Меня зовут Наталья Шутова, я работаю в Directum и помогаю компаниям среднего и малого бизнеса переводить бумажные рутинные процессы в электронный формат.
И в этой статье я расскажу про новинку системы Directum Lite — создание процесса без документа.
Так исторически сложилось, что в Directum Lite все бизнес-процессы начинались от документа. Инициатор сначала должен был создать карточку, например, договора, и только после этого запустить его согласование. Но что делать, если процесс начинается не с документа, а с запроса или задачи и результатом может стать как документ, так и выполненное действие?
Как же я была рада появлению в системе возможности создать «Задачу по простому бизнес-процессу»! Благодаря этой «кнопке» можно настроить любой процесс в организации, под любую задачу.
- Нужна справка от бухгалтерии или кадровых специалистов?
- Есть запрос на оснащение рабочего места для нового сотрудника?
- Требуется выдать пропуск новичку или ноутбук для конференции?
Всё это примеры простых процессов, которые начинаются с некого запроса от инициатора и заканчиваются предоставлением услуги или появлением документа.
Чтобы на практике проверить новую возможность, я зашла в систему и настроила самый легкий процесс запроса справки у бухгалтерии. Схема моего маршрута — самая простая, и, следуя инструкции, я управилась за 25 минут.
Итак, в первую очередь мне нужно настроить бизнес-процесс. Я зашла в модуль «Администрирование» > «Варианты процессов». Через кнопку «Создать» в ленте действий выбрала «Создать вариант процесса»:
Не отклоняясь от инструкции, создала схему:
В вашем случае бизнес-процесс может настроить администратор системы. Тогда у вас запуск задачи без документа будет проходить так:
1
Нажимаем «Создать» в ленте действий, выбираем «Задача по простому бизнес-процессу».
2
Заполняем суть нашего запроса, нажимаем «Отправить».
3
Бухгалтер получает задачу в папку «Входящие», читает инструкцию, создает документ и прикладывает справку в область вложения, выполняет задачу.
Бухгалтер может и отказать в исполнении, обязательно указав причину, чтобы сотрудник мог исправить недочет.
4
Далее инициатор запроса получает задачу о выдаче справки с подробной инструкцией действий, забирает бумажную справку и выполняет задачу.
В нашей схеме всего 2 этапа, но вы можете настроить и более сложные комплексные схемы с последовательными и параллельными этапами действий.
Например, мой текущий заказчик создал схему приема сотрудника на работу. В его простом бизнес-процессе есть этапы:
- подготовка и оснащение рабочего места сотрудника, исполнитель — ИТ-отдел;
- создание учетной записи сотрудника, исполнитель — администратор системы;
- выдача доступов к объектам системы, исполнитель — руководитель нового сотрудника;
- проведение вводного инструктажа, исполнитель — административная служба;
- запись на первичное обучение, исполнитель — куратор сотрудника.
Подобных этапов и задач в процессе более 15, на их создание администратору системы понадобилось 3,5 часа. Плюс еще 1,5 часа — на тестовый прогон всего сценария и внесение улучшений по обратной связи от пользователей.
Один из плюсов новинки — задача исполнителю приходит с вложенными в «Инструкции» шаблонами документов, которые нужно заполнить в процессе выполнения. Это очень удобно, поскольку не приходится тратить время на поиск нужных форм и образцов документов.
