Управление задачами: как СМБ повысить эффективность

Сотрудники небольших компаний, как правило, универсальные специалисты. И это понятно — бюджет организации может быть не таким большим, чтобы нанимать штат людей для выполнения точечных работ. Гораздо выгоднее взаимодействовать с теми, кто владеет широким набором навыков. Однако есть и подводные камни. Обилие разноплановых заданий легко перепутать или вовсе не выполнить, ведь человек не может держать в голове абсолютно всё. А если для работы с задачами используются только мессенджеры, почта и заметки, то риски срывов договоренностей с клиентами повышаются кратно.

Чтобы хаос не привел к кризису и банкротству, лучше всего внедрить систему управления задачами. Этот инструмент помогает сотрудникам грамотно распределить время на работы, организовать взаимодействие с коллегами и быстро получить доступ к необходимым документам. Руководитель, в свою очередь, видит статус каждой задачи и контролирует выполнение.

Стандартные способы управления задачами

В системе электронного документооборота можно создать задачу, подробно расписать нюансы и сроки, прикрепить необходимые документы. Для контроля выполнения достаточно открыть задачу — в ней автоматически устанавливается статус «В работе» при просмотре письма сотрудником. В этом же интерфейсе исполнитель пишет вопросы или просьбы инициатору. Если дедлайн просрочен — система подсветит задачу красным.

Список исходящих задач в Directum Lite

Просмотр всех работ отдела или конкретного работника можно настроить через поиск. Фильтр по исполнителям и срокам покажет сразу все текущие и завершенные задачи.

Для особенно важных согласований или заданий есть уведомления вышестоящему руководителю. Движение контента автоматически отобразится у него во входящих.

Управление задачами можно реализовать и с помощью визуальных инструментов. Для этого достаточно вывести виджеты-диаграммы на рабочую область. Диаграммы отображают несколько параметров: исполнительская дисциплина, загрузка отдельных сотрудников и подразделений, статусы документов.

Виджеты в системе Directum Lite

Всеми вышеперечисленными лайфхаками можно пользоваться сразу после внедрения системы электронного документооборота. Чтобы увеличить эффект от работы, стоит настроить и заполнить дополнительный инструмент — agile-доску.

Эффективный контроль задач на agile-доске

Цифровая agile-доска — инструмент для управления проектами, где каждая задача представлена наглядно в виде тикета. Задачи перемещаются по этапам работ от инициации до завершения. По сути это продвинутый вариант обычной доски со стикерами в офисе, но возможностей гораздо больше. Разобраться в agile-доске не сложнее, чем крепить бумажки:

1. Определите цель — для чего вы используете доску. Это может быть отдельный проект или задачи одной команды.
2. Утвердите круг лиц, которые будут использовать инструмент, и выдайте им права доступа.
3. Выделите необходимые этапы процесса. В простом варианте это могут быть всего три колонки: новые задачи, в работе и завершенные. Другие этапы можно добавлять по ходу работы.
4. Заполните тикеты с задачами. Здесь всё так же, как и со стикерами: наименование, суть и сроки.
5. Установите приоритет. Некоторые действия более важные и срочные, их можно отметить специальным маркером или цветом, в зависимости от сервиса управления задачами. За ними будет повышенный контроль.
6. Добавьте полезную информацию. Все необходимые документы, схемы, картинки или даже видео прикрепляются прямо в тикет. Сотрудникам не нужно тратить время на поиск данных, а значит, задача выполнится быстрее.
7. Контролируйте выполнение. По мере продвижения работ сотрудники с помощью механизма drag-and-drop перемещают задачу по доске к колонке завершения. Таким образом, наглядно видно, где и что зависло. А главное, команда действительно будет работать с этим инструментом, ведь так приятно двигать тикет от старта к финишу.

Agile-доска Directum Lite

В чем выгода перехода к автоматизации задач

Цифровой сервис управления задачами закроет несколько болевых точек каждой компании:

• избавит от рутины — типовые задачи можно копировать и не тратить время на их заполнение;
• сократит влияние человеческого фактора — система подскажет, если какому-либо этапу не уделили время;
• организует прозрачный контроль сотрудников — на доске видны статусы работ, прописаны сотрудники и сроки выполнения;
• предоставит быстрый доступ к информации — необходимые документы уже прикреплены к тикетам, не нужно отдельно их искать.

Как выбрать сервис управления задачами

Чтобы правильно подобрать сервис для работы с задачами, нужно обратить внимание на три ключевых фактора:

1. Простота использования. В системе должны легко работать все сотрудники: и опытные пользователи, и вчерашние студенты. Идеально, если на освоение функциональности уйдет 5-10 минут. В этом случае коллектив не будет саботировать новый сервис, а руководитель получит удобную программу для мониторинга работ.
2. Интеграция с другими сервисами. Сначала кажется, что организация управления задачами должна просто быть. Но в процессе работы выяснится, что неплохо было бы связать систему с другими инструментами компании для удобства и быстроты использования. Поэтому лучше убедиться в интеграционных возможностях на берегу.
3. Интеграция с другими сервисами. Сначала кажется, что организация управления задачами должна просто быть. Но в процессе работы выяснится, что неплохо было бы связать систему с другими инструментами компании для удобства и быстроты использования. Поэтому лучше убедиться в интеграционных возможностях на берегу.

Помимо трех главных факторов нужно задуматься о том, насколько масштабная система необходима компании. Например, если организация совсем небольшая и находится только на старте, то можно обойтись простым таск-менеджером, где помимо agile-доски, диаграммы Ганта и отчетов нет других функций (или они ограничены).

Если же компания активно развивается и переходит из разряда малого бизнеса в средний, то дальновиднее будет внедрить комплексную систему. Например, в Directum Lite можно не только управлять задачами и проектами, но и вести электронный документооборот, выстраивать процессы, обмениваться файлами с контрагентами, подписывать документацию цифровой подписью.

«СЭД — это гораздо больше, чем просто ПО для согласования электронных документов. В Directum Lite компании ведут эффективную работу самых разных команд и выстраивают самые неочевидные процессы — наем новых сотрудников, проведение тендеров, согласование нетиповых документов, например, заявок на договор».

Наталья Шутова,
эксперт по цифровизации в сегменте СМБ компании Directum