Как организовать эффективное совещание

Отвлекитесь на минуту и загляните в свой календарь. Сколько процентов рабочего времени занимают встречи и совещания? У рядового сотрудника может быть 5–6 часов в неделю, у руководителя доходить до десяти, а календарь директора может выглядеть так:

Это неудивительно, ведь совещание — отличный способ взаимодействия, который помогает спланировать работы, распределить зоны ответственности и при этом учесть интересы всех присутствующих.

Но не всегда ожидания от таких встреч совпадает с реальным эффектом. На это есть несколько причин:

• состав участников выбран неверно, например, часть присутствующих не задействована в исполнении обсуждаемой задачи;
• участники не готовы к встрече. У каждого совещания должна быть четкая цель. Что хочется обсудить и чего достичь? Какую информацию участники должны собрать заранее?
• нет единого источника к материалам встречи. Для выступления Иван Петрович сделал excel-таблицу, Степан Алексеевич попросил секретаря распечатать отчет, а Аркадий Вениаминович подготовил доклад в ежедневнике. В результате все участники подготовились по-своему и не смогли ознакомиться с материалами друг друга заранее;
• всё, что было на совещании, осталось на совещании. По итогам встречи не составлен общий документ с выводами и принятыми решениями. Не понятно, кто и что должен сделать, в какой срок и каков ожидаемый результат;
• нет контроля за работами по результатам встречи. Речь не только о достигнутых договоренностях, но и о поставленных задачах. Ответственные не назначены, исполнители перекидывают дела друг на друга.

Чтобы провести эффективное совещание, нужно избегать перечисленных ошибок и использовать современные цифровые инструменты. На примере системы Directum Lite рассмотрим, как повысить эффективность встреч. В ней можно организовать процессы, хранить документы и выдавать поручения, а связь с Outlook помогает напрямую перейти к календарю для бронирования времени и отправки приглашений.

Определите, кто нужен на совещании

Первый шаг к эффективному совещанию — позвать сотрудников, которые заинтересованы в вопросе и нужны для его решения. Опросите руководителей, отправьте им тему и цель совещания. Узнайте, касается ли их этот вопрос, и если да, кто сможет их представлять.

Попросите участников выслать тезисы выступлений или сопроводительные материалы (презентации, пояснительные записки и т. д.). Чтобы помочь им в подготовке, составьте шаблоны докладов или контрольные вопросы. Так можно убедиться, что все темы будут озвучены без отвлеченных или повторяющихся выступлений.

Подготовьте повестку и отправьте приглашения

Чтобы выбрать дату и время мероприятия, воспользуйтесь онлайн-календарем, который принят в вашей организации. Например, Microsoft Outlook. Оцените занятость участников и выберите удобное для всех время.

Внесите совещание в систему. Укажите выбранную дату, время и приглашенных сотрудников. Позже здесь будет аккумулироваться вся информация: презентации, принятые инициативы и результаты.

В этом же окне подготовьте повестку совещания. Документ не нужно составлять вручную, он формируется из встроенного шаблона на основании собранной информации:

Не выходя из созданного в системе совещания, разошлите приглашения в Microsoft Outlook и добавьте встречу в календарь. Участники, время и тема заполнятся автоматически, а повестка прикрепится, как вложение к письму.

Соблюдайте повестку и фиксируйте договоренности

В начале встречи еще раз огласите ее цель. Следите, чтобы участники не отвлекались от темы и соблюдали повестку.

Фиксируйте договоренности по каждому этапу. Озвучьте их, чтобы подвести итог обсуждения и удостовериться, что все участники одинаково понимают принятое решение. Назначьте ответственного за этап и предполагаемый срок.

После совещания составьте его протокол. Для этого удобно использовать информацию, которую вы ранее добавили в систему, и встроенный шаблон. Внесите в него принятые решения и необходимые действия.

Отправьте составленный протокол и другие материалы участникам совещания, чтобы зафиксировать договоренности.

Реализуйте принятые решения

К этому моменту статьи может показаться, что цель совещания в самом совещании. Вспомним, что это не так, и превратим строчку протокола в выполненную работу.

Если у вас небольшая компания, для решения рабочих вопросов может быть достаточно и просто договориться. Но с ростом штата и усложнением структуры устные поручения могут теряться и забываться. Чтобы такого не происходило, в системе есть возможность по итогам обсуждения в пару кликов выдать задания всем исполнителям с понятным сроком.

Система сама анализирует составленный по шаблону протокол и создает поручения. Для их отправки ответственному достаточно нажать на одну кнопку. Текст, адресаты и сроки поручений берутся из документа. Если по пункту назначено два ответственных, они определяются как соисполнители. Им отправляется два связанных поручения.

Рассылку можно контролировать и при желании добавить дополнительную информацию. Например, указать, к кому обращаться за консультацией.

Получатель поручения видит, что от него требуется и в какой срок. При желании он может обратиться к материалам совещания и уточнить нюансы.

Чтобы не пускать исполнение плана на самотек, периодически контролируйте ход работ. Проверку, например, можно привязать к планированию работ подразделения или, наоборот, к подведению итогов месяца.

Ответственный или руководитель могут сформировать отчет по отдельному пункту встречи, по всем ее темам или в целом по подразделению. Такой отчет поможет увидеть отклонения от плана.

Превратите результат в мотивацию

Когда все договоренности выполнены, сообщите об этом участникам встречи. Такая рассылка носит не только практический характер и означает завершение работ по встрече. С ее помощью можно повысить лояльность сотрудников к совещаниям. Участники будут знать, что время не потрачено впустую. Совещания станут для них эффективным инструментом в рабочем процессе.