Обычно компании начинают автоматизацию процессов с самых насущных задач: например, классического документооборота, и внедряют решения для делопроизводства и договоров. Но если подумать на перспективу, можно предположить, что эта рутина перейдет в зону ответственности ИИ. Уже сейчас искусственный интеллект умеет проверять и распределять документы, вычитывать договоры на риски и соответствие правилам компании. Загвоздка лишь в том, что большинство потенциальных заказчиков боятся внедрять ИИ.
Меня зовут Павел Федоров, я менеджер по развитию
Миф первый: ИИ — новая, неопробованная технология, которой нужно время.
Согласно отчету Open AI, искусственным интеллектом пользуются 700 млн. человек. 37% запросов связаны с работой, а 48% запросов — с поиском или текстом.
Исследование Chad AI показало, что 74% студентов в возрасте до 25 лет используют ИИ для учебы, а 49% из них обращаются к нейросетям ежедневно.
Исследования про ИИ в бизнесе (VK и агентство Prognosis) показывают, что 70% крупных и средних компаний используют ИИ в работе. 10% планируют начать применять искусственный интеллект в ближайший год. При этом:
- 14% компаний используют собственные решения;
- 44% отдают предпочтение сторонним продуктам;
- 42% сочетают свои и рыночные разработки.
Directum начала предлагать решения на базе ИИ еще в 2018 году. Сегодня эти технологии вшиты в систему Directum Lite. Время «пробовать» уже прошло, с искусственным интеллектом пора активно работать.
Миф второй: чтобы освоить ИИ, надо долго учиться и обучать других сотрудников.
Давайте посмотрим, как «сложно и мучительно» работать в Directum Lite с ИИ. Основные кнопки, связанные с ИИ, мы вынесли в карточки документов. Рядовым пользователям системы достаточно 1 раз увидеть, как это работает, далее они самостоятельно смогут генерировать письма, сравнивать версии документов. Получается, что никакого рутинного обучения не требуется. Вот как это работает:
-
2 клика в карточке договора, и юрист может сравнить версии с внесенными правками от клиента;
-
в 2 клика ИИ поможет менеджеру написать сопроводительное письмо для заказчика по краткому промпту;
-
в 2 клика пользователи найдут ответ на вопрос по документам организации в системе.
Миф третий: ИИ не нужен, потому что его будет негде применять в компании.
Этот миф легко развеять, описав самые частые задачи наших текущих заказчиков.
1 ситуация: распознавание текста.
В организацию ежедневно поступает много документов, которые необходимо передать на рассмотрение. Сотрудник сканирует каждый документ, загружает в систему, открывает текст документа и, находя необходимые факты, заполняет карточку.
Как выглядит этот процесс с ИИ: после сканирования документы сами будут занесены в систему, а карточки заполнятся автоматически. Сотруднику остается проверить корректность, опираясь на цветовую индикацию полей. Это экономит время и снижает риски при занесении реквизитов вручную.
2 ситуация: аннотация.
К руководителю на подписание или рассмотрение ежедневно поступают документы. Чтобы вникнуть в суть, он вынужден открывать каждый документ и вычитывать содержание.
При согласовании документов ИИ подготовит аннотацию, топ-менеджмент увидит краткую суть в двух-трех предложениях. Это ускорит ознакомление с содержанием документа.
3 ситуация: генерация.
Представим, что сотрудник готовит официальный ответ на входящее письмо. Он перечитывает его, чтобы использовать факты из письма для ответа, формулирует текст в деловом стиле, вновь перечитывает, исправляет ошибки.
ИИ напишет исходящий ответ: нужно только коротко описать суть письма в специальном окне (допускаются даже ошибки в написании слов) и проверить полученный текст. Так можно ускорить подготовку ответов, снизить репутационные риски из-за пропуска орфографических и стилистических ошибок, а также снизить рутинную нагрузку сотрудника.
4 ситуация: сравнение версий.
Проект договора согласован вашей организацией и отправлен контрагенту. Контрагент распечатал, подписал договор и отправил скан документа. Задача юриста — сравнить версии договора. Для этого необходимо открыть оба документа и вручную проверить, появились ли какие-то изменения.
С ИИ в Directum Lite можно запустить сравнение двух версий одного документа (или двух разных документов) по одному клику. Все внесенные изменения будут выделены цветом. Реализовано сравнение любых форматов, например PDF+Word. Это исключает риски подписания договора на несогласованных условиях и сокращает время на сравнение.
5 ситуация: правовая экспертиза договора.
Юрист, бухгалтер или финансист согласует документ. Как правило, большинство документов проверяются на соответствие по одним и тем же правилам: сроки оплат, пени, корректные написания сторон и должностей. Сотруднику необходимо проверить документ на соответствие этим правилам и согласовать или отправить документ на доработку.
ИИ проверит текст по заранее прописанным правилам и добавит отчет об их выполнении прямо в текст задания. Это экономит время на проверку документов и добавляет заключительное резюме от ИИ.
6 ситуация: вопросно-ответный поиск.
У сотрудников ежедневно возникает много вопросов по внутренним документам. Ответы они ищут либо у коллег, отвлекая их, либо в документах и тратят много времени на поиск.
Сотрудник может адресовать свой вопрос ИИ в поисковой строке и получить ответ на основании внутренних документов. К ответу добавляются ссылки на источник.
Мы привели достаточно примеров, чтобы разрушить стену недоверия к ИИ. Он не напишет тайные письма от вашего имени и не сломает базы данных, а лишь возьмет на себя скучную работу.
Хотите проверить, как алгоритмы справятся с документами именно в вашей организации? Не верьте нам на слово — протестируйте систему сами на бесплатной демонстрации.
