Фонд «Ночная Хоккейная Лига», который объединяет несколько десятков тысяч спортсменов-любителей, перевел организацию и управление мероприятиями в Directum Lite. Одним из критериев выбора ПО стали особые требования к бухгалтерской отчетности Лиги, зарегистрированной как некоммерческая организация (НКО).
Благодаря цифровизации финансового и договорного документооборота Фонду «НХЛ» стало проще отчитываться о целевом расходовании средств и предоставлять контролирующим органам информацию для обязательного аудита. В этом помогают:
- упорядоченные финансовые документы;
- унифицированные шаблоны договоров, служебных записок, актов и соглашений;
- централизованный архив документов с сохранением их юридической значимости.
Удобные и понятные фильтры помогают найти нужную информацию в пару кликов, а пользоваться документами могут только сотрудники с настроенными правами доступа.
После объединения в одной системе бэк-офиса и представительств в 83 регионах повысились качество и скорость организации масштабных турниров. Переведены в цифру работа с командировками, планирование и ведение спортивных проектов. Благодаря интеграции Directum Lite с существующей ИТ-системой НХЛ все операции сотрудники совершают в одном окне. Для быстрого обмена с контрагентами соглашениями, контрактами и счетами настроили интеграцию с оператором ЭДО.
Согласование документов теперь проходит по заранее настроенным маршрутам, заинтересованные сотрудники видят в окне задачи ее статус и комментарии. А прозрачный контроль бизнес-процессов, включая автоматическое отслеживание сроков исполнения задач, помогает руководству Фонда «НХЛ» оперативно принимать управленческие решения.
Всего за несколько месяцев после внедрения Directum Lite эффективность работы административных отделов Лиги повысились на 30%. Скорость обработки входящей документации увеличилась в 20 раз, а ошибки в документах уменьшились на 90%. Снизились расходы на почтовые пересылки, услуги курьеров и хранение бумажных документов.
Полностью оптимизировать организацию турниров помогли решения «Делопроизводство», «Договоры», «Проекты» и «Совещания». Для работы в системе во время командировок сотрудники НХЛ используют мобильное приложение Directum Jazz.
