Небольшой бизнес — всегда вызов: ограниченные ресурсы, многозадачность и постоянная борьба за результат. В таких условиях системы для КЭДО (кадрового электронного документооборота) и HR-процессов воспринимаются как лишняя трата денег, что-то «на вырост». Но действительно ли цифровые инструменты — привилегия больших компаний? Или же использовать современные решения для работы с кадрами — это база? Давайте разберемся.
Кому нужен КЭДО
Электронный обмен кадровыми документами — удобный и легальный инструмент, если нужно сэкономить время при работе с большим количеством людей внутри компании. Например, с помощью КЭДО кадровый специалист в пару кликов отправляет на подписание всему штату новые нормативные акты, сотрудники дистанционно подают заявления на отпуск, а не тратят время на оформление бумаг в кабинете кадровика. Но полезна технология не только в тех случаях, когда объем штата превышает количество рабочих мест в одном офисе.
Тем, кто стабильно расширяется
Чем быстрее организация растет, тем раньше нужно задумываться об использовании КЭДО. С развитием компании увеличивается документооборот. Например, в период активного найма, при большой текучке. Постоянная работа с бумагами отнимает много сил и времени: если на предприятии всего 1-2 кадровика, они просто тонут в этой рутине.
Расширять административный штат в такой ситуации очень дорого. Наем нового сотрудника — это затраты на поиск и адаптацию, оплата страховых и налоговых взносов. Следует помнить и про высокую планку заработной платы в условиях кадрового голода. При этом нет гарантий, что человек останется в компании хотя бы на год.
Пока вопрос с организацией документов не решен, из-за аврала появляются ошибки, которые оборачиваются репутационными рисками, проблемами с регуляторами, штрафами и другой дополнительной финансовой нагрузкой. Перевод кадровой документации в цифру избавит от хаоса, поможет защитить бизнес от переплат в долгосрочной перспективе.
Тем, кто пересылает кадровые документы по почте
Спасает технология и в случае, если бизнес географически распределен, руководители часто находятся в командировках или компания планирует нанять удаленных сотрудников. Чтобы отправить кадровые бумажные документы на проверку или подписание в центральный офис из другого города, нужно потратить рабочее время на оформление посылки. Затем придется дождаться доставки в течение минимум одного рабочего дня. Стоит учитывать и риск сбоя в логистике или потери груза. Если подписанные документы нужно вернуть в филиал, процедура повторится вновь.
Остается догадываться, сколько времени уйдет на согласование графика отпусков или трудового договора, если понадобится внести правки. Скорее всего, на уточнение статуса документов сотрудники будут тратить дополнительные рабочие часы.
После внедрения КЭДО эта рутина сводится на нет: документы формируются в цифровом виде прямо в системе и онлайн поступают на проверку специалистам и руководителям центрального офиса. Сотрудники заверяют файлы юридически значимой электронной подписью и мгновенно отправляют их ответственным в другие филиалы. Каждый участник цепочки может посмотреть в системе состояние задачи по документу.
Тем, кто торопится нанять
Компании, где работы имеют сезонный характер, часто сталкиваются с необходимостью собрать команду в краткие сроки и строго до определенной даты. Например, оформить сотрудников в летний парк аттракционов нужно до начала сезона. Поиск строителей тоже происходит в сжатые сроки, чтобы соблюсти темпы и сдать объект в срок.
Самый эффективный вариант в случае срочного найма — подписывать документы сразу, как стало понятно, что компетенций человека достаточно для выполнения работы. Но оформление бумаг может затянуться по самым разным причинам: от долгого сбора личных документов кандидата до доставки трудового договора в другой город. Использование кадрового электронного документооборота делает трудоустройство почти мгновенным: информация о соискателе заносится в систему через Госуслуги, а юридическая значимость достигается с помощью электронной подписи.
Для небольшого бизнеса со штатом из десяти человек переход на КЭДО — действительно излишество. Рекомендуем начать изучать рынок систем, когда в компании 200-300 сотрудников, чтобы к отметке в 400-500 подойти во всеоружии. При таком количестве людей и сопутствующих документов будет сложно вручную синхронизироваться со всеми: кто-то работает в офисе, кто-то — удаленно, руководители часто в командировках. Если не автоматизировать кадровый документооборот такого разрозненного штата, придется для наведения порядка растить административный штат. А это в долгосрочной перспективе обходится дороже, чем внедрение ПО.
Айрат Сибгатуллин,
директор продукта Directum HR Pro
Какие задачи растущего бизнеса решают системы КЭДО
С пользой кадрового ЭДО для малого бизнеса разобрались. Это базовый инструмент, который освобождает силы и время при создании и обработке кадровых документов. Но рынок решений сегодня предлагает больше возможностей для оптимизации. Например, система для управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro помогает контролировать целый комплекс бизнес-процессов:
- прием на работу;
- отпуска;
- командировки;
- ознакомление с ЛНА.
Каждая из функций будет полезна малым и средним предприятиям.
Прием на работу
Решение упрощает подбор и оформление сотрудников в штат, ускоряет трудоустройство в 2-3 раза, в том числе и в удаленном формате. Особенно ценна его функциональность в моменты высокой загрузки кадрового отдела: в период активного найма для сезонного бизнеса или перед отъездом специалистов на вахту.
В таких условиях официальный прием новых людей нужно закончить к определенной дате, иначе сместится время их выхода на смену, а за ним — график выполнения работ. Несоблюдение сроков влияет не только на показатели HR-отдела, но и на выручку, репутацию компании как подрядчика. Быстрый прием снижает риски возникновения таких ситуаций.
Оформление отпусков
Функциональность помогает автоматически формировать график отпусков, быстро согласовывать его, а затем при необходимости оперативно переносить дни отдыха. Для малого и среднего бизнеса эта тема часто бывает болезненной: взаимозаменяемых сотрудников немного, каждый хочет уехать в лучшие дни сезона. Как следствие — обсуждение графика затягивается вместе с составлением плана, кадровики и персонал тратят рабочее время, пока «путешествуют» в кабинеты друг друга, чтобы договориться. Отдельная задача — скорректировать график: на бумаге или в таблице Excel кадровому специалисту приходится вручную менять все данные.
Работа с отпусками в HR Pro делает оформление отдыха быстрым. График формируется автоматически, работники в пару кликов оформляют и переносят отпуск. Приказы создаются без участия кадровика.
Управление командировками
Сотрудники растущего бизнеса точно знают, какой объем бумаг нужно подписать, собрать и сохранить для того, чтобы уехать на форум, выставку или переговоры с контрагентами. Кадровые специалисты помнят, каково вручную высчитывать суточные и «охотиться» на работников для сбора бумаг.
Решение «Командировки» «спасает» обе стороны: работника и работодателя. Заявка на деловую поездку за считанные секунды отправляется на согласование по маршруту, при сборе отчетных документов исключается человеческий фактор: все чеки и другие бумаги сотрудник может сфотографировать и загрузить в систему за 3 минуты, а авансовые отчеты создаются автоматически.
Ознакомление с ЛНА
Эта возможность системы помогает ускорить информирование о важных документах организации. Списки регламентов формируются для отдельных категорий сотрудников и должностей. При приеме, переводе сотрудника и других изменениях перечень регламентов для ознакомления «подтягивается» автоматически.
Если компания принадлежит к сегменту малого бизнеса, это не значит, что у нее «маленькие» задачи и проблемы. В определенный момент роста процессы начинают «скрипеть» о бумагу: замедляется обработка документов, теряются важные договоры. Сотрудники ищут их, переподписывают, отправляют курьерами вместо того, чтобы фокусироваться на своих задачах. Когда мы переводим кадровые операции в электронный вид, то высвобождаем время людей на выполнение других обязанностей. Цифровизация, автоматизация — неизбежное будущее, если предприятие растет и развивается.
Айрат Сибгатуллин,
директор продукта Directum HR Pro
