Внедрение СЭД: как бизнесу перейти на электронный документооборот без стресса

Если вы уверены, что внедрение системы электронного документооборота — это что-то из разряда подвигов Геракла, то эта статья для вас. У малого и среднего бизнеса сегодня есть все, чтобы переход в цифру был безболезненным: готовые решения на рынке программного обеспечения, накопленный опыт вендоров, законодательная база. Осталось разобраться, из чего состоит внедрение СЭД, и попутно развеять несколько мифов.

Как и для чего внедрять СЭД

Сначала разберемся с базовыми понятиями: СЭД и ЭДО.

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) подразумевает создание, согласование, подписание, отправку, хранение документов онлайн, без бумажных носителей. Кроме внутреннего, есть еще внешний ЭДО — обмен цифровыми документами с клиентами, заказчиками и другими контрагентами, а также госорганами.

Для выстраивания цифровых процессов управления документами понадобится специальная программа — система электронного документооборота (СЭД).

Какие задачи закрывает внедрение СЭД:

внутренний документооборот: создание документов по шаблонам, совместное редактирование, быстрый поиск и т. д.;
делопроизводство: регистрация документов, работа с корреспонденцией, выдача поручений;
контроль бизнес-процессов: согласование документов, постановка задач, управление работами команды с помощью agile-досок;
создание цифрового архива с удобным поиском и обеспечением юридической значимости документов;
оформление договоров в электронном виде, согласование, подписание;
внешний документооборот: интеграция с сервисами обмена с контрагентами.

Получается, что внедрение электронного документооборота — это только верхушка айсберга. С помощью СЭД можно запустить цифровизацию в разных направлениях, чтобы легко оформлять договоры, выставлять счета на оплату, контролировать загрузку сотрудников и многое другое.

Из чего состоит внедрение СЭД

Информация ниже пригодится вам, даже если в вашей компании пока не выбрали саму СЭД. Дело в том, что в процессе внедрения всплывают тонкости, которые лучше выяснить у разработчика (вендора) еще до поставки программы. Например, есть ли услуга по внедрению под ключ, какие есть инструменты для самостоятельной настройки (no-code, low-code), варианты и материалы для обучения сотрудников и т. д.

Подготовительный этап

Определите ответственных за внедрение документооборота, назначьте руководителя проекта, администратора и ведущих пользователей — они будут тестировать СЭД в числе первых, помогать в обучении других сотрудников. В идеале в эту группу нужно включить тех, кто действительно заинтересован в переходе на цифровые процессы и сможет донести их ценность до остальных пользователей.

«Оптимально, если ответственным за внедрение системы документооборота будет назначен штатный сотрудник, а не специалист на аутсорсе, — считает Марина Домина, менеджер по сопровождению и развитию текущих клиентов в компании Directum, — это человек, который погружен в бизнес-процессы компании, знает оргструктуру. Он в курсе всех сложностей и пожеланий пользователей к будущей программе. Выбирая ответственного за систему, не забывайте освобождать его от других задач, выделите время для освоения и настройки нового ПО».

Важная часть подготовки — анализ тех бизнес-процессов, которые организация переводит в цифру. Как правило, не по каждому документу бывает прописан отдельный регламент, поэтому на этом этапе администратор подключает коллег. Эта информация вносится в анкету первичной настройки, выданную вендором.

Рабочая группа создает план-график внедрения документооборота: с какого модуля сотрудники начнут осваивать систему, когда проводится обучение администратора и остальных пользователей. Составить поэтапный план-график вам поможет менеджер по сопровождению от компании-разработчика.

Внедрение системы документооборота

Администратор изучает документацию (справки, видео) к выбранным модулям, настраивает маршруты, запускает тестовые бизнес-процессы, задает уровни доступа, создает пользовательские аккаунты.

Если по какой-то причине компания не готова к самостоятельному внедрению СЭД, есть и другой вариант: купить услуги настройки у вендора

Обучение

Будущим пользователям нужно показать, как работать с системой. Лучше проводить обучение проводить после настройки СЭД, чтобы все знания сотрудники сразу могли применить на практике. Для демонстрации возможностей системы используйте любые доступные форматы: вебинары, демостенды, письменные инструкции. Удобно, если готовые учебные материалы и тесты к ним есть у вендора

5 мифов, которые тормозят внедрение системы документооборота

Если бы СЭД настраивалась по щелчку, то ее наверняка бы уже использовали 99% компаний. Однако переход в цифровую среду тормозят устаревшие представления о процессе внедрения. Пора их развеять. Рассмотрим самые вредные убеждения на примере Directum Lite — СЭД для малого и среднего бизнеса. Система представляет собой набор готовых решений, с помощью которых можно организовать электронный документооборот и прозрачные бизнес-процессы.

Миф 1. Внедрить нужно все решения сразу

На самом деле: подход «внедряем все, потом разберемся» — это лишние траты и дополнительная нагрузка на администратора. Выбирайте те модули, которые действительно приоритетны прямо сейчас, и внедряйте их. При этом в базовую функциональность Directum Lite уже входят решения для перевода в цифру внутренних документов, делопроизводства, договоров, управления процессами. Это блоки, с которых чаще всего малый бизнес начинает переход в цифру. А «Финансовый архив», «Совещания» и другие решения подключите, как только в них возникнет необходимость.

Миф 2. После внедрения администратор остается с СЭД один на один

На самом деле: специалисты Directum помогают клиентам на любых этапах работы с системой. Для тех, кто предпочитает самостоятельное погружение, есть понятные инструкции и руководства. Кроме того, всегда можно изучить практики других компаний и спросить совета — все это есть в сообществе Directum Club, где собран многолетний опыт работы с СЭД.

Миф 3. Сотрудники продолжат работать по старинке

На самом деле: переход на электронный документооборот закрепляется в компании официально, через приказ. Использование ЭДО становится обязательным для всех работников с даты, указанной в приказе.

Другой вопрос, насколько лояльно отнесутся сотрудники к нововведению. Но вряд ли они пойдут на саботаж, если руководители и ответственные за внедрение электронного документооборота в организации займут четкую позицию: теперь все задачи и документы принимаем только через СЭД.

Чтобы привлечь сотрудников на сторону цифровизации, можно провести демонстрацию в каждом отделе, показать понятный интерфейс, рассказать о том, как удобно получать задачи или отправлять документы через мобильное приложение.

С помощью мобильных приложений пользователи Directum Lite могут работать с документами и задачами со смартфонов или планшетов

Миф 4. Внедрение документооборота — это всегда долго

На самом деле: СЭД в облачной поставке можно настроить за неделю, поскольку не нужно заказывать и ждать серверное оборудование. Если провести тщательную подготовку к внедрению системы документооборота, прописать регламенты, выделить время на эту работу, то сама система разворачивается быстро. Интерфейс Directum Lite понятный и удобный в работе, поэтому разобраться в нем несложно.

С интуитивно понятным интерфейсом Directum вы не пропустите новую задачу или важный документ

Миф 5. Для внедрения СЭД нужен ИТ-специалист в штате

На самом деле: ответственным за настройку системы может быть любой специалист. Из опыта клиентов Directum Lite: администраторами выступают секретари, юристы, делопроизводители. Главное, чтобы сотрудник был знаком с основными бизнес-процессами компании. А вот знать какой-либо язык программирования не требуется, система настраивается с помощью визуальных элементов (no-code-настройка).

Развивающийся бизнес особенно заинтересован в том, чтобы с помощью одного сервиса закрыть максимум задач. Поэтому Directum Lite — это больше, чем система для внутреннего ЭДО. Вы можете использовать ее для постановки задач, ведения проектов, работы с договорами, обмена документами с контрагентами, проведения тендеров и т. д.

А специалисты Directum готовы взять на себя внедрение документооборота в цифре, настройку системы и обучение пользователей.

Наталья Шутова,
эксперт по цифровизации в сегменте СМБ компании Directum