8 шагов к идеальному КЭДО: гайд по HR-цифровизации для среднего бизнеса

Кадровый документооборот — это не просто кипы бумаг и приказы о приемах на работу, увольнениях, отгулах, отпусках и переводах на другую должность. Это нервы и ресурсы ваших сотрудников, а, значит, деньги вашего бизнеса. Каждый потерянный трудовой договор, неподписанный ЛНА или ошибка в расчетном листке — грозят штрафами, судами и репутационными рисками. Но что, если 90% этих проблем можно решить одним внедрением специального ПО?

К примеру, вы просмотрели видеопрезентации или менеджер показал вам работу решений «КЭДО», «Отпуска» и «Прием на работу» на видеоконференции. Вы получили коммерческое предложение, где указана полная стоимость внедрения. Но из каких этапов оно состоит и что включено в установку функциональности для кадровых отделов?

Главная задача этого шага — подписание договора на предоставление подписки HR Pro на 12 месяцев и поставка вендором программного обеспечения клиенту.

Обращаю внимание, что в подписку уже включены:

• первая линия поддержки рабочей группы;
• новые версии системы;
• УНЭП сотрудникам;
• мобильное приложение HR Pro для работы в личном кабинете.

Кстати, благодаря приложению HR-процессы для сотрудников станут проще и быстрее, личный кабинет всегда под рукой, легко перейти к заданию из push-уведомления. Для входа используется PIN-код, поэтому личные данные надежно защищены.

В приложении можно стартовать заявления, согласовывать командировки, планировать отпуска, просматривать документы, и получать рассылки от компании.

Объединяем рабочие группы от заказчика и исполнителя, проводим организационную встречу и передаем план работ по внедрению. С нашей стороны — разработчика — будет большая команда: руководитель проекта, консультант, системный инженер. Со стороны заказчика должна быть сформирована рабочая группа до 10 человек: руководитель проекта, представители кадровой службы, технический специалист, ответственный за интеграцию с 1С: ЗУП, руководители подразделений при необходимости.

Есть два варианта поставки ПО: облачный и локальный. Отмечу: в облаке к цене системы добавляется стоимость нашего «железа» и обслуживание программы.

Если вы выберете локальную версию, то ко времени поставки вам нужно подготовить серверные мощности вашей компании. Технические требования к возможностям сервера мы подготовим и предоставим заранее.

На этом же этапе проводится подключение к провайдеру для получения сертификатов электронной подписи и настройка мобильного приложения.

При внедрении типовой функциональности HR Pro работы по настройке интеграция с учетной системой заказчика 1С: ЗУП 3.1 уже включены в стоимость внедрения.

Если у заказчика нетиповая 1С: ЗУП или другая учетная система, то мы проводим отдельную настройку ПО. Бывают ситуации, когда интеграция вообще не нужна, и специалисты компании сами вручную загружают в систему данные о сотрудниках своего предприятия и его оргструктуру.

Один из самых длительных этапов. На этом шаге мы:

• заносим в систему карточки организаций;
• настраиваем аутентификацию по паролю, права подписи для руководителей и HR-специалистов;
• устанавливаем открытые ключи сертификатов подписей;
• загружаем положения о КЭДО, соглашения об использовании информационной системы и шаблоны согласия на кадровый электронный документооборот;
• присваиваем сотрудникам компании специализированные HR-роли, настраиваем списки ознакомления, запускаем синхронизацию данных с 1С.

Изначально в типовую функциональность — «Lite» — включено 25 видов заявлений и 12 процессов согласования. Дополнительные возможности клиент по необходимости устанавливает самостоятельно.

В рамках «Standart» мы можем дополнительно настроить еще 10 видов документов и 2 варианта процесса согласования.

Наша задача — не только внедрить, но и обеспечить работу системы в соответствии с законодательством. Поэтому мы поддерживаем клиентов в вопросах методологии: консультируем и передаем готовые актуальные шаблоны ЛНА и после заполнения загружаем их в систему.

Необученные пользователи, по моему опыту, чаще саботируют внедрение системы. Поэтому очень важно в первую очередь научить пользоваться системой рабочую группу и администраторов. Для этого у нас разработаны специальные курсы.

«Основы работы в Directum HR Pro» изучают 2 сотрудника HR службы и 1 администратор. А курс «Настройка процессов и организационной структуры в Directum HR Pro» проходит 1 администратор.

Затем обучаем рабочую группу из десяти человек. Занятие длится до 2,5 часов, по окончании — выдаем запись лекции.

На этом этапе мы устраняем все возникающие ошибки, отрабатываем замечания клиента, проводим консультации рабочей группы.

Заключительный этап, на котором подводятся итоги внедрения HR Pro, заказчик передается в сопровождение, подписываются все акты.

Вы получаете решение, благодаря которому:

• больше не нужно тратить время на сбор подписей под бумажным кадровым документом, весь маршрут проходит в системе;
• не требуется личное присутствие в офисе для того, чтобы ознакомиться с документом или подписать его — все это легко делается удаленно;
• приказы из 1С: ЗУП создаются в электронном виде автоматически и сразу отправляются в HR Pro сотруднику.

Уверена, возможность работать с персоналом быстрее, эффективнее и экономить при этом ресурсы стоит того, чтобы сделать 8 шагов на пути к цифровизации HR-процессов и кадрового документооборота.