Договор нужно срочно отправить клиенту, но неизвестно, у кого он сейчас на согласовании. Сотрудник утверждает, что отправлял документ по почте, но письмо затерялось. А руководитель узнает уже после того, как все сроки прошли. Такие ситуации возникают, когда документы, задачи и договоренности хранятся в разных местах.
Система электронного документооборота помогает собрать эту работу в едином пространстве. Но ПО не ограничивается хранением файлов. В функции СЭД входит автоматизация согласования, контроль сроков, распределение поручений и организация совместной работы.
О том, что такое система электронного документооборота, мы уже рассказывали ранее. В этом материале рассмотрим функции СЭД подробнее.
Базовые задачи и функции современной системы электронного документооборота
Перечень базовых возможностей СЭД, которые должны быть в каждом современном ПО:
| Создание и регистрация документов | В СЭД можно создавать документы по готовым шаблонам или загружать уже подготовленные файлы. Система фиксирует основные данные: тип документа, дату, номер, автора и другие реквизиты. Это упрощает учет и помогает избежать путаницы.
|
| Согласование и утверждение | Одна из ключевых функций СЭД — автоматизация согласования. Для разных типов документов можно настроить маршруты: определить участников, последовательность действий и сроки. Система сама направляет документ следующему сотруднику и фиксирует результаты каждого этапа.
|
| Электронное подписание | ПО позволяет подписывать документы электронной подписью. В зависимости от сценария это может быть внутреннее согласование или юридически значимый обмен документами с контрагентами.
|
| Контроль сроков и исполнения | Эта функция СЭД отслеживает сроки выполнения поручений и обработки документов. Если дедлайн приближается или уже нарушен, участники процесса получают уведомления. Руководитель может контролировать статус работы без постоянных запросов сотрудникам. |
| Хранение и поиск | Все документы хранятся в едином электронном архиве. Найти нужный файл можно по названию, номеру, дате, автору, контрагенту или другим реквизитам. Нет необходимости вспоминать, в какой папке или переписке сохранили документ несколько месяцев назад.
|
| Разграничение прав доступа | Сотрудники получают доступ только к той информации, которая необходима им для работы. Например, рядовой специалист может видеть документы своего отдела, а руководитель — материалы всего подразделения. Это помогает защитить конфиденциальные данные и снизить риск случайного изменения или удаления файлов. 
|
| История работы с документом | СЭД фиксирует действия пользователей: кто создал документ, вносил изменения, согласовывал или подписывал его. При необходимости можно восстановить историю работы и понять, на каком этапе возникла задержка или ошибка. 
|
Эти функции СЭД составляют основу электронного документооборота. Дополнительно системы могут включать инструменты для работы с договорами, задачами, проектами, кадровыми документами и другими бизнес-процессами. О них расскажем дальше.
Продвинутые возможности СЭД для растущего бизнеса
Интеграция с ERP и CRM
СЭД можно связать с учетными и корпоративными системами, например ERP, CRM или бухгалтерскими программами. Это позволяет автоматически передавать данные между решениями и не вводить одну и ту же информацию несколько раз.
Например, данные о контрагенте или договоре могут поступать из одной системы в другую. Сотрудникам не приходится переключаться между программами и вручную переносить реквизиты.
Искусственный интеллект
OCR-технологии позволяют превращать сканы и изображения документов в структурированную информацию. Система распознает текст и реквизиты, после чего их можно использовать при регистрации документа или запуске бизнес-процесса.
ИИ умеет извлекать сведения из файлов, классифицировать документы, находить нужную информацию и анализировать содержание. Это особенно полезно компаниям, которые продолжают получать часть документов на бумаге или в виде сканов.
Генеративный ИИ в системах электронного документооборота также способен создать краткое резюме объемного входящего документа, готовить внутреннюю справку или проект ответного письма, формировать перечень вопросов для заседания.
Кроме того, ИИ может проанализировать текст на соответствие установленным требованиям, выявить несоответствующие разделы и предложить альтернативную редакцию.
В договорной работе такие инструменты позволяют быстрее выявлять потенциально важные условия, а при обработке входящих документов — автоматически определять реквизиты и заполнять карточки.
В Directum Lite эти возможности интегрированы напрямую в рабочий интерфейс: пользователю не приходится копировать содержимое во внешние сервисы, достаточно сформулировать запрос, и готовый результат появится прямо в привычной среде.
Мобильный доступ
Мобильное приложение позволяет работать с документами вне офиса. Сотрудник может прямо в смартфоне ознакомиться с документом, выполнить поручение или согласовать материал.
Более продвинутые разработчики продукта предлагают отдельные приложения для сотрудников и руководителей. Эта функция СЭД особенно востребована теми, кто часто работает в командировках или между несколькими площадками.
Автоматизация бизнес-процессов
Продвинутая СЭД позволяет автоматизировать не только движение документов, но и связанные с ними процессы. Например, после регистрации договора система может сама запустить согласование, назначить участников и отправить уведомления.
В результате сотрудникам не приходится каждый раз вручную передавать документы следующему участнику процесса.
Аналитика и дашборды
При большом объеме работы руководителю важно не только видеть отдельные документы, но и понимать общую картину. Аналитические инструменты помогают отслеживать сроки согласования, объем обработки документов, загрузку сотрудников и другие показатели.
Дашборды позволяют собрать ключевые данные на одном экране и быстрее заметить отклонения: например, рост количества просроченных задач или задержки на определенном этапе процесса.
Как выбрать СЭД и не ошибиться
Требования к СЭД сильно зависят от масштаба бизнеса. В таблице сравнили, какие функции системы электронного документооборота особенно важны для растущих и крупных компаний.
| Функции СЭД | СМБ | Enterprise |
|---|---|---|
| Работа с документами | Создание, регистрация, согласование, подписание и хранение документов | Обработка разнообразных типов документов и по единым правилам для подразделений |
| Бизнес-процессы | Готовые процессы и возможность самостоятельно настроить типовые сценарии | Сложные многоэтапные процессы с большим количеством участников и условий |
| Задачи и поручения | Постановка задач, назначение исполнителей, контроль сроков | Управление большим количеством задач и поручений между подразделениями и филиалами |
| Интеграции | 1С, почта и другие основные рабочие сервисы | ERP, CRM, учетные системы, корпоративные порталы и другие элементы ИТ-ландшафта |
| Электронная подпись | Подписание документов сотрудниками и контрагентами | Массовое подписание, разные виды ЭП и централизованное управление сценариями |
| Мобильная работа | Просмотр документов, выполнение задач и согласование со смартфона | Полноценная мобильная работа распределенных команд и руководителей |
| Аналитика | Базовые отчеты по документам, задачам и срокам | Расширенные отчеты, дашборды и аналитика по подразделениям и процессам |
| Безопасность | Разграничение доступа и контроль действий пользователей | Детальная ролевая модель, аудит, централизованные политики безопасности |
| Масштабирование | Возможность постепенно подключать новых пользователей и процессы | Одновременная работа большого количества пользователей, организаций, филиалов и информационных систем |
Среднему и малому бизнесу обычно бывает достаточно базовых возможностей системы электронного документооборота и нескольких типовых процессов.
Для enterprise функции СЭД должны соответствовать масштабу ИТ-инфраструктуры и организации. Здесь важны интеграции, производительность, безопасность, масштабирование, управление распределенной структурой и возможность автоматизировать сложные процессы.
Главный критерий выбора — соответствие функций СЭД задачам бизнеса. Перед покупкой стоит составить список процессов, которые необходимо автоматизировать сейчас, и отдельно определить требования, которые могут появиться в будущем.
Что дает внедрение СЭД
Представьте, что сотрудникам больше не придется тратить время на поиски документов и уточнение статусов, а руководителю — вручную контролировать каждое согласование. Документы, задачи и процессы окажутся в одном рабочем пространстве. Такой подход реален, если хотите попробовать его на практике, посмотрите возможности Directum Lite.
