Электронные договоры: 10 самых востребованных функций среди бизнеса

Когда количество договоров переваливает за сотню, найти нужный методом пролистывания становится невозможно.

Решение «Договоры» в Directum Lite оснащено фильтрацией реестра. Вы можете мгновенно настроить выборку документов по многим параметрам, например:

• по видам — найдите договоры на куплю-продажу, аренду, лицензионные, договоры подряда и т. п.;
• по категориям — отфильтруйте входящие/исходящие, типовые/индивидуальные и т. п.;
• по отделам и ответственным — покажите договоры только юридического отдела или конкретного менеджера;
• по организации — даже если у вас несколько юрлиц в одном экземпляре системы, это не усложнит работу с договорами.

Пользователь может за пару кликов увидеть только те данные, которые нужны здесь и сейчас, и выгрузить отфильтрованный список в Excel-таблицу.

Работа над договором редко обходится без правок. Отправили юристу, потом контрагенту, затем внесли изменения по замечаниям… Как не запутаться в файлах?

Решение «Договоры» поддерживает версионность документов. Внутри одной карточки договора можно создавать множество редакций файла. Вся история изменений хранится централизованно и больше не будет разбросана по разным папкам «Готово 1 (финал)», «Готово 2 (окончательное)».

Возможность точечной настройки доступа позволяет скрывать промежуточные версии и делать их невидимыми для большинства сотрудников. В то же время администратор или юрист могут «копнуть глубже» и посмотреть историю правок.

Визуальное сравнение двух похожих договоров и поиск различий отнимает часы и грозит ошибками, особенно в таблицах или нумерациях пунктов.

В специальной поставке «Intelligence» со встроенным искусственным интеллектом реализована функция интеллектуального сравнения. ИИ подсвечивает различия цветом. Он анализирует тексты, понимает смысл изменений и показывает результат в удобном визуальном формате. Вы мгновенно увидите, где изменились суммы, добавились пункты об ответственности или исчезли важные условия.

Любой договор в реальной жизни обрастает «сопроводительной документацией»: это и дополнительные соглашения, и спецификации, и акты, и протоколы разногласий. Решение «Договоры» позволяет устанавливать связи между разными видами документов и не терять контекст сделки.

В интерфейсе это отображается в виде наглядного иерархического списка (дерева). Это дает целостную картину сделки: открыв основной документ, вы сразу видите пакет всех сопутствующих файлов.

Самое важное начинается после подписания договора: вовремя выставить счет, не пропустить дату оплаты, подготовить акт или отследить приближение срока создания доп.соглашения. Как не забыть о критически важных действиях в будущем?

В решении «Договоры» предусмотрена специальная вкладка «Контрольные точки». Это персональный таск-менеджер, привязанный к конкретному договору. Здесь вы можете ставить задачи себе или коллегам на будущее.

Вы заходите в карточку договора, открываете вкладку контрольных точек и создаете напоминание. Достаточно указать название задачи (например, «Выставить счет за апрель»), срок исполнения и примечания. В назначенный день или заранее ответственный сотрудник получит задачу.

Наши клиенты особенно активно используют этот инструмент для контроля выставления счетов и своевременной подготовки закрывающих документов. Это превращает пассивное хранилище договоров в активный инструмент управления бизнес-процессами.

Каждая компания согласует договоры по-своему. Где-то достаточно визы юриста и подписи директора, а где-то документ должен пройти через финансовый контроль, службу безопасности, отдел закупок и только потом попасть к руководителю.

В Directum Lite есть no-code-инструменты для построения процессов согласования. Администратор системы без навыков программирования может «нарисовать» цепочку согласования любой сложности.

Хотите последовательное согласование? Пожалуйста. Нужно параллельное? Легко. Требуется сложная логика с разветвлениями по условиям (если сумма договора больше миллиона, добавляем финдиректора, если нет — пропускаем)? Это тоже реализуется перетаскиванием блоков на схеме.

Систему можно настроить так, чтобы она автоматически подставляла нужного согласующего в зависимости от вида договора. Например, найти руководителя отдела, инициатора или юриста, закрепленного за конкретным юрлицом.

Когда на согласование поступает договор, в котором не заполнена сумма, не прописаны контрагент или срок действия — приходится тратить время на переписку и доработки.

Решение закрывает эту проблему с помощью настройки обязательных полей: если инициатор не заполнил важные данные, система не даст ему отправить договор по маршруту и даже сохранить карточку. В результате на согласование приходят только полностью укомплектованные карточки.

Не все сотрудники должны иметь доступ к конфиденциальной информации в договоре. Финансовые показатели должны видеть только сотрудники бухгалтерии, а юридический отдел — все поля карточки и все ее вкладки.

В решении «Договоры» для каждой роли и должности пользователей можно настроить индивидуальный вид карточки договора. Показывать нужные поля определенным сотрудникам и скрывать всё лишнее.

Стандартный список всех договоров подряд — это удобно, но для повседневных задач часто требуются более строгие инструменты контроля. В Directum Lite реализовано два отдельных реестра, которые клиенты называют «палочками-выручалочками» в операционной работе.

Юристы и руководители компаний нередко сталкиваются с ситуацией, когда договор, который считался действующим, на самом деле истек месяц назад. Результат — нелегитимные отношения с контрагентом, проблемы с налоговой, спорные моменты в суде.

В специальный реестр «Договоры на завершении» автоматически попадают все договоры и дополнительные соглашения, у которых скоро истечет срок действия. Здесь можно мгновенно увидеть список документов, требующих решения: пора готовить пролонгацию, заключать новый договор или официально аннулировать старый.

Отправили договор контрагенту на подпись — и всё забыли. Подписан ли? Кто ответственный за возврат? Когда ждать оригинал?

В реестр «Документы у контрагентов» переносятся документы, которые успешно прошли внутренний процесс согласования в вашей компании и готовы на отправку контрагенту.

В реестре отображается:

• кто именно из сотрудников ответственен за возврат подписанного экземпляра;
• когда документ был отправлен и когда (по плану) должен вернуться обратно подписанным;
• как долго документ уже находится у контрагента.