Электронный документооборот (ЭДО): создание цифровой среды компании

ЭДО — необходимый инструмент для компании любого масштаба. Руководитель даже небольшого ИП ощутит положительный эффект при отказе от бумажных документов. Сотрудники будут успевать больше, бюджет тратиться меньше, компании станет легче выстраивать отношения контрагентами и без проблем отчитываться перед контролирующими органами.

Электронный документооборот — что это такое и зачем он нужен?

Оригиналом является сам цифровой документ, заверенный электронной подписью (ЭП), а потому имеющий полную юридическую силу. Перевести в цифровой формат можно договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, приказы — практически любые документы.

Такой способ обращения с данными выгоден и удобен по многим причинам:

• Прозрачные процессы. Движение электронного документа легко отследить в специальной системе. Он не «застрянет» у кого-нибудь на руках, не потеряется в стопке бумаг на столе, с ним не надо ходить по кабинетам, собирая подписи.
• Экономия средств. При переходе на ЭДО компания меньше тратит на бумагу, обслуживание принтера, курьерскую и почтовую доставку, аренду дополнительных офисных площадей под архив.
• Экономия времени. Электронные документы легко подписывать даже удаленным сотрудникам, руководитель может рассмотреть и заверить их из командировки, не приходится ждать, пока участник цепочки согласования выйдет с больничного или из отпуска. Сам же обмен документами с клиентами, партнерами и поставщиками занимает считанные минуты.
• Конфиденциальность и надежность. Бумажный документ легче подделать, а информацию с него может прочесть случайный сотрудник или посетитель офиса. Настройки доступа к электронному документу в системе и использование ЭП исключают такие риски.

Единственная трудность — выбрать специальное программное обеспечение (ПО), которое нужно для перехода на ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД)

Этот вид ПО нужен для обеспечения внутреннего документооборота — создания, согласования, подписания и хранения электронных документов, а также обмена ими внутри подразделений одной организации.

К документам, участвующим во внутреннем документообороте организаций, относятся:

• заявления;
• служебные записки;
• приказы;
• инструкции;
• повестки и протоколы совещаний;
• уставы;
• техдокументация;
• инструкции
• и другие.

Система электронного документооборота помогает бизнесу сократить количество рутинных операций и ускорить процессы. Самое главное — всегда можно отследить, кто ознакомился с содержанием, внес правки, какая версия актуальная, заверен ли итоговый вариант электронной подписью руководителя. Вместе с документами в цифровой вид автоматически переводятся и связанные с ними процессы. В системе сотрудники могут отправлять друг другу задачи и отслеживать их выполнение.

Также современные СЭД могут иметь дополнительные решения, например:

• управление проектами;
• финансовый архив;
• организация совещаний.

Сервисы для электронного документооборота (ЭДО)

Второй продукт, который необходим компании, чтобы снизить количество бумаги, — это сервисы ЭДО. Часто сервисы и СЭД стоят рядом в результатах выдачи поисковых систем, но о у них разные функции.

Сервисы ЭДО — это программы для передачи информации по защищенными каналами связи. Их используют для внешнего документооборота, то есть пересылки контрагентам:

• договоров;
• счетов;
• актов приемки-сдачи работ;
• накладных;
• информационных писем;
• протоколов разногласий;
• и других.

Главная задача сервисов ЭДО — обеспечить юридическую значимость передаваемых электронных документов. Также в программе можно отслеживать срок действия ЭП, соответствие дат, внесенные контрагентом изменения. В результате сотрудникам не приходится отправлять бумажные оригиналы по почте или курьером, ждать возврата своего экземпляра. Весь процесс происходит в несколько кликов, занимает минуты и обеспечивает порядок в работе с документами.

Перечень операторов ЭДО — компаний, которые предоставляют доступ к сервису — можно посмотреть на сайте ФНС.

Тандем СЭД и сервиса ЭДО

Эти два вида программного обеспечения отвечают за разные этапы работы с электронными документами: в СЭД они создаются, согласуются, подписываются и, если это необходимо, через сервис ЭДО передаются другой стороне.

СЭД и сервисы ЭДО вместе составляют единое информационное пространство компании. Вопрос только в том, как они «ладят» между собой. Если не настроить интеграцию, то сотрудникам придется экспортировать и загружать документы из одной системы в другую и обратно. Это будет отнимать время и провоцировать путаницу.

Идеально, если разработчики системы электронного документооборота изначально предусмотрели готовые коннекторы к продуктам самых популярных операторов — СБИС и Диадок. Это дает возможность без дополнительных часов разработки настроить бесшовный процесс и получить все выгоды безбумажного офиса.