Электронный документооборот (ЭДО): создание цифровой среды компании

ЭДО — маст-хэв для компании любого масштаба. Руководитель даже небольшого ИП ощутит положительный эффект при отказе от бумажных документов. Сотрудники будут успевать больше, бюджет тратиться меньше, компании станет легче выстраивать отношения контрагентами и без проблем отчитываться перед контролирующими органами.

ЭДО — что это такое и зачем?

Оригиналом является сам цифровой документ, заверенный электронной подписью (ЭП), а потому имеющий полную юридическую силу. Перевести в цифровой формат можно договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, приказы — практически любые документы.

Такой способ обращения с данными выгоден и удобен по многим причинам:

• Прозрачные процессы. Движение электронного документа легко отследить в специальной системе. Он не «застрянет» у кого-нибудь на руках, не потеряется в стопке бумаг на столе, с ним не надо ходить по кабинетам, собирая подписи.
• Экономия средств. При переходе на ЭДО компания меньше тратит на бумагу, обслуживание принтера, курьерскую и почтовую доставку, аренду дополнительных офисных площадей под архив.
• Экономия времени. Электронные документы легко подписывать даже удаленным сотрудникам, руководитель может рассмотреть и заверить их из командировки, не приходится ждать, пока участник цепочки согласования выйдет с больничного или из отпуска. Сам же обмен документами с клиентами, партнерами и поставщиками занимает считанные минуты.
• Конфиденциальность и надежность. Бумажный документ легче подделать, а информацию с него может прочесть случайный сотрудник или посетитель офиса. Настройки доступа к электронному документу в системе и использование ЭП исключают такие риски.

Единственная трудность — выбрать специальное программное обеспечение, которое нужно для перехода на ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД)

Этот вид ПО нужен для создания, согласования, подписания, распространения и хранения электронных документов. К ним относятся:

• заявления;
• служебные записки;
• приказы;
• инструкции;
• повестки и протоколы совещаний;
• уставы;
• техдокументация;
• инструкции
• и другие.

Выбор действия с документом в СЭД Directum Lite

Система электронного документооборота помогает бизнесу сократить количество рутинных операций и ускорить процессы. Самое главное — всегда можно отследить, кто ознакомился с содержанием, внес правки, какая версия актуальная, заверен ли итоговый вариант электронной подписью руководителя. Вместе с документами в цифровой вид автоматически переводятся и связанные с ними процессы. В системе сотрудники могут отправлять друг другу задачи и отслеживать их выполнение.

Также современные СЭД могут иметь дополнительные решения, например:

• управление проектами;
• финансовый архив;
• организация совещаний.

Сервисы для электронного документооборота (ЭДО)

Второй продукт, который необходим компании, чтобы снизить количество бумаги, — это сервисы ЭДО. Часто сервисы и СЭД стоят рядом в результатах выдачи поисковых систем, но о у них разные функции.

Сервисы ЭДО — это программы для передачи информации по защищенными каналами связи. Их используют для внешнего документооборота, то есть пересылки контрагентам:

• договоров;
• счетов;
• актов приемки-сдачи работ;
• накладных;
• информационных писем;
• протоколов разногласий;
• и других.

Главная задача сервисов ЭДО — обеспечить юридическую значимость передаваемых электронных документов. Также в программе можно отслеживать срок действия ЭП, соответствие дат, внесенные контрагентом изменения. В результате сотрудникам не приходится отправлять бумажные оригиналы по почте или курьером, ждать возврата своего экземпляра. Весь процесс происходит в несколько кликов, занимает минуты и обеспечивает порядок в работе с документами.

Метка о подписании документа, переданного через сервис Контур.Диадок

Перечень операторов ЭДО — компаний, которые предоставляют доступ к сервису — можно посмотреть на сайте ФНС.

Тандем СЭД и сервиса ЭДО

Эти два вида ПО отвечают за разные этапы работы с электронными документами: в СЭД они создаются, согласуются, подписываются и, если это необходимо, через сервис ЭДО передаются другой стороне.

СЭД и сервисы ЭДО вместе составляют единое информационное пространство компании. Вопрос только в том, как они «ладят» между собой. Если не настроить интеграцию, то сотрудникам придется экспортировать и загружать документы из одной системы в другую и обратно. Это будет отнимать время и провоцировать путаницу.

Идеально, если разработчики системы электронного документооборота изначально предусмотрели готовые коннекторы к продуктам самых популярных операторов — СБИС и Диадок. Это дает возможность без дополнительных часов разработки настроить бесшовный процесс и получить все выгоды безбумажного офиса.

Переход на электронный документооборот — ключевой шаг в развитии компании. Он помогает повысить эффективность работы сотрудников и сделать процессы прозрачными.

Чтобы не ошибиться с выбором ПО для ваших потребностей, составьте список документов, которые хотелось бы перевести в электронный вид, а затем сформулируйте важные для вас требования к системе. Например, удобство использования, готовность «из коробки», масштабируемость, возможность со временем расширить набор функций.

Алина Рожина,
Руководитель проектов развития бизнеса