Меня зовут Наталья Шутова, работаю в Directum и помогаю небольшим компаниям с выбором корпоративной системы под их задачи. За последние 4 года я провела более 400
Давайте разбираться что за зверь такой — заявка на договор.
Чаще всего, заявка на договор — это пояснительная записка, созданная по шаблону компании. В ней для юриста прописаны основные положения будущего договорного документа. Заявка, также как и любой другой документ, должна пройти цепочку согласования и получить одобрение руководства. Только после этого можно создавать сам договор или дополнительное соглашение.
На встречах с заказчиками я часто показываю практический кейс — создание договора и согласование его по регламенту. Все этапы, присущие ему — создание, регистрация, версии, согласование и подписание — могут быт применены для любого другого вида документа.
Как может выглядеть процесс с заявкой на договор
Первая часть. Поработаем как администратор. Настроим вид документа, журнал регистрации, шаблон, регламент согласования.
1
Создаем новый вид документа: «Заявка на договор» в модуле «Настройки документооборота»
2
Заполняем поля карточки вида документа по нашим пожеланиям. Я выбрала документопоток «Договоры» — это значит, что все заявки будут храниться в реестре договорных документов. Вы можете выбрать любой из предложенных
3
Создаем шаблон документа в том же модуле
Заполняем карточку шаблона по требуемым параметрам.
Мой шаблон — пример очень краткий. У вас, разумеется, будут свои параметры заполнения заявки.
4
Создаем «журнал регистрации» и «настройку регистрации», если у вас предполагается определенная нумерация заявок
5
Создаем маршрут согласования для вида документа «Заявка на договор»
Мой регламент на схеме состоит всего из пяти блоков. Первые 2 — это согласования. Они могут быть параллельные или последовательные — решает заказчик.
3 блок — заполняется по желанию инициатора согласования.
4 блок — задача на юридический отдел для создание договорного документа.
Обращу ваше внимание, что вы можете написать инструкцию к задаче юристу
Юрист создает договор, вкладывает ссылку на документ при выполнении своего задания.
