Как руководитель использует фичи системы

Как я использую возможности Directum Lite для выстраивания стратегии компании

Из практики внедрений в тысячи компаний пришло понимание, что руководитель, как главное связующее звено, тоже должен работать в корпоративной информационной системе. Только у него будут свои уникальные задачи. Это помогает топ-менеджменту в рутинных делах с документами, контролем работы подчиненных и, главное, в выстраивании стратегии развития.

Так в наших продуктах появились инструменты управления компанией. И сегодня расскажу, как я, топ-менеджер Directum Дмитрий Петров, сам работаю в системе Directum Lite, какую функциональность использую и как это повышает эффективность курируемых мной бизнес-единиц.

Помощь в разработке и реализации стратегии

Задача руководителя — выстраивать и реализовывать стратегию развития компании, продумывать этапы-шаги для достижения целей, декомпозировать ключевые цели на подцели и задачи для профильных сотрудников подразделений. Для этого я использую систему Directum Targets. Она удобна тем, что неважно, какой именно метод целеполагания использует компания, продукт универсален по отраслям и технологиям.

В начале стратегического года мы с командой управления заполняем 5 главных целей компании, затем декомпозируем их на подцели и ожидаемые результаты. После этого в каждой бизнес-единице рождаются свои годовые цели и OKR, которые привязываются к главным целям компании. Далее все маленькие операционные действия уже превращаются в простые задачи в папке «Входящие» у сотрудников.

Ранее все цели прописывались в обычном документе Word, а метрики подсчитывались в редакторе таблиц. Инструмент хороший, но наша компания уже давно из него «выросла»: в нем нет наглядности, нет визуального отображения схемы, не подсвечиваются сроки.

Список «Входящие» с удобной фильтраций

Даже у топ-менеджера компании есть входящие рутинные задачи: подписать, согласовать, выделить ресурс. Я фильтрую список «входящих» по датам исполнения и по степени важности, это помогает вовремя заметить просроченную задачу и получить уведомление по ней на почту.

Массовое подписание документов  — еще один отличный вариант оптимизации. С этим решением подписывать документы получается в 3 раза быстрее. А если настроить компактное представление в интерфейсе, то скорость выполнения задач повышается еще минимум на 10%.

Папки поиска для быстрого доступа к документам

Как правило, мне нужно контролировать все согласования — даже те, в которых я не участвую, — чтобы понимать общую статистику. Также я отслеживаю текущие задачи курируемых бизнес-единиц. Здесь мне помогает инструмент «Папки поиска». В моей папке «Избранное» настроены папки поиска с критериями под разные задачи контроля. В одну попадают все процессы согласований нужных мне договоров, а в другую — задачи по темам, в которые я лично глубоко погружаюсь. Без этого инструмента пришлось бы каждый раз руками фильтровать поиск по нужным критериям.

Agile-доски для эффективного распределения нагрузки

Один из любимых инструментов команды управления — Agile-доски. Помимо командной работы, у меня есть и личная доска, которая используется как календарь-задачник. Визуально выглядит потрясающе, наглядность упрощает работу. Например, когда я в отпуске, я оставляю доску замещающему, а он видит, в каких проектах я задействован, какие задачи в приоритете, что есть в бэклоге задач. Ранее мне приходилось всё описывать руками в задаче или письме, хотя синхронизация с замещающим, конечно, сохранилась.

Есть также доска для команды управления компании на 5 человек, и мы видим загрузку участников, статус задачи и плановые шаги по выполнению.

База знаний для повышения компетенций

Этот инструмент  — как библиотека для меня. Только более мобильная, с привлекательным визуалом и инфографикой. Мне удобно и приятно работать с решением.

По своей сути это общая информационная страница с разграничением доступа к статьям и областям по отделам, темам.

Можно организовать целую «паутину» из статей, смежных друг с другом.

У команды управления есть свои разработанные области знаний с целями компании и регламентирующими документами для постоянного пользования. Любую статью можно найти за минуту. Ранее все документы приходилось искать в разных реестрах или общих папках. Это занимало гораздо больше времени.

Инструменты для быстрого рассмотрения обращений и служебок

В моей ежедневной работе есть классические задачи, например, рассмотреть письмо или чье-то обращение, которое оформляется в виде служебной записки. Хорошо, что выносить резолюцию или создавать задачу по этим документам можно прямо в системе. Примерно три клика и мой ответ готов. Потом все выданные поручения я легко отслеживаю в реестре «Поручения», могу отфильтровать по срокам, ответственным, быстро увидеть просроченные, так как они подсвечиваются красным.

Документы в системе я подписываю с помощью двух вариантов подписей: ПЭП (простая электронная подпись) и УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — корректная подпись выбирается самостоятельно по уже настроенным процессам согласования.

Виджеты для наглядного контроля исполнения поручений

Есть «люди-визуалы», как я, и  список задач во входящих иногда воспринимается сложно. Поэтому, если нужно отследить быстро какие-либо просроченные поручения или задачи, которые я должен выполнить сегодня, я обращаюсь к наглядным виджетам по исполнительской дисциплине.

Полезным инструментом стал отдельный виджет по договорам в стадии согласования — наглядно показывает, на каком этапе сейчас документ.

Отдельно отмечу виджет по загрузке сотрудников моего отдела. Сразу вижу, у кого перегруз в задачах, и могу разгрузить его, передав дела другим.

Возможности для ведения внешних и внутренних проектов

Все внедрения информационной системы, даже самые маленькие — это проект. А нашим руководителям проектов важно отслеживать прогресс и достижение контрольных точек. Для этого разработали инструмент диаграммы Ганта в связке с отчетами по проекту.

Мне нравится отчет «Дорожная карта» по всем проектам компании или портфеля. В нем я наблюдаю, какие контрольные точки уже достигнуты, а где сроки смещены. При этом мне не требуется проваливаться в каждый отдельный проект. На еженедельных летучках этот отчет ускоряет их проведение в 1,5 раза. Ранее для каждого собрания руководителям проектов требовалось собрать вручную статистические данные, это занимало несколько часов. Сейчас — несколько минут.

Мобильное приложение Directum Solo для доступа из любой точки мира

Я не всегда бываю в офисе. Но никто не сделает за меня рутинные обязанности. Чтобы оставаться на связи, вовремя подписывать документы, выдавать поручения, я использую мобильное приложение. Даже если лечу в самолете с конференции, всегда знаю, что происходит в компании. Тем более Solo работает и в оффлайн режиме.

Подытожу, система одновременно дает свободу в работе и помогает поддерживать порядок. С ее помощью я могу:

• управлять потоком задач;
• находить всю нужную информацию для принятия решения без обращения к сотрудникам;
• проводить эффективные совещания;
• легко ориентироваться в информационном поле компании.

Но главное — у меня есть инструменты для разработки стратегии развития, для контроля ее реализации и принятия быстрых решений по корректировке. Я ставлю цель и буквально вижу, как мы к ней идем. Все эти возможности доступны каждому. Достаточно просто начать работать в системе.