Как быстро зарегистрировать документы в системе

Регистрация документа — это присвоение ему номера и запись в журнал. Такая процедура позволяет:

• вести количественный учет документов по подразделениям. Для этого в регистрационный номер добавляется код подразделения автора документа;
• идентифицировать документы по направлениям деятельности. Для этого в регистрационный номер добавляются соответствующие индексы журналов регистрации.

Согласно правилам организации документы можно регистрировать или нумеровать:

• регистрация подтверждает факт создания, отправки или получения документа. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К ним относятся, например входящие и исходящие письма, приказы, договоры;
• нумерация позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат документы, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К ним относятся, например акты к договорам и дополнительные соглашения.

Регистрация в Directum Lite

В Directum Lite легко зарегистрировать документ прямо из его карточки. Для этого достаточно предварительно:

При создании и настройке журналов регистрации не забудьте:

• создать журналы регистрации для каждой группы регистрации, документопотока, вида документа;
• для каждого документопотока допускается выделить несколько журналов регистрации: по тематикам, вопросам переписки, направлениям деятельности. Например, для входящей корреспонденции выделяются журналы регистрации «Входящие письма из филиалов», «Входящие письма из головной организации», «Входящие письма из таможни»;
• выделить отдельные журналы для одного вида документа, при необходимости формировать регистрационный индекс по тематике документа. Например, есть вид документа «Приказ», регистрационный индекс приказа по личному составу содержит «ЛС», а приказа по основной деятельности — «ОРД».

Особенности регистрации в Directum Lite

Система Directum Lite позволяет настроить регистрацию документов под разные ситуации:

• один вид документа регистрируется в конкретном журнале регистрации
• несколько видов документов регистрируются в одном журнале регистрации
• один вид документа регистрируется в разных журналах регистрации

Один вид документа регистрируется в конкретном журнале

Например, чтобы настроить регистрацию приказов по основной деятельности в необходимый журнал:

1. Создайте вид документа и журнал, в котором будут регистрироваться документы данного вида.
2. Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные вид документа и журнал:

В результате при регистрации приказа автоматически подставляется необходимый журнал. Другой выбрать нельзя.

Несколько видов документов регистрируются в одном журнале

Например, чтобы настроить регистрацию договоров аренды и закупки в один журнал:

1. Создайте виды документов и журнал, в котором они будут регистрироваться.
2. Создайте настройку регистрации и укажите в ней созданные виды документов и журнал:

В результате при регистрации договоров аренды и закупки автоматически подставляется необходимый журнал. Другой выбрать нельзя.

Один вид документа регистрируется в разных журналах

Например, в отделе кадров приказ по личному составу регистрируется в журналах:

• приказов о предоставлении отпусков;
• приказов о командировках работников;
• приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

Создайте вид документа и необходимые журналы, в которых будут регистрироваться документы данного вида. При этом не создавайте настройку регистрации.

В результате при регистрации документа журнал можно выбрать вручную.

Может показаться, что регистрация документов не так важна и без нее экономятся средства и время. Но она существенно облегчает работу в компании, ведь благодаря ей обеспечивается учет, контроль, поиск, отслеживание местонахождения документов и, самое главное, действительность документов.