ознакомление.
• Повысить скорость передачи документов. Электронное подписание договоров происходит практически мгновенно. Контрагенту или сотруднику из другого филиала не нужно ждать оригиналы, которые отправляются почтой или с курьером.
• Уйти от затрат на бумагу и курьерские услуги. Чем больше объём документооборота, тем выше расходы на печать, пересылку, хранение бумажных экземпляров.
• Обеспечить безопасное хранение и быстрый поиск. Электронные документы не занимают места на полках и стеллажах, поскольку хранятся на серверах компании или сервиса ЭДО.

Если на оформление бумажного договора в компании уходит несколько недель, а количество сделок растет с каждым месяцем, то выходом может стать автоматизация договорных процессов. Главное преимущество этого решения в том, что все этапы, включая согласование, подписание и отправку в ЭДО, происходят в одной экосистеме.

«На первых этапах цифровизации компаниям важно перенести оформление договоров и сопутствующих документов в электронный вид. В СЭД для среднего и малого бизнеса Directum Lite для этого есть все необходимые инструменты: от бесшовной интеграции с популярными сервисами ЭДО до автоматического мониторинга обязательств. Наши клиенты знают, как подписать договор в электронном виде, и не тратят время на лишний контроль и рутину».

Алина РожинаРуководитель проектов развития бизнеса

Как заключить договор в электронном виде с помощью Directum Lite

Этап 1. Подготовка. Используйте готовые шаблоны, чтобы быстро создать новый документ. Вся необходимая информация подтянется в текст договора из карточки документа.

Этап 2. Внесение изменений и подписание ПЭП или УКЭП. Запустите согласование по заранее настроенному в системе маршруту, и вам не придётся каждый раз указывать список согласующих вручную. Не нужно переключаться между программами перед тем, как подписать договор электронной подписью. Всё происходит в одном окне.

Этап 3. Отправка контрагенту. Для мгновенной пересылки документов прямо из интерфейса Directum Lite организована бесшовная интеграция с Контур. Диадок и СБИС.

Этап 4. Исполнение и завершение договора. Система возьмёт на себя многие рутинные задачи, чтобы вам не пришлось на них отвлекаться. Например, будет отслеживать статус договора в нужных вам контрольных точках (поставка, выставление счёта на оплату и т. д.), и отправлять задачи на ответственных сотрудников.

Этап 5. Хранение в цифровом архиве. Даже после истечения срока действия договора вы легко сможете найти его в архиве.

Узнайте больше о том, как СЭД облегчает управление договорной работой.

Заключение сделки часто требует оперативных действий, поэтому при выборе СЭД важную роль играет возможность доступа к документам и задачам вне офиса. Пользователи системы Directum Lite могу просмотреть, отредактировать и даже заверить документ в мобильном приложении Directum Jazz или Directum Solo.

Простая инструкция, как подписать договор электронной подписью на телефоне в приложении Directum Jazz:

1. Открыть мобильное приложение.
2. Зайти в папку «На согласование» и открыть задачу на согласование.
3. Перейти на вкладку «Вложения», просмотреть договор.
4. Если доработки не требуются, подписать с помощью ПЭП или УКЭП.

Если бизнес связан с конкурсными процедурами и проектной работой, то бумажные договоры и согласование «по электронке» могут затягивать сроки и даже приводить к штрафам.

Сотрудники федеральной компании-застройщика «РКС Девелопмент» до цифровизации документооборота согласовывали договоры по электронной почте, а оригиналы распечатывали и подписывали на бумаге. Это было долго и неудобно, данные терялись, возникала путаница с исправленными версиями одного и того же договора.

От бумаги и бесконечных переписок по email девелоперская компания отказалась в пользу единого информационного пространства — СЭД Directum Lite. Сотрудники главного офиса и 5 подразделений в регионах получили доступ к системе. Каждому новому сотруднику нетрудно разобраться, как заключить договор в электронном виде: новичков учат работать в системе, есть база знаний с инструкциями и обучающими роликами. В результате 90% договоров заключаются в электронном виде, а процесс согласования ускорился в 2-3 раза.