Управление бизнесом: понятие, технологии и решения для СМБ

Ни одна компания, даже совсем небольшая, не может существовать без надежного фундамента. А именно — правил, по которым выстраиваются внутренние отношения между коллегами, технологии работы, взаимодействие с заказчиками, поставщиками и партнерами.

Управлять бизнесом — значит упорядочивать все процессы компании.

Основы управления бизнесом

Чтобы эффективно руководить предприятием, необходимо контролировать несколько направлений:

• стратегическое планирование — постановка целей на долгий срок с учетом рынка и внутренней среды предприятия;
• огласование работы подразделений, управление ресурсами и мониторинг задач;
• HR-менеджмент: рекрутинг, мотивация и анализ работы;
• управление изменениями — адаптация к меняющимся правилам игры, спросу и внешней обстановке;
• финансовый менеджмент — планирование бюджетов, контроль расходов и оценка финансовых итогов.

Такая организация бизнеса актуальна не только для крупных предприятий, но и для небольших компаний.

Технологии управления бизнесом

Все предприятия отличаются друг от друга масштабом, спецификой деятельности, капиталом, опытом, менеджментом. С точки зрения экономических процессов выделяют три основные технологии управления бизнесом.

Административно-хозяйственная модель. Алгоритмы и инструкции — основа предприятия. И руководители, и рядовые сотрудники строго придерживаются правил и постоянно находятся под контролем. Эта технология часто встречается на заводах, но современным компаниям не подойдет из-за малого пространства для личной инициативы и креатива.

Проектный подход. Деятельность предприятия организуется более мелкими итерациями. Каждый проект различается целями, задачами, сроками, командой исполнителей и конечным продуктом. Планирование и подготовка занимают достаточно большой период времени, но зато реализация очень гибкая — возможно подстроиться под запрос заказчика или сменяющиеся внешние условия. Технология популярна среди ИТ-компаний, подходит для управления малым бизнесом.

Продуктовый подход. Скорость определяет всё: быстро поставить продукт на рынок, мгновенно реагировать на потребности клиентов, стремительно дорабатывать и развивать функциональность. При этом не использовать огромные бюджеты. Так часто работают в ИТ-сфере, например, разработчики приложений.

Для каждой технологии используют типичные инструменты.

Какие существуют системы управления бизнесом

Современный менеджмент предполагает автоматизацию процессов как в крупных, так и в небольших компаниях. Если для федеральной корпорации чаще всего это будут продвинутые системы, локально размещенные на серверах предприятия, то для местного производства одежды — более простые и универсальные облачные инструменты.

ERP. Помогает планировать и контролировать деятельность компании, эффективно распоряжаться финансами и материальными ресурсами.

HRM. Эта система управления бизнесом предназначена для работы с сотрудниками: трудоустройство, мотивация, грамотное распределение задач между работниками, обучение персонала, планирование изменений в структуре компании.

Система электронного документооборота (СЭД). Необходима, чтобы перевести работу с документами в цифровой вид: создавать, редактировать, согласовывать и хранить файлы без распечаток. СЭД помогает наводить порядок в задачах, входящих и исходящих письмах, договорах и счетах благодаря функциям поиска и классификации. Некоторые современные системы включают опции для проектной работы и совещаний.

ECM. Система необходима для управления корпоративным контентом, включая как стандартные документы, так и таблицы, схемы, чертежи, фотографии, видеоролики. Структурирует информацию на протяжении всего цикла: от создания до отправки или уничтожения файлов.

BPM. С помощью этого продукта можно моделировать бизнес-процессы компании, представляя их в виде блок-схем. Также система помогает правильно исполнять этапы работы, так как задачи приходят сотрудникам в строгой последовательности и только после выполнения предыдущего шага. В финале процесса руководитель получает отчет и анализирует результаты деятельности. На основе анализа дальше можно скорректировать процесс, чтобы работы приносили больший эффект.

CRM. Незаменимый электронный помощник отделов продаж и обслуживания клиентов. Повышает уровень взаимодействия с потребителями, влияет на количество и качество продаж, ускоряет создание документов.

Система управления проектами. Это ПО, включающее инструменты для организации команды и улучшения показателей работы, например: kanban-доска, диаграмма Ганта, база знаний. Упрощает планирование проектной деятельности, выполнение задач, взаимодействие между сотрудниками, контроль сроков и бюджетов.

Если ERP и HRM чаще встречаются в крупных компаниях, то все остальные системы подходят для организации и управления бизнесом в среднем и малом сегментах.

Нужно ли дополнительное ПО для управления малым бизнесом

До определенного уровня развития компаниям достаточно пользоваться мессенджерами, электронной почтой и бесплатными решениями для автоматизации некоторых задач. Такого набора вполне достаточно для работы, если в офисе сидит не больше десяти человек. Когда бизнес разрастается до 20, 50 человек и переваливает за сотню, становится понятно, что прежние инструменты теряют эффективность. Приходит время вкладываться во «взрослые» продукты.

Конечно, небольшим компаниям не нужно внедрение абсолютно всего ПО сразу. Можно начать с перевода в цифровой вид процессов, касающихся документов. Система электронного документооборота упрощает обработку входящих писем, вынесение резолюций, распределение и контроль задач, хранение документов.

Интерфейс СЭД Directum Lite для СМБ

На предприятиях с внедренной СЭД не теряется время на распечатку, сканирование и пересылку бумаг — всё «в цифре». Статус документа виден в системе — исключается пропажа или долгая задержка. Если дополнительно подключить сервис обмена документами с контрагентами, то можно отправить, например, договор партнеру в другом городе за пару минут. Количество рутины снижается, время на креатив, развитие новых продуктов и расширение компании — повышается.

 

За последний год наблюдается значительный рост интереса к более серьезным продуктам со стороны СМБ. И это правильно: если есть желание быть лучше и быстрее конкурентов, то нужно менять инструменты и стиль управления бизнесом в целом. При этом руководители понимают, что внедряемое ПО должно быть масштабируемым. Когда компания развивается стремительно, то очень скоро ей понадобятся новые модули, большее количество пользователей, трендовые фишки.

Иван Степанов
руководитель продвижения решений Directum в сегменте СМБ