Как интеграция СЭД с 1С может изменить жизнь бухгалтера

В современных компаниях обычная ситуация — иметь несколько корпоративных систем для управленческого учета, бухгалтерии и документооборота. Ведь в специализированных программах больше возможностей, чем в многофункциональных. Вдобавок у некоторых профильных систем нет аналогов на рынке, и, например, при заключении нового договора информацию приходится заносить не в одну, а сразу в две или три системы. Избавиться от этой рутины легко — благодаря интеграции Directum Lite и 1С.

С помощью интеграции можно:

• автоматизировать обмен данными о договорах, дополнительных соглашениях, контрагентах, контактных лицах, банках, банковских реквизитах, валютах между системами;
• в один клик переходить к документам в СЭД прямо из учетной системы.

Если стандартных возможностей недостаточно, то можно взять синхронизацию в свои руки и адаптировать ее под потребности компании.

Разберем каждую возможность подробнее.

Гармоничное взаимодействие систем

Интеграция помогает системам находиться в постоянном контакте и обмениваться сведениями друг с другом, то есть гармонично синхронизировать информацию и процессы.

Договоры удобно составлять, согласовывать и подписывать в Directum Lite. Почему — объясняем в статье «Как СЭД облегчает договорную работу». А проведение оплаты по документу — сильная сторона учетной системы, поэтому после подписания договора данные передаются в 1С.

Для начала работы информацию о контрагентах не нужно вручную переносить в СЭД — все данные передаются автоматически, а затем регулярно обновляются на основании 1С.

Если во время действия договора изменились его реквизиты в 1С, то они автоматически актуализируются в СЭД и наоборот.

Данные синхронизируются между системами по расписанию, которое настраивается под особенности работы в компании.

Чтобы быстро передать информацию, можно не ждать отправки по расписанию, а передать ее сразу с помощью пунктов:

Благодаря интеграции сотрудники работают с актуальной информацией в обеих системах и не тратят время на занесение информации вручную.

Бесшовное переключение между системами

Иногда из системы 1С нужно быстро перейти в Directum Lite. Например, чтобы внутри компании отправить на подписание договор, заключенный с контрагентом. Для этого бухгалтер создает его в учетной системе, нажимает на кнопку    и автоматически переходит в карточку уже синхронизированного документа в СЭД:

По кнопке открываются карточки:

• организаций, банков и персон;
• дополнительных соглашений;
• накладных и актов;
• счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД).

Таким образом, переключение между системами происходит бесшовно — в один клик, что существенно экономит время.

Выбери сам, какую информацию передавать

По умолчанию 1С и Directum Lite обмениваются договорами, дополнительными соглашениями, информацией о контрагентах, контактных лицах, банках и валютах. При этом синхронизацию можно адаптировать под потребности компании:

• расширить список передаваемых реквизитов. Например, настроить синхронизацию адреса сайта контрагента из СЭД в 1С, чтобы поддерживать актуальный адрес и быстро его открывать из любой системы;
• обеспечить обмен данных СЭД с несколькими конфигурациями 1С. Например, когда в компании данные о контрагентах и финансово-хозяйственных документах хранятся в «1С: Бухгалтерия предприятия», а управление продажами и сделками с клиентом ведется в «1С:ERP Управление предприятием»;
• добавить синхронизацию новых справочников и документов, например, актов выполненных работ. Это может понадобиться, если в одной системе акт создается, хранится и согласовывается, а в другой проводится:

Таким образом, взаимодействие Directum Lite с 1С позволяет видеть актуальную информацию в обеих системах одновременно — заинтересованные лица могут работать с необходимыми документами в СЭД, не отвлекая бухгалтера. Кроме того, продукты работают на как на Windows, так и на Linux, а значит они импортонезависимые. Все это значительно экономит время и помогает сфокусироваться на действительно важных задачах.