Стоит ли откладывать покупку СЭД, если в компании не описаны регламенты процессов

В идеальном мире каждый бизнес-процесс имеет свой четкий регламент. Например, маршрут согласования документа. Порядок обработки входящих писем и подготовки ответов на них. Сроки на исполнение задач и поручений. Таких регламентов множество, и по ним легко перевести процессы в цифровой вид. Но как быть, если правила не описаны? Если нет четкого понимания — кто и за какое время выполняет операции с документами, но есть острая необходимость перевести все в цифру?

Меня зовут Марина Доминова, я — менеджер по сопровождению клиентов среднего и малого бизнеса в компании Directum. Давайте вместе разберемся в этих вопросах.

Ко мне нередко приходят заказчики, у которых не выстроены регламенты процессов. Вот их топ:

• сотрудник не знает, в каком порядке нужно согласовать и подписать документ;
• руководитель не может проконтролировать исполнительскую дисциплину;
• за регистрацию документов никто не отвечает;
• входящие письма никто не обрабатывает, и они неделями лежат на столе секретаря.

Покупать или не покупать?

Конечно, такую ситуацию иначе как хаосом не назовешь. Тем не менее, бизнес-процессы хоть и не описаны, но они существуют! И их нужно привести в порядок!

А теперь давайте ответим на два вопроса:

1. Что изменится в компании, если систему не покупать?
2. Что будет, если купить систему без выстроенных бизнес-процессов?

Ответ на первый вопрос очевиден: не изменится ничего. А вот покупка СЭД без описанных регламентов — это и есть решение проблемы, потому что внедрению системы электронного документооборота предшествует описание, анализ или корректировка бизнес-процессов. Иными словами, появятся эти самые регламенты.

А как описать процессы, если никто в компании не представляет, как они должны быть выстроены? На помощь придет сама система. Например, СЭД Directum Lite умеет:

• собирать статистические данные, по которым можно обнаружить «узкое горлышко» и устранить эту проблему;
• адаптироваться под несовершенные процессы и потребности компании с помощью гибких настроек.

Мой совет

Чтобы система принесла гарантированный эффект, я советую в самом начале пути определиться — какого результата вы ждете от СЭД. Обязательно нужно проанализировать необходимые для внедрения системы ресурсы: специалисты, техника, документация.

Вот что еще потребуется от вас и ИТ-сотрудников или системных администраторов вашей компании:

• проанализировать текущие процессы;
• поставить цели перед СЭД (например, чтобы документы перестали теряться);
• создать заинтересованную в переменах рабочую группу;
• настроить систему под требования организации;
• провести обучение пользователей (базовый уровень);
• написать инструкции;
• анализировать происходящие изменения.

Вывод

Отсутствие описания бизнес-процессов — не повод отказаться от покупки СЭД, а, наоборот, причина ее внедрить. Цифровизация может навести в документообороте и связанных с ним процессах долгожданный порядок: разложить документы по цифровым «полочкам», упорядочить обработку входящей и исходящей корреспонденции, работу с договорами, организацию совещаний, ведение проектов, выдачу поручений, контроль исполнения, хранение информации.