Благодаря системе электронного документооборота в строительной компании навели порядок в документах, сэкономили время, ресурсы и до 95% повысили исполнительскую дисциплину. С помощью инструментов СЭД сотрудников избавили от рутинной работы, а освободившиеся «рабочие руки» направили на более творческие задачи по развитию бизнеса.
Система электронного документооборота Directum Lite объединила документы и процессы четырех юридических лиц, принадлежащих «КМК-Строй Югра». К СЭД изначально подключились 25 пользователей, постепенно их количество выросло до 50, появились 2 администратора системы.
В первую очередь в компании автоматизировали самые проблемные этапы: в несколько раз ускорили согласование документов, уменьшили нагрузку на делопроизводителей, с помощью сервиса ЭДО упорядочили и ускорили договорную работу с контрагентами.
Благодаря цифровизации закупок ТМЦ в компании избавились от путаницы в счетах. Теперь каждый финансовый документ привязывается к определенному проекту. В папке проекта можно увидеть все связанные с ним договоры, счета, закрывающие документы, сертификаты и паспорта. На поиск необходимой информации уходит не более минуты.
Процесс закупки виден всем участникам и ответственным — от заявки на приобретение и проверки наличия товара на складе до оплаты и получения закрывающих документов.
Сейчас в строительной компании используют модули и решения: «Договоры», «Делопроизводство», «Проекты», «Финансовый архив», «Интеграция с Диадок», мобильные приложения для сотрудников и руководителей.
В числе последних в «КМК-Строй Югра» подключили «Совещания», благодаря чему по итогам встреч в компании формируются протоколы с принятыми решениями. Данные об исполнителях и сроках автоматически переносятся из протокола в поручения, а статус их исполнения прозрачно отслеживается в системе. До недавнего времени этот процесс был неконтролируемым, и исполнительская дисциплина не поднималась выше 60%. Сейчас этот показатель вырос до 95%.
Еще один успех цифровизации — 70 % документов подписываются электронно. В компании удалось избавиться от лишних расходов на бумагу, от рисков, связанных с несвоевременным подписанием и согласованием документов. В цифру переведена вся проектная деятельность, включая пока обязательные бумажные документы, которые после согласования и подписания оцифровываются.
«КМК-Строй Югра» — строительная компания. Основные направления деятельности — строительство, реконструкция, капитальный ремонт объектов нефтяных и газовых месторождений.
Directum — российская ИТ-компания, разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. ИТ-решения Directum отвечают требованиям импортонезависимости, обладают богатыми функциональными возможностями, подходят для стабильной работы десятков тысяч пользователей, отличаются надежностью и гибкостью.
