Выбор СЭД для среднего и малого бизнеса (СМБ) — это поиск баланса между функциональными возможностями и доступностью. Программы должно быть достаточно для покрытия текущих задач с небольшим заделом на будущее. При этом слишком сложная система потребует ИТ-специалистов и месяцев внедрения, чего хотелось бы избежать.
В этом материале сравниваем 2 популярных СЭД-решения для СМБ: 1С:Документооборот и Directum Lite. Разберем, для каких целей подходят программы, чем они различаются и кому больше подойдет каждая из них.
Какие задачи решают 1С:Документооборот и Directum Lite
Основные цели СЭД 1С:Документооборот
Это система, построенная на платформе 1С:Предприятие. Её главное преимущество в глубокой интеграции с учетным контуром компании.
Основные задачи, которые решает программа:
- Учет документов в единой базе. Регистрация, нумерация и контроль версий.
- Согласование и утверждение договоров, заявок, служебных записок по маршрутам.
- Контроль исполнительской дисциплины. Отслеживание статусов по задачам и поручениям, учет сроков.
Основные цели Directum Lite
Это облегченная версия ECM-системы Directum СЭД+. Решение создано специально для ведения электронного документооборота малого и среднего бизнеса. Оно фокусируется на комплексной оптимизации процессов и повышении скорости работы.
Основные задачи, которые решает программа:
- Быстрый запуск документооборота. Работа с договорами, счетами, ведение делопроизводства, повестками и протоколами совещаний, создание и отправка поручений.
- Обмен с контрагентами. Интеграция с Диадок и СБИС позволяет отправлять документы партнерам и клиентам прямо из СЭД.
- Управление проектами и задачами. Организация рабочего процесса в классическом или гибридном подходе с помощью диаграмм Ганта, Agile-досок.
- Электронный архив. Хранение документов по всем нормам законодательства с соблюдением сроков.
- Кадровый ЭДО. Прием на работу, оформление отпусков и командировок без посещения офиса.
Сравнение возможностей СЭД
1С:Документооборот имеет версии ПРОФ и КОРП. Первая ориентирована на сегмент СМБ, учреждения с простой организационной структурой. Именно о ней мы будем говорить при сравнении возможностей системы с Директум Лайт.
Интерфейс
1С:Документооборот в редакции 3.0 получил рабочий стол, виджеты и предпросмотр файлов. Несмотря на это, интерфейс выглядит устаревшим. Он понятен и знаком тем, кто имел дело с учетной системой этого вендора. Однако его нельзя назвать дружелюбным к современному пользователю.
Система документооборота 1С требует понимания учетной логики платформы. Каждое действие здесь открывает новую вкладку, а в задачу не получится даже добавить ссылку на документ.
Directum Lite делает ставку на интуитивность. В карточках документов и задачах только нужные вкладки и кнопки.
Их назначение следует из названий («выполнить», «предпросмотр», «история») и трактуется однозначно. Добиться нужного действия можно за 1–2 клика.
Мобильный доступ
СЭД 1С:Документооборот имеет мобильный клиент. Его функциональность ограничена по сравнению с десктопной версией. Здесь можно работать с почтой, календарем. Настроить маршрут согласования, отредактировать договор или сделать другое более сложное действие здесь не получится. Мобильный клиент ориентирован на ознакомление и утверждение. Полнофункционального приложения у системы нет.
Directum Lite предлагает мобильные приложения Directum Solo для руководителей и Directum Jazz для сотрудников. Они обеспечивают полноценную работу с документами и заданиями в системе. Их интерфейсы адаптированы под современные смартфоны и планшеты.
В Directum Jazz можно создавать документы, в том числе с камеры, отправлять их на согласование или вложением в задачу.
Directum Solo позволяет не только утверждать и подписывать документы, но и добавлять примечания, даже рукописные, а также выдавать поручения и контролировать исполнительскую дисциплину.
Искусственный интеллект
Система электронного документооборота 1С в последних версиях получила ИИ-функции. Программа умеет распознавать тип документа, извлекать нужные реквизиты и заполнять ими формы.
Есть функции распознавания речи. Текст письма или резолюции можно надиктовать ИИ-помощнику. Чат-бот поможет найти нужный документ. Также доступно создание событий (совещаний, встреч), исходя из информации в письме или другом документе.
Directum Lite использует ИИ для обработки документов и сокращения ручных операций. Генеративный искусственный интеллект подготовит текст письма, создаст черновик, саммари или аннотацию.
Он также может проверить содержание документа на соответствие внутренним стандартам и правилам. Это позволяет выявлять риски и избегать неточных формулировок, экономить время финансистов и юристов. По запросу пользователя ИИ найдет ответ на вопрос в базе знаний компании и покажет источник.
Стоимость и модель лицензирования
Базовая стоимость электронной поставки 1С:Документооборот ПРОФ — от 63 тыс. рублей. Дополнительно нужно будет заплатить за серверную лицензию. Если программа будет стоять не на одном компьютере, базовая стоимость поставки также увеличится.
Для облачного документооборота цена будет другой. Под это у вендора есть отдельные тарифы. Доступ к возможностям системы будет стоить ориентировочно от 2040 рублей.
Цена Directum Lite начинается от 4775 руб. в год за каждого пользователя. Стоимость также зависит от типа поставки, наличия собственного сервера для разворачивания системы. На старте можно подключить только нужные модули. Это будет дешевле. Добавить дополнительные функции можно по мере знакомства с программой и адаптации к ней.
Скорость запуска
Здесь нужно сразу отметить, что для малого бизнеса внедрение облачной СЭД без наращивания локальных серверов и другой инфраструктуры всегда выгоднее. Это быстрее, дешевле и почти не требует специальной подготовки.
Локальное разворачивание любой системы занимает от нескольких недель до полугода. Работать с 1С:Документооборот в облаке можно уже через несколько часов после выдачи доступов вендором. Однако полноценная настройка процессов обычно занимает 3–5 рабочих дней. Directum Lite поставляется как «коробка» с уже преднастроенными типовыми процессами и шаблонами. Запуск облачной версии занимает 1–2 дня.
Готовые сценарии работы
1С:Документооборот ПРОФ имеет готовые типовые настройки, которые можно использовать «как есть» или взять за основу. Базовая логика работы ориентирована на классическое делопроизводство, что подойдет не любой компании.
Встроенная типовая методика по учету и обработке договорной документации дополнена шаблонами типовых процессов. Исполнение, ознакомление, рассмотрение, согласование, утверждение и подписание запускаются по стандартным маршрутам. Они почти всегда требуют доработок.
Directum Lite поставляется с набором готовых инструментов, «заточенных» под конкретные задачи СМБ.Сюда входят решения для договорной работы, делопроизводства, обмена с контрагентами, проектов, совещаний и электронного архива. Эти сценарии уже собраны в виде блоков, их не нужно конструировать с нуля. При желании процессы легко доработать.
Настройка и кастомизация
1С:Документооборот сложно доработать без привлечения программиста, знакомого с особенностями платформы. Для изменения процессов, добавления условий или сложной кастомизации (например, нестандартных маршрутов) нужен специалист. В рамках платформы можно настроить дополнительные реквизиты, расширить состав видов документов.
Система Directum Lite изначально проектировалась так, чтобы ее можно было кастомизировать без участия разработчиков. Для этого здесь развиты механизмы low-code и no-code. Схемы процессов собираются из блоков, как конструктор, без программирования. Разберется любой пользователь.
С помощью инструмента no-code можно моделировать бизнес-процессы и задавать представления различных интерфейсов в специальном визуальном редакторе силами аналитиков, не прибегая к программированию. А для более сложных доработок есть low-code-среда, которая дает возможность адаптировать систему под сложные специализированные процессы и бизнес-логику.
Павел Бирюков,
директор по развитию бизнеса в ТЭК компании Directum
В последних обновлениях появился отдельный модуль для настройки процессов и интерфейса, где администратор может добавлять кнопки действий (drag-and-drop), настраивать видимость команд для пользователей, менять интерфейс без кода. Инструмент «Диалоги» позволяет настраивать всплывающие окна для сбора данных.
Базовые функции систем и потребности СМБ
1С:Документооборот ПРОФ поддерживает согласование по простым маршрутам, утверждение и контроль исполнения. Есть базовые возможности проектного учета и стандартное разграничение прав. Это решение удобно, когда количество участников документооборота не более 50 человек.
Directum Lite силен не только как СЭД. Он помогает выстраивать процессы, работать с документами, задачами, заявками, повестками совещаний в рамках одного интерфейса. Здесь можно настраивать маршрут согласования, отправлять на подписание, обмениваться с контрагентами, вести проектную работу и наполнять базу знаний. Это готовая «коробка», которую просто и быстро внедрить. Дополнительно можно подключить функции для ведения КЭДО, обработки сервисных заявок, архива.
«Коробка» — это быстрый способ получить лучший опыт, который мы как вендор уже собрали с сотен проектов.
Павел Бирюков,
директор по развитию бизнеса в ТЭК компании Directum
Решением будет удобно пользоваться компаниям с несколькими сотнями и тысячами сотрудников. Система подходит для организаций, где документы живут в движении, а не только в учете.
Таблица сравнения СЭД
| Критерий | 1С:Документооборот ПРОФ | Directum Lite |
|---|---|---|
| Фокус | Учет документов, договорная работа | Процессы, ЭДО, проекты, обмен с контрагентами |
| Целевая аудитория | Компании до 50 сотрудников | СМБ от 100 сотрудников |
| Скорость запуска | Требует настройки, от 3 дней в облаке | Быстрый старт, готовые сценарии, от 1 дня в облаке |
| No/low-code-настройка | Ограничена, требуется программист 1С | Развитая, процессы собираются из блоков, можно разобраться самостоятельно |
| Мобильные приложения | Нет, только мобильный клиент с ограниченным функционалом | Есть, Solo для руководителей и Jazz для сотрудников |
| Проектное управление | Базовое | Диаграмма Ганта, Agile-доски |
| ИИ-функции | Автозаполнение форм, чат-бот, голосовой ввод, создание событий | Создание документов, черновиков, аннотаций, вопросно-ответный поиск, нормоконтроль |
| Модель поставки | Облако по подписке или локальная | Облако по подписке или локальная |
| Стоимость | От 2040 руб./месяц за пользователя в облаке | От 4775 руб./год за пользователя в облаке |
Кому подходит программа СЭД от 1С, а кому Директум Лайт
Директум Лайт подойдет, если:
- Вы хотите запустить документооборот за дни, а не месяцы и не готовы нанимать ИТ-специалиста.
- Главная боль — согласование застревает, документы теряются в почте и мессенджерах.
- Нужен ЭДО с контрагентами без переключения между сервисами.
- В компании ведется проектная работа, нужно контролировать задачи, сроки, ответственных.
- Требуется одно решение для кадрового и договорного ЭДО, архива.
1С:Документооборот подойдет, если:
- Нужен строгий учет документов с регистрацией, номенклатурой дел и контролем версий.
- Вы готовы инвестировать в доработку системы и привлекать специалистов 1С для настройки.
- Штат — до 50 человек, оргструктура простая.
- У вас классическое типовое делопроизводство.
Выводы: что выбрать между 1С:Документооборот и Directum Lite
Оба продукта решают свои задачи и могут быть использованы как системы автоматизации документооборота для небольших компаний. При выборе нужно учитывать, для чего нужна программа.
1С:Документооборот ПРОФ — это, в первую очередь, учетная система для компаний с небольшим штатом. Directum Lite — это быстрый и гибкий процессный инструмент для СМБ. Его выбирают, когда важны готовые сценарии без ИТ-балласта.
Запросите демодоступ к Directum Lite, чтобы посмотреть на систему в деле и понять, подходит ли она вам. Тестирование на реальных задачах поможет сделать грамотный выбор.
