Демостенд
31 мая 2024
Статьи

Как быстро зарегистрировать документы в системе

Регистрация документа — это присвоение ему номера и запись в журнал. Такая процедура позволяет:

  • вести количественный учет документов по подразделениям. Для этого в регистрационный номер добавляется код подразделения автора документа;
  • идентифицировать документы по направлениям деятельности. Для этого в регистрационный номер добавляются соответствующие индексы журналов регистрации.

Согласно правилам организации документы можно регистрировать или нумеровать:

  • регистрация подтверждает факт создания, отправки или получения документа. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К ним относятся, например входящие и исходящие письма, приказы, договоры;
  • нумерация позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат документы, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К ним относятся, например акты к договорам и дополнительные соглашения.

Регистрация в Directum Lite

В Directum Lite легко зарегистрировать документ прямо из его карточки. Для этого достаточно предварительно:

1

Настроить виды документов

Для каждого документа используется свой порядок согласования, утверждения и регистрации. Он зависит от назначения документа и направления деятельности организации. Для корректной работы с документами в системе настройте их виды. Например, для договора создайте виды «Договор покупки» и «Договор продажи».

2

Настроить журналы регистрации

Каждый вид документа принято регистрировать в отдельном журнале регистрации. При его настройке определяется тип журнала (для нумерации или регистрации документа), документопоток, группа регистрации и формат присваиваемого номера.

3

Создать настройку регистрации

В настройках регистрации задаются критерии, по которым для документа автоматически подбирается журнал регистрации в соответствии с реквизитами документа.

При создании и настройке журналов регистрации не забудьте:

  • создать журналы регистрации для каждой группы регистрации, документопотока, вида документа;
  • для каждого документопотока допускается выделить несколько журналов регистрации: по тематикам, вопросам переписки, направлениям деятельности. Например, для входящей корреспонденции выделяются журналы регистрации «Входящие письма из филиалов», «Входящие письма из головной организации», «Входящие письма из таможни»;
  • выделить отдельные журналы для одного вида документа, при необходимости формировать регистрационный индекс по тематике документа. Например, есть вид документа «Приказ», регистрационный индекс приказа по личному составу содержит «ЛС», а приказа по основной деятельности — «ОРД».

Особенности регистрации в Directum Lite

Система Directum Lite позволяет настроить регистрацию документов под разные ситуации:

Один вид документа регистрируется в конкретном журнале

Например, чтобы настроить регистрацию приказов по основной деятельности в необходимый журнал:

  1. Создайте вид документа и журнал, в котором будут регистрироваться документы данного вида.
  2. Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные вид документа и журнал:

В результате при регистрации приказа автоматически подставляется необходимый журнал. Другой выбрать нельзя.

Несколько видов документов регистрируются в одном журнале

Например, чтобы настроить регистрацию договоров аренды и закупки в один журнал:

  1. Создайте виды документов и журнал, в котором они будут регистрироваться.
  2. Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные виды документов и журнал:

В результате при регистрации договоров аренды и закупки автоматически подставляется необходимый журнал. Другой выбрать нельзя.

Один вид документа регистрируется в разных журналах

Например, в отделе кадров приказ по личному составу регистрируется в журналах:

  • приказов о предоставлении отпусков;
  • приказов о командировках работников;
  • приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

Создайте вид документа и необходимые журналы, в которых будут регистрироваться документы данного вида. При этом не создавайте настройку регистрации.

В результате при регистрации документа журнал можно выбрать вручную.

Может показаться, что регистрация документов не так важна и без нее экономятся средства и время. Но она существенно облегчает работу в компании, ведь благодаря ей обеспечивается учет, контроль, поиск, отслеживание местонахождения документов и, самое главное, действительность документов.

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезна система Directum Lite для вашей компании!
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня.
Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
Отправить

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
Отправить