Как эффективно работать с документами и продолжать жить

Представьте, что вы приятным солнечным утром заходите в кабинет, а там на столе ждет стопка документов, которые нужно передать на подпись генеральному директору в другой офис. Затем включаете компьютер и погружаетесь в задачи, которые нужно сделать за 2 часа:

• принять документы у курьера от контрагента;
• разгрести 100500 писем на электронной почте, 50% из которых — спам;
• найти документы за прошлый год, передать в контролирующие органы;
• не забыть подышать;
• передать служебные записки на рассмотрение руководителю;
• повторить несколько раз.

Почувствовали себя белкой в колесе, прочитав список? А может быть узнали свой ежедневный план или распорядок дня коллег? Тогда эта статья придется кстати.

Ежедневно сотрудники в организациях сталкиваются с типичными проблемами: тратят много времени на обработку больших потоков входящей и исходящей корреспонденции, создание внутренних документов. При этом копится пул других задач, из-за которых приходится задерживаться в офисе сверхурочно. Всё это усложняется затяжным процессом согласования, подписания, исполнения. А уж если в ходе работы потеряются документы, а ты не успел сделать скан-копию…

В таком случае на помощь приходят системы для электронного документооборота. Рассмотрим на примере Directum Lite, как организовать работу с документами:

Занесение и регистрация документов за минуты

Быстрая обработка входящей документации — уже давно не фантастика. С помощью современных систем можно легко оцифровать документы, полученные по электронной почте или с курьером. Кроме этого, если документ поступает в Directum Lite от контрагента через сервисы обмена, то он загружается в систему автоматически. Затем регистрируется за пару кликов, а номер документа сразу указывается в нужном для компании формате. Вот пример окна регистрации:

При регистрации документа дата и номер присваиваются автоматически

При этом можно изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. В нашем примере регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.

Ошибки в нумерации документов допускать совсем не хочется. Поэтому после регистрации данные в карточке защищаются от изменений.

Проверка документа и выдача поручений

Весь жизненный цикл документа нужно держать под контролем. Вручную и в бумажном виде это довольно трудоемко, но можно автоматизировать процесс и облегчить себе жизнь.

В Directum Lite после регистрации входящий документ отправляется на рассмотрение. Руководитель может быстро ознакомиться с ним и принять решение:

• вынести резолюцию;
• принять к сведению;
• создать поручения и отправить на исполнение;
• переадресовать задание коллеге.

Это всё происходит в одном окне, не нужно переключаться между несколькими или, уж тем более, бегать по кабинетам с кипой бумажек. Документы можно открывать онлайн или в локальных редакторах, а также в режиме предпросмотра.

Задание на рассмотрение руководителем

Список задач руководителей, как правило, огромен. Чтобы упростить их работу, помощники могут создавать проекты резолюции и отправлять их на рассмотрение вместе с документом. При этом ассистент может сам выбрать предполагаемых исполнителей и определить сроки для выполнения поручений.

В задании на рассмотрение руководитель сразу видит объем работ по документу. Ему даже не нужно открывать и проверять каждое поручение, все отображено в карточке.

Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции», и поручения автоматически отправляются на исполнение

Кроме этого, при создании поручений можно назначить контролера, который принимает итоговые результаты от исполнителя. Руководитель может посмотреть выполненные задания сам или делегировать это другому сотруднику.

По вынесенной резолюции формируются поручения. Это может сделать руководитель или, если он загружен, его ассистент или помощник.

Ход работ можно мониторить с помощью удобных инструментов: списков поручений, наглядных виджетов и отчетов. При этом сам исполнитель поручений тоже может гибко подходить к своим планам. Если он не успевает выполнить задания, то есть решение: передать их другому сотруднику или запросить продление срока. По завершении работ система оповещает контролера и автора поручения.

Задание на исполнение поручения

Виджет о выполнении поручений

Отправка исходящих документов

При создании исходящих документов данные в них могут подставляться автоматически. Это удобно и быстро. В нашем примере так происходит, если использовать специальные шаблоны в Directum Lite.

Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование. Регламент в системе можно настроить индивидуально под каждую организацию.

Из Directum Lite документы легко отправить внешним адресатам в сервисы обмена, например Диадок или СБИС. Можно организовать обмен в несколько кликов, а значит обеспечить прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки документов. И проконтролировать их возврат, конечно же.

Совсем отказаться от бумажных документов не получится? Такой документооборот тоже можно оптимизировать. Например, есть возможность подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.

Карточка исходящего письма

Список рассылки

Лист рассылки с перечнем адресатов и их адресов

Работа с внутренними документами

В крупных организациях много работы происходит и с внутренними документами: приказами, распоряжениями, служебными записками и т.д. Чтобы не утонуть в таком количестве бумаги и не запутаться, куда, кому и когда нужно принести документ, в Directum Lite есть настроенные регламенты. Достаточно выбрать нужный, и система сама определит участников процесса и отправит им задания. После согласования документ, например приказ, подписывается руководителем или его заместителем. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно также прямо в системе.

После подписания система отправит документ на ознакомление в электронном виде нужным сотрудникам. Можно даже всей компании!

Также в системе легко:

• быстро сформировать и распечатать бланк для подписания в бумажном виде — составлять список сотрудников вручную уже не придется;
• сохранить список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
• проконтролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Если бумажные документы в компании принято выдавать на руки, то ответственный сотрудник всегда может отследить их местонахождение и проконтролировать возврат. Для этого есть специальный журнал:

Вернемся в типичное офисное утро делопроизводителя. В компании установили Directum Lite, а значит автоматизировали процессы. Вы приходите прекрасным солнечным утром, наливаете чашечку кофе, включаете компьютер и выполняете задачи:

• за несколько минут выполняете все задания на обработку документов от контрагентов;
• пара кликов, и документы для контролирующих органов подготовлены и выгружены;
• служебные записки отправлены руководителю на рассмотрение прямо в системе.

К обеду вы успеваете переделать много задач, а значит вечером вовремя пойдете домой.

Бесконечный поток исходящих, входящих и внутренних документов — это не утомительная рутина, как может показаться на первый взгляд. Правильный подход и цифровизация процессов значительно ускоряют и упрощают работу сотрудников, которые сталкиваются с задачами по документам каждый день. Directum Lite поможет в этом любой организации.