Регистрация документа — это присвоение ему номера и запись в журнал. Такая процедура позволяет:
- вести количественный учет документов по подразделениям. Для этого в регистрационный номер добавляется код подразделения автора документа;
- идентифицировать документы по направлениям деятельности. Для этого в регистрационный номер добавляются соответствующие индексы журналов регистрации.
Согласно правилам организации документы можно регистрировать или нумеровать:
- регистрация подтверждает факт создания, отправки или получения документа. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К ним относятся, например входящие и исходящие письма, приказы, договоры;
- нумерация позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат документы, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К ним относятся, например акты к договорам и дополнительные соглашения.
Регистрация в Directum Lite
В Directum Lite легко зарегистрировать документ прямо из его карточки. Для этого достаточно предварительно:
1
Настроить виды документов
Для каждого документа используется свой порядок согласования, утверждения и регистрации. Он зависит от назначения документа и направления деятельности организации. Для корректной работы с документами в системе настройте их виды. Например, для договора создайте виды «Договор покупки» и «Договор продажи».
2
Настроить журналы регистрации
Каждый вид документа принято регистрировать в отдельном журнале регистрации. При его настройке определяется тип журнала (для нумерации или регистрации документа), документопоток, группа регистрации и формат присваиваемого номера.
3
Создать настройку регистрации
В настройках регистрации задаются критерии, по которым для документа автоматически подбирается журнал регистрации в соответствии с реквизитами документа.
При создании и настройке журналов регистрации не забудьте:
- создать журналы регистрации для каждой группы регистрации, документопотока, вида документа;
- для каждого документопотока допускается выделить несколько журналов регистрации: по тематикам, вопросам переписки, направлениям деятельности. Например, для входящей корреспонденции выделяются журналы регистрации «Входящие письма из филиалов», «Входящие письма из головной организации», «Входящие письма из таможни»;
- выделить отдельные журналы для одного вида документа, при необходимости формировать регистрационный индекс по тематике документа. Например, есть вид документа «Приказ», регистрационный индекс приказа по личному составу содержит «ЛС», а приказа по основной деятельности — «ОРД».
Особенности регистрации в Directum Lite
Система Directum Lite позволяет настроить регистрацию документов под разные ситуации:
- один вид документа регистрируется в конкретном журнале регистрации
- несколько видов документов регистрируются в одном журнале регистрации
- один вид документа регистрируется в разных журналах регистрации
Один вид документа регистрируется в конкретном журнале
Например, чтобы настроить регистрацию приказов по основной деятельности в необходимый журнал:
- Создайте вид документа и журнал, в котором будут регистрироваться документы данного вида.
- Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные вид документа и журнал:
В результате при регистрации приказа автоматически подставляется необходимый журнал. Другой выбрать нельзя.
Несколько видов документов регистрируются в одном журнале
Например, чтобы настроить регистрацию договоров аренды и закупки в один журнал:
- Создайте виды документов и журнал, в котором они будут регистрироваться.
- Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные виды документов и журнал:
В результате при регистрации договоров аренды и закупки автоматически подставляется необходимый журнал. Другой выбрать нельзя.
Один вид документа регистрируется в разных журналах
Например, в отделе кадров приказ по личному составу регистрируется в журналах:
- приказов о предоставлении отпусков;
- приказов о командировках работников;
- приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
Создайте вид документа и необходимые журналы, в которых будут регистрироваться документы данного вида. При этом не создавайте настройку регистрации.
В результате при регистрации документа журнал можно выбрать вручную.
Может показаться, что регистрация документов не так важна и без нее экономятся средства и время. Но она существенно облегчает работу в компании, ведь благодаря ей обеспечивается учет, контроль, поиск, отслеживание местонахождения документов и, самое главное, действительность документов.
