Даже если в фирме числится 20 человек, очень скоро руководителю и другим сотрудникам придется часть рабочего дня тратить на бумажную рутину: договоры, счета, служебные записки. Для растущего бизнеса это может стать критической потерей времени. Поэтому автоматизация бизнеса необходима даже ИП.
Автоматизация бизнеса — это перевод в электронный вид повседневных, стандартных и рутинных операций, которые совершаются в компании.
Цель — навести порядок в документообороте, ускорить взаимодействие сотрудников и оптимизировать процессы. Об автоматизации задумываются, когда слишком много времени уходит на ручной труд, а бардак в регламентах мешает достигать эффективности. Для решения этой задачи компании приобретают и внедряют у себя специализированное программное обеспечение.
В небольших и средних компаниях много типовых процессов: оформление договоров, работа с покупателями/заказчиками, ведение проектов, организация совещаний. Для их автоматизации существуют разные программы.
Выбирая систему для автоматизации бизнес-процессов, надо опираться на два фактора. Первый — сопоставима ли цена программного продукта с оборотом фирмы. Второй — будет ли функциональность ПО оптимальной, «закроет» ли имеющиеся потребности.
Что позволяют сделать современные информационные системы для бизнеса:
Многие небольшие компании по-прежнему обходятся без электронного документооборота: используют бумагу, согласуют содержание в электронной переписке, договариваются о работах устно. В то же время автоматизация работы с документами помогает достичь гораздо большей эффективности даже некрупному бизнесу. Вендоры предлагают решения специально для сегмента СМБ: система размещается в облаке или на сервере компании, настраивается за несколько дней и стоит разумных денег.
Работая на бумаге и обходясь без специализированных систем, сотрудники часто теряют документы, много времени тратят на их поиск и выяснение, кто последним с ними работал.
Обычно перевод в электронный вид процессов, связанных с документами (заключения договоров и допсоглашений, согласования счетов на оплату), — это то, с чего начинается автоматизация в небольшой компании.
Помимо оптимизации работы с договорами и счетами, программные продукты позволяют быстро обрабатывать входящие письма, выносить резолюции, ставить задачи работникам, контролировать их выполнение, хранить цифровые документы в юридически значимом виде.
Сегмент среднего и малого бизнеса — самый динамичный и прогрессивный. Поскольку между растущими компаниями велика конкуренция, то надо использовать все инструменты, дающие преимущества. Автоматизация процессов — один из них. Что она дает:
Изменения после внедрения электронного документооборота заметны сразу: высвобождается время сотрудников, у руководителя снижается количество рутины, у самой компании появляется возможность развивать новые направления, работать с клиентами по всей стране и масштабировать бизнес.