Хранение в цифровом архиве, или как не заблудиться в бумажном лабиринте

В современном мире с огромным количеством заключаемых договоров сложно представить себе, сколько бы понадобилось стеллажей и шкафов для их хранения в бумажном виде. Документы по одной тематике могут лежать на столе у разных сотрудников или даже находиться в разных помещениях. Чтобы найти нужный счет или договор, приходится бегать между кабинетами, а иногда стоять в пробках по пути в другой офис.

Или представьте: ваше сотрудничество с партнером давно закончено. Сотрудники, которые вели с ним дела, не работают в компании уже несколько лет. Документация тех времен давно не интересна. Но внезапно у налоговой возникли вопросы к договору. По закону вы обязаны предоставить все необходимые данные, но для начала их надо найти.

Наказания грозят организациям и должностным лицам, которые не соблюдают сроки хранения документов, то есть уничтожают архивные документы раньше утвержденных законом сроков. Неправильное хранение и непредставление первичных бухгалтерских документов грозит и более существенными финансовыми потерями.

На помощь приходит цифровизация. Подойти к ней можно с разных сторон. Например, можно переводить в электронный вид различные сферы работы: начать с финансовой отчетности, продолжить договорной документацией и так далее. Однако при таком подходе в конечном итоге в компаниях заводится целый «зоопарк» решений, каждое из которых решает узконаправленные задачи. Такое разнообразие приводит к дублированию и разрозненности данных.

Или же можно хранить весь архив в Directum Lite, который станет единой точкой доступа к документам для всех сотрудников. Разберем несколько инструментов системы, которые помогут быстро найти нужную информацию.

Гибкий поиск по всей системе

Важно не только то, как вы храните свои документы, но и как быстро в них ориентируетесь. Допустим, вам необходимо найти договор, но по одному названию поиск выдает много результатов, а нужного документа не видно. Без паники, в системе предусмотрен Расширенный поиск:

Чтобы быстро получить точный результат, можно заполнить критерии поиска. Например, указать автора, период создания документа, сотрудника, который обращался к документу, или период обращения:

Критерии можно дополнить или изменить в любой момент. Для этого в списке найденных объектов нажмите на ссылку Уточнить поиск и скорректируйте запрос:

А для тех, кто часто ищет объекты по одним и тем же критериям, можно закрепить результаты поиска и даже переименовать их для удобства, чтобы быстро обратиться к ним в будущем:

Связи между документами

Как нить Ариадны помогла выбраться из лабиринта Тесею, так и поиск в связанных документах может помочь выйти к нужному комплекту документов. Например, с договором можно связать все необходимое: приложения, дополнительные соглашения, акты и переписку по договору.

Фильтрация списков

Почти в каждой компании документы можно поделить на основные категории: договоры, доверенности, проекты, платежи и прочее. А если они уже сгруппированы, то искать становится в разы проще. В Directum Litе для этого есть реестры, там с помощью фильтра задаются параметры. Например, можно посмотреть список всех договоров, зарегистрированных в определенном журнале регистрации. Но есть еще один немаловажный момент: если у вас нет доступа к документу, то в списке его не будет.

Выгрузка документов для проверки

Если вы работаете с финансовыми документами, то рано или поздно в вашу дверь «постучится» она — ФНС. В Directum Lite сотрудники могут оперативно подготовиться к проверкам контролирующих органов. В этом поможет выборочная и массовая выгрузка документов. Например, можно привязывать все первичные учетные документы к соответствующему договору, задать критерии в специальной форме и в два клика скачать все документы в нужном формате.

Поиск финансово-хозяйственных документов

Искать финансовые документы удобнее всего с помощью специального поиска, критерии которого адаптированы под работу бухгалтера или сотрудника финансового отдела. Например, можно быстро найти все документы, выставленные по конкретному договору. Или проанализировать финансовые отношения с контрагентом за последний год:

Что дальше?

Серебряной пули не существует. Каким бы удобным и гибким не был поиск, он не принесет пользы, если сотрудники будут игнорировать решение и продолжат вести дела в бумажном виде. Необходимо подружить людей с системой, подсветить все преимущества нового подхода. Рассказать, что с единым цифровым архивом им не придется бегать целый день по этажам или разным офисам в поисках нужной бумажки и что никто не окажется на месте Марины из этого известного видео: