Демостенд
22 марта 2024
Статьи

Электронный документооборот (ЭДО): создание цифровой среды компании

ЭДО — маст-хэв для компании любого масштаба. Руководитель даже небольшого ИП ощутит положительный эффект при отказе от бумажных документов. Сотрудники будут успевать больше, бюджет тратиться меньше, компании станет легче выстраивать отношения контрагентами и без проблем отчитываться перед контролирующими органами.

ЭДО — что это такое и зачем?

Электронный документооборот — это подход к данным, при котором вместо бумажных носителей компания использует цифровые. Документы создаются, согласовываются, подписываются, хранятся в электронном формате и не имеют бумажных «оригиналов».

Оригиналом является сам цифровой документ, заверенный электронной подписью (ЭП), а потому имеющий полную юридическую силу. Перевести в цифровой формат можно договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, приказы — практически любые документы.

Такой способ обращения с данными выгоден и удобен по многим причинам:

  • Прозрачные процессы. Движение электронного документа легко отследить в специальной системе. Он не «застрянет» у кого-нибудь на руках, не потеряется в стопке бумаг на столе, с ним не надо ходить по кабинетам, собирая подписи.
  • Экономия средств. При переходе на ЭДО компания меньше тратит на бумагу, обслуживание принтера, курьерскую и почтовую доставку, аренду дополнительных офисных площадей под архив.
  • Экономия времени. Электронные документы легко подписывать даже удаленным сотрудникам, руководитель может рассмотреть и заверить их из командировки, не приходится ждать, пока участник цепочки согласования выйдет с больничного или из отпуска. Сам же обмен документами с клиентами, партнерами и поставщиками занимает считанные минуты.
  • Конфиденциальность и надежность. Бумажный документ легче подделать, а информацию с него может прочесть случайный сотрудник или посетитель офиса. Настройки доступа к электронному документу в системе и использование ЭП исключают такие риски.

Единственная трудность — выбрать специальное программное обеспечение, которое нужно для перехода на ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД)

Этот вид ПО нужен для создания, согласования, подписания, распространения и хранения электронных документов. К ним относятся:

  • заявления;
  • служебные записки;
  • приказы;
  • инструкции;
  • повестки и протоколы совещаний;
  • уставы;
  • техдокументация;
  • инструкции
  • и другие.
Электронный документооборот (ЭДО)

Выбор действия с документом в СЭД Directum Lite

Система электронного документооборота помогает бизнесу сократить количество рутинных операций и ускорить процессы. Самое главное — всегда можно отследить, кто ознакомился с содержанием, внес правки, какая версия актуальная, заверен ли итоговый вариант электронной подписью руководителя. Вместе с документами в цифровой вид автоматически переводятся и связанные с ними процессы. В системе сотрудники могут отправлять друг другу задачи и отслеживать их выполнение.

Также современные СЭД могут иметь дополнительные решения, например:

  • управление проектами;
  • финансовый архив;
  • организация совещаний.

Сервисы для электронного документооборота (ЭДО)

Второй продукт, который необходим компании, чтобы снизить количество бумаги, — это сервисы ЭДО. Часто сервисы и СЭД стоят рядом в результатах выдачи поисковых систем, но о у них разные функции.

Сервисы ЭДО — это программы для передачи информации по защищенными каналами связи. Их используют для внешнего документооборота, то есть пересылки контрагентам:

  • договоров;
  • счетов;
  • актов приемки-сдачи работ;
  • накладных;
  • информационных писем;
  • протоколов разногласий;
  • и других.

Главная задача сервисов ЭДО — обеспечить юридическую значимость передаваемых электронных документов. Также в программе можно отслеживать срок действия ЭП, соответствие дат, внесенные контрагентом изменения. В результате сотрудникам не приходится отправлять бумажные оригиналы по почте или курьером, ждать возврата своего экземпляра. Весь процесс происходит в несколько кликов, занимает минуты и обеспечивает порядок в работе с документами.

Электронный документооборот (ЭДО)

Метка о подписании документа, переданного через сервис Контур.Диадок

Перечень операторов ЭДО — компаний, которые предоставляют доступ к сервису — можно посмотреть на сайте ФНС.

Тандем СЭД и сервиса ЭДО

Эти два вида ПО отвечают за разные этапы работы с электронными документами: в СЭД они создаются, согласуются, подписываются и, если это необходимо, через сервис ЭДО передаются другой стороне.

СЭД и сервисы ЭДО вместе составляют единое информационное пространство компании. Вопрос только в том, как они «ладят» между собой. Если не настроить интеграцию, то сотрудникам придется экспортировать и загружать документы из одной системы в другую и обратно. Это будет отнимать время и провоцировать путаницу.

Идеально, если разработчики системы электронного документооборота изначально предусмотрели готовые коннекторы к продуктам самых популярных операторов — СБИС и Диадок. Это дает возможность без дополнительных часов разработки настроить бесшовный процесс и получить все выгоды безбумажного офиса.

 

Переход на электронный документооборот — ключевой шаг в развитии компании. Он помогает повысить эффективность работы сотрудников и сделать процессы прозрачными.

Чтобы не ошибиться с выбором ПО для ваших потребностей, составьте список документов, которые хотелось бы перевести в электронный вид, а затем сформулируйте важные для вас требования к системе. Например, удобство использования, готовность «из коробки», масштабируемость, возможность со временем расширить набор функций.

Алина Рожина
руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезна система Directum Lite для вашей компании!
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня.
Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
Отправить

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
Отправить