Система управления проектами: для чего нужна каждой компании

Кто из родителей не выращивал лимонное дерево из косточки и не выпиливал скворечник для исследовательского проекта? Со школьной скамьи детей учат работать в команде и идти к результату, чтобы подготовить к решению задач в будущем. Проектная работа в мире взрослых помогает компаниям достигать бизнес-целей, будь то строительство дома, разработка продукта или предоставление какой-либо услуги. А вместо заботливого родителя здесь выступает система управления проектами.

Проект — это определенные действия для достижения какой-либо бизнес-задачи, ограниченные во времени. От обычного производственного процесса его отличает отсутствие рутинной непрерывной цикличной деятельности. Например, ежедневные продажи бытовой техники — это процесс, а открытие нового магазина — проект, у которого есть начало и конец.

При сегодняшней конкуренции между компаниями все чаще возникает необходимость создавать что-то уникальное, чтобы держаться на плаву и на слуху клиентов. И для воплощения каждой инициативы необходим план, для чего нужно умение управления проектами и вообще навык превращения задачи в проект. Контроль его стадий, согласование документов и прозрачное взаимодействие участников процесса — это то, что входит в управление проектами.

• Нужно разрабатывать проектную документацию с нуля;
• Сложно контролировать всех участников процесса, из-за чего нарушаются сроки выполнения задач;
• Тяжело запомнить ответственных и исполнителей, в результате договоренности забываются;
• Непонятно, на какой стадии работы и какова их трудоемкость.

Решение: управлять внутренними и внешними проектами в электронном виде. В этом поможет система управления проектами.

Что же такое информационная система управления проектами? Это совокупность цифровых инструментов, предназначенных для планирования, реализации и контроля проектов. В ней есть всё необходимое для эффективного распределения ресурсов и сокращения рисков ошибок.

Так, пользователи системы управления проектами Directum Projects смогли сократить сроки подготовки проектной документации в 4-6 раз, а решение рабочих вопросов ускорить на 30-40%. И это не все преимущества.

Управление проектами в электронном виде помогает:

• сэкономить время на создании документов благодаря готовым шаблонам;
• хранить все документы, касающиеся проекта, в одном месте;
• распределять права доступа между сотрудниками;
• отмечать исполнителей и ответственных, видеть занятость сотрудников на разных этапах;
• согласовывать документы и работы прямо в системе;
• отлеживать выполнение плана работ.

Импортонезависимость

Многие компании предпочитают не зависеть от западных продуктов и выбирают отечественные решения.

Интеграция с другими системами.

Сервисы смогут взаимодействовать друг с другом, чтобы сотрудникам не пришлось тратить ресурсы на перенос данных.

Техническая поддержка

Важно знать, куда обратиться с вопросом и быстро решить возникшие сложности. Кроме возможности использовать справочники и инструкции, должна поддерживаться постоянная связь со службой поддержки.

Кибербезопасность

Проверенный поставщик расскажет, какие способы защиты информации от утечки данных есть в его сервисе.

Мобильность

Возможность оставаться на связи не только с рабочего компьютера, но и с других устройств, создадут непрерывность процесса работы.

Понятный интерфейс

Сотрудники смогут оценить удобство работы быстрее, если работа в программе будет интуитивно понятной.

Полезные инструменты

Например, Диаграмма Ганта поможет настроить последовательность работ и распределить задачи между сотрудниками. А Дорожная карта — отслеживать текущее положение дел. Также для наглядности пригодятся виджеты, доски, тикеты, а для сохранения всей истории проекта — база знаний.

1. Directum Projects — эта система предлагает удобные инструменты для планирования и учета задач, объединяет процессы управления документооборотом и проектами, что делает работу команды прозрачнее.
2. ADVANTA — решение для управления проектами с многофункциональными возможностями анализа и отчетности. Включает в себя инструменты для оценки ресурсов и мониторинга выполнения задач в реальном времени.
3. GanttPRO — веб-приложение, в котором основное внимание уделяется визуализации сроков выполнения задач с помощью диаграмм Ганта. Понимание временных рамок и зависимостей между задачами становится наглядным.
4. 1С: Управление проектами — это система интегрированного управления, которая помогает контролировать все этапы проекта, включая бюджетирование, ресурсное обеспечение и учет.
5. WEEEK — современный инструмент для команд, который сосредоточен на гибкости и простоте использования. Облегчает общение и совместную работу над проектами.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех дела во многом зависит от его квалификации. Ему на помощь приходят системы принципов для ведения проектов.

Одна из моделей управления проектами — Аgile. Что это дает участникам работ? Agile предполагает разбивку большой задачи на подзадачи. Внутри каждой — серия работ и подведение промежуточных итогов. Процесс идет в тесном сотрудничестве с клиентом — на каждом этапе проходят новые согласования и обсуждения.

Кроме того, проектный менеджер должен хорошо разбираться в методологии Waterfall. Этот принцип наиболее подходит для проектов, в которых требования четко прописаны и не предполагают изменений. Это помогает избежать неясностей и свести к минимуму риски, связанные с изменениями требований в ходе работ.

Какой из методик придерживаться — зависит от характера проекта и его целей. А система управления проектами даст гарантию, что все детали будут учтены, а сроки завершения не нарушатся.