Выбор системы для автоматизации процессов и документооборота — это всегда продуманная предварительная подготовка. Нужно выяснить требования сотрудников компании к ПО, исследовать рынок. А еще обязательно спросить у разработчика или поставщика о возможности расширить функциональность и масштабировать систему в будущем, по мере развития компании. Но даже самая тщательная фильтрация предложений не гарантирует абсолютный результат, если систему не «потрогать» перед покупкой.
Почему нужна демонстрация системы?
Автомобиль вы тоже выбираете очень пристрастно. И даже если вас полностью устраивают его технические характеристики, внешний вид, стоимость и условия обслуживания, вы же все равно не покупаете его без тест-драйва? Так и с информационной системой, потому что только во время демонстрации вы и продавец можете быть на 100% уверены, что говорите, обсуждаете и выбираете именно то, что вам нужно, а не то, что вы имели ввиду, а продавец расшифровал это по-своему. В процессе демо проще понять, «закрывает» ли система все нужные задачи. Итак, что можно узнать и увидеть в процессе тест-драйва?
Как система работает на практике
Опишите продавцу процесс, который хотите цифровизировать, и он покажет его вам в деле по настроенному сценарию. Демонстрационные стенды Directum Lite наполнены постоянно обновляющимися виртуальными данными, поэтому с их помощью можно протестировать любой процесс из заложенной функциональности. Так вы сможете выяснить — все ли потребности учтены, достаточно ли для этого быстрого и бюджетного старта с базовой функциональности или нужно будет подождать и заказать индивидуальную доработку.
Насколько удобен пользовательский интерфейс
Попросите показать все кнопки и окна интерфейса, чтобы понять — будет ли комфортно работать в этой системе абсолютно каждому сотруднику компании, все ли понятно в ее внешнем виде. Если видите, что какие-то элементы могут оказаться сложными для ваших коллег, поинтересуйтесь у продавца возможностью упростить интерфейс. Например, в Directum Lite это можно сделать без привлечения разработчика — с помощью no-code, освоить который сможет администратор системы.
Чем система отличается от других предложений
Сравните систему с конкурентами. Обязательно озвучьте продавцу все моменты, которые понравились в других программах. Скорее всего, эти фичи есть и в демонстрируемой системе, просто спрятаны под другой кнопкой, и, возможно, более удобной. А если подобного функционала нет в текущей версии, то продавец предложит способ его реализовать.
Оценить возможности интеграции
Расскажите продавцу о программах, уже установленных в вашей компании, уточните, может ли система интегрироваться с ними, и попросите показать, как это будет выглядеть. Например, в Directum Lite легко настроить интеграцию с популярной в компаниях среднего и малого бизнеса 1С и операторами внешнего электронного документооборота «Диадок» и «Сбис». Если возможность «сотрудничества» разных систем не уточнить и не проверить заранее, потом придется заказывать отдельную модификацию или работать в разных ПО, поочередно открывая окна программ. А это — очень неудобно.
Узнать точную стоимость покупки
Просмотр системы поможет понять, какие дополнительные траты возможны при внедрении (на интеграции, дополнительные решения, настройку, консультации и т.д). Например, решение «Управление проектами» поможет автоматизировать проектную деятельность. Наиболее эффективно оно работает в тесной связке с решениями «Планирование проектов», «Портфели и программы» . Возможно, при выборе программы на это никто не обратил внимание, и была озвучена одна стоимость. А во время демонстрации вы оцените возможности других решений, и захотите их внедрить. Продавец продемонстрирует процесс и озвучит окончательную стоимость.
Вывод
Купить эффективную систему, а не кота в мешке — значит не просто приобрести ПО, которое на слуху или устроило по цене, а убедиться в том, что его технические характеристики действительно соответствуют вашим потребностям. А потому не стесняйтесь просить продавца показать систему в работе, задавайте много вопросов и озвучивайте даже самые незначительные детали вашего запроса.
