Меня зовут Наталья Шутова, и я помогаю компаниям среднего и малого бизнеса автоматизировать процессы.
Не секрет, что разные сотрудники используют одну и ту же функциональность разными способами, и, главное, одна и та же фича в системе может принести разную пользу.
В этой статье мы взяли популярные по мнению текущих заказчиков возможности Directum Lite и рассмотрели их с разных ракурсов: со стороны руководителя компании и рядового специалиста.
1
Версионность документов
Одна из самых любимых опций Directum Lite, как отмечают заказчики.
Для руководителя: видно, какую версию он подписал, какую не подписывал. При необходимости можно сравнить с версией, которая была заверена контрагентом в случае разногласий. Подписанная версия защищена от изменений, чтобы никто случайно (или специально) не внес лишнее в подписанный документ.
Для сотрудника: если просто сохранять каждую версию с правками клиента как новый документ, рано или поздно случится так, что будет согласована или подписана не та версия документа. Это лишь вопрос времени. Золотое правило Directum: «Карточка одна, версий много». Не нужно размножать документы, создавайте версии «из последней», «из шаблона», «со сканера» и точно сможете понять, которая из них уже согласована.
2
Подписание ЭП в системе
Для руководителя: не решаетесь оставлять свои усиленные квалифицированные подписи (УКЭП) коллегам на время отсутствия в офисе? Не оставляйте! Подписывайте
Для сотрудника: запустили процесс согласования договора и забыли. Проверить, подписал ли директор и отправил ли секретарь заказчику договор в сервис подписания, можно в едином интерфейсе. Больше не нужно писать в мессенджерах директору или бухгалтеру, вы сами контролируете все маршруты подписания.
3
Разные интерфейсы
Для руководителя: 3 папки, 2 кнопки — мечта! Ничего лишнего. Всё, что вам приходит в работу на подписание, ищем во «Входящих», то, что сами контролируем — в «Исходящих». В «Избранном» сохраняем важные ссылки на документы или папки. Компактный интерфейс, нет лишних кликов. Останется много времени на решение важных стратегических вопросов компании.
Для сотрудника: акцент работы на полезном и быстром поиске и создании важных документов. Для вас администратор может сократить обложки модулей, оставив только самое важное: создание документов, реестры документов и удобный поиск. Удалит лишние справочники. Слева, в дереве папок, выдаст права только на видимость тех модулей, которые нужны именно для вашей работы.
4
Папки поиска
Для руководителя: создайте несколько папок для контроля задач отделов или даже всей компании в вашей папке «Избранное» и получайте актуальную загрузку по поручениям ваших подчиненных в одном месте. Избавьтесь этим способом от спама уведомлений. Теперь вас можно не ставить в копию всех задач.
Для сотрудника: вы можете создать множество папок по критериям: например, по виду документа «приказ», сроку создания «с
5
Контекстная справка
Для руководителя: новые сотрудники неизбежно будут приходить в компанию, и отправлять каждого «джуна» на обучение накладно для бюджета организации. Поэтому есть возможность изучить функциональность системы по справке. В ней есть и видеоролики с пошаговой инструкцией, и тестовая информация с картинками.
Для сотрудника: даже опытные сотрудники имеют право
6
Автоматические поручения по совещаниям
Для руководителя: руководителю компании важно знать, что все задачи на исполнении и сотрудники знают, в какой срок их должны выполнить. Будьте уверены, после согласования протокола совещания все поручения из таблицы будут направлены ответственным с теми сроками, которые вы утвердили. Если захотите лично проконтролировать их исполнение, просто перейдите в реестр «Поручения».
Для сотрудника: секретари совещаний теперь не будут по два раза перепечатывать поручения — сначала в протокол собрания, потом для отправки сотрудникам. Все поручения уйдут в работу коллегам в два клика по кнопке «Создать поручения по протоколу». Ваше рабочее время ценно! И мы хотим облегчить отправку и контроль поручений для вас.
Как в школе на геометрии: «что и требовалось доказать». Каждая функциональность системы имеет несколько положительных сторон.
