Реально ли внедрить ПО без затрат на услуги от вендора?

Небольшим компаниям без опыта внедрения часто нужна экспертная поддержка. С ходу бывает сложно оценить, во сколько этапов пройдет внедрение, как вовлечь сотрудников, зачем описывать текущие процессы в анкете, как принимать готовую систему...

Для таких случаев мы предлагаем своего руководителя проекта (РП), она же услуга «Управление работами при самостоятельном внедрении». Разберем этапы самостоятельного внедрения и за что платят компании, если выбирают развертывание ПО под наблюдением РП от вендора.

Что такое самостоятельное внедрение ПО?

Это вариант организации проекта, когда компания своими силами проводит сбор данных, установку и настройку продукта, обучает сотрудников. В этом случае заказчик должен хорошо понимать свои потребности. Самостоятельное внедрение дешевле, чем полное, итерационное или минимальное. Но в этом случае важно придерживаться плана и тесно взаимодействовать с командой внутри компании. Тогда внедрение будет максимально эффективным.

Самостоятельное внедрение с «бонусом».

А если компания хочет внедрить бизнес-систему самостоятельно, но нужна экспертная поддержка? На помощь приходит услуга «Управление работами при самостоятельном внедрении».

С этой услугой внедрение ПО будет проходить под контролем опытного руководителя проектов от вендора. Он составит план-график, организует обучение пользователей и будет руководить процессом. Так можно избежать дополнительных затрат на внедрение, а шансы на успешное завершение проекта будут выше благодаря качественной подготовке и коммуникации. «Бонус» предоставляется на 3 месяца.

Пример: в компании внедрили ПО совместно с РП от вендора (с услугой «Управление работами при самостоятельном внедрении») за 20 рабочих дней (не учитывая опытно-промышленную эксплуатацию)!

Таблица: реальные сроки при самостоятельном внедрении с руководителем проекта от вендора

Параллельно шел проект другой организации, где внедрение «зависло» на более чем 4 недели на заполнении анкеты первичной настройки (а это еще только первый этап).

Как проходит самостоятельное внедрение с РП от вендора?

1. Анализ требований компании

Перед началом работ определяются цели и ожидания. Детально исследуются бизнес-процессы компании, изучается текущее состояние инфраструктуры и определяются необходимые изменения для успешной интеграции нового ПО.

С РП от вендора:

Опираясь на опыт внедрений, руководитель подскажет, как быстрее собрать необходимую аналитику, данные, и выставит приоритеты, исходя из полученной информации.

Без РП:

Компания самостоятельно собирает данные, проверяет соответствие типовых требований аппаратного оборудования, просчитывает риски.

2. Планирование проекта

На этом этапе разрабатывается подробный план внедрения. Он включает сроки, распределение человеческих ресурсов и бюджета. Также формируется команда (специалисты техподдержки и консультанты сопровождения со стороны вендора), назначаются ответственные сотрудники за каждый этап плана, и определяются критерии успешности проекта.

С РП от вендора:

РП от вендора проведет анализ вводных данных: оценит подготовительные работы по готовности настройки интеграций, установки системы, учтет в плане праздничные и выходные дни, подсветит риски. На основе этого составит дорожную карту и согласует с клиентом.

Без РП:

Сроки внедрения могут сдвинуться, и достижением будет, если на внедрение уйдет до двух месяцев, а не полгода. РП оперирует своим опытом и умеет управлять ситуациями, которые кажутся безнадежными.

3. Установка и настройка системы

Проводится тестирование всех модулей программы, устраняются выявленные ошибки и дорабатываются настройки под требования бизнеса.

С РП от вендора:

РП подробно анализирует данные, которые нужны для установки и настройки системы, проверяет наличие УКЭП, соответствие типовых требований для установки системы, наличие АПИ, необходимый для настройки интеграций, организует услуги по установке и настройке. Он еженедельно проводит промежуточные статусы, собирает вопросы и отрабатывает расхождения и пожелания.

Без РП:

Все этапы контролирует закрепленный менеджер по сопровождению. Несмотря на свое желание помочь, он не может оперативно и в полной мере обеспечить высший уровень сервиса в связи с отсутствием узких компетенций.

4. Обучение пользователей

Организуется обучение пользователей основам работы с системой, по ее настройке и дальнейшему сопровождению, процесс контролирует специалист академии Directum.

С РП от вендора:

Руководитель проекта подскажет, какие должности к каким видам и форматам обучения подойдут, сформирует график обучения и проконтролирует своевременное присутствие слушателей на курсе.

Без РП:

Руководитель проекта со стороны заказчика самостоятельно определяет состав группы. Не всегда он бывает верным. Например, в группу по основам работы с системой нужно включить тех, кто будет проходить курсы по настройке и администрированию, и организовать сдачу тестирования по пройденному материалу. Если будут нестыковки, это может привести к сдвигу сроков внедрения.

5. Поддержка после запуска

Это заключительный этап, на котором наружу могут «вылезти» неточности в настройке, либо потребуется их корректировка.

С РП от вендора:

После завершения внедрения руководитель проекта продолжает консультировать компанию по эксплуатации решений, оперативно реагирует на возникающие проблемы и предлагает пути их устранения.

Без РП:

Если на данном этапе нет руководителя проекта от вендора, то заказчику самостоятельно требуется оформлять обращения в поддержку для прояснения ситуации. Обычно обработка обращений происходит от 2 до 4 часов. Это не сутки, но также может затянуть поиск ответов и решения.

Хотите прокачать навыки планирования, взаимодействия с командой и у вас есть время? Внедряйте самостоятельно. Нужен результат уже через пару месяцев? Выбирайте внедрение с сопровождением от вендора, где руководитель проекта будет контролировать ход внедрения.

Марина Доминова — менеджер по сопровождению клиентов среднего и малого бизнеса в компании Directum.