ТОП 10 российских СЭД для среднего и малого бизнеса в 2024 году

Переход от бумажных документов к электронным — стратегически верный шаг для бизнеса любого масштаба. Но для небольших компаний и ИП выбор системы электронного документооборота (СЭД) имеет свою специфику: здесь важны оперативность внедрения, оптимальное соотношение возможностей программы и ее цена, удобство доступа с любых устройств.

Большинство из представленных на рынке систем закрывают больше задач, чем просто перевод внутреннего документооборота в электронный вид. Одни программы также подходят для управления цифровыми бизнес-процессами, другие — для планирования проектов, третьи заточены под CRM-маркетинг и продажи. Также вместо единой системы для автоматизации документооборота небольшие компании часто используют набор общедоступных бесплатных онлайн-инструментов (онлайн-редакторы, календари и прочее), поэтому рассмотрим плюсы-минусы и такого решения.

1. Directum Lite
2. Docsvision
3. Elma365 (SMB.СЭД)
4. СБИС
5. 1С: Документооборот
6. Tessa
7. Дело
8. Битрикс24
9. EnDocs.cloud
10. Бесплатные онлайн-инструменты

Directum Lite

Продукт Directum — разработчика и вендора корпоративного программного обеспечения. Компания 36 лет на ИТ-рынке, насчитывает 3500 клиентов и 270 000 пользователей системы.

Directum Lite — система электронного документооборота с готовым набором инструментов для автоматизации бизнес-процессов. Поможет навести порядок в рабочих задачах и официальной переписке, согласовать договоры и счета в цифре, организовать эффективные совещания и многое другое. Это «облегчённая» версия Directum RX для компаний численностью до 200 человек.

Возможности

• работа в одной информационной системе всех пользователей, даже если у компании несколько офисов в разных городах и удаленные сотрудники;
• создание документов по готовым шаблонам, согласование, просмотр версий и история изменений;
• управление договорами и финансовыми документами: от создания до подписания электронной подписью;
• обработка входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль их исполнения;
• работа со служебными записками, приказами и другими, в том числе кадровыми, внутренними документами;
• контроль исполнительской дисциплины сотрудников через готовые отчеты, поручения и задачи;
• архив электронных документов с понятной структурой, настраиваемыми колонками и фильтрами;
• онлайн-инструменты для управления проектами и работы с документами по проекту;
• работа с корпоративным контентом через Базу знаний;
• интеграция с Контур. Диадок и СБИС и онлайн-редакторами;
• встроенный генеративный искусственный интеллект.

Стоимость

От 1 182 руб./год на сотрудника, есть демоверсия системы*.

*здесь и далее цены взяты из открытых источников и актуальны на момент написания статьи

Вариант поставки

Облачное или локальное размещение.

Плюсы и минусы

• большой набор готовых решений для автоматизации всех процессов и документооборота;
• быстрый старт работы в системе за счет продуманной базовой функциональности, обширной справки и инструкций в формате видеороликов;
• возможность внедрить систему самостоятельно, без привлечения команды поставщика или разработчика;
• гибкая настройка с помощью no-code силами администратора. Можно настроить не только систему под процессы компании, но и управлять внешним видом системы;
• бесплатная простая электронная подпись, выпускается прямо в системе. УКЭП для подписания документов; 
• полноценный удаленный доступ для работы в системе с любого устройства через веб-интерфейс, мобильные приложения для руководителя и сотрудников;

• одновременно в системе могут работать до 100 сотрудников;
• если нужны доработки продукта, то вместо Directum Lite лучше подойдет Directum RX.

Docsvision

BPM/ECM-платформа для работы с ЭДО, бизнес-процессами и контентом организации. Разработчик — российская компания «ДокcВижн».

Для автоматизации ключевых задач документооборота на платформе Docvision есть решение «Управление документами». Его можно использовать самостоятельно или как базу для последующей цифровизации, например, кадрового документооборота.

Возможности

• создание и учёт документов: входящих, исходящих, внутренней корреспонденции;
• инструмент «рабочие группы»: папки, в которых находятся документы по отдельным проектам, можно приглашать в группы участников и задавать права доступа;
• два типовых маршрута согласования: с возможностью рецензирования и без;
• электронный архив документов: возможность быстро распознавать, искать и выгружать данные;
• оперативное согласование договорных документов и обмен ими с контрагентами;
• кадровый электронный документооборот: автоматизация кадровых процессов и обработка документов сотрудников.

Стоимость

10 100 руб. за одно рабочее место при покупке пакета до 100 пользователей.

Вариант поставки

Возможно развернуть СЭД на сервере компании или работать в облаке.

Плюсы и минусы

• low-code-инструменты, например, визуальный конструктор для настройки карточек документа;
• адаптивный веб-интерфейс;
• нет ограничений по нагрузке;
• открытый API для интеграции с любыми IT-системами;
• большая сеть партнеров, оказывающих услуги по внедрению системы по всей России;

• в стоимость одного рабочего места не входят коннекторы, low-code-инструменты, шаблоны, модули интеграции с реестром МЧД и операторами ЭДО. За эту функциональность придется доплатить отдельно;
• отсутствие готовых решений — требуется модификация под конкретный проект.

Портал СЭД от Elma365

Набор готовых решений для малого и среднего бизнеса с преднастроенными бизнес-процессами, шаблонами документов, инструментами для согласования, low-code-конструктором для адаптации решений под потребности компании. 

Возможности

• цифровое делопроизводство: автоматическая регистрация документов, инструменты контроля исполнения, работа с корреспонденцией;
• всё необходимое для работы с договорами, счетами, накладными. Настроенные бизнес-процессы согласования и подписания по разным видам документов;
• планирование и формирование графика отпусков, работа с командировками: от расчета суточных до отчетов;
• запрос и получение справок из бухгалтерии, заявок в АХО и из других сервисных служб.

Вариант поставки

Облачная версия или размещение на собственном сервере (On-Premises).

Стоимость

Подписка на сервис в облаке от 7000 руб. в год.

Плюсы и минусы

• гибкая настройка процессов с no/low-code. Для эффективной настройки нужна помощь аналитика или подрядчика;
• адаптивный интерфейс;
• мобильное приложение для работы вне офиса;

• высокая стоимость системы.

СБИС

Экосистема бизнес-решений для бизнеса от компании «Тензор». С помощью сервисов СБИС можно обрабатывать бухгалтерскую первичку, вести поиск торгов и закупок, готовить отчеты, вести кадровый учёт и многое другое. В том числе есть отдельный модуль для настройки ЭДО.

Возможности

• создание простых документов и документов с подписью;
• конструктор шаблонов документов;
• хранение документов на сервере или в облаке;
• есть типовые бизнес-процессы и возможность настройки в визуальном редакторе;
• организация совещаний, контроль исполнительской дисциплины;
• взаимодействие с контрагентами: подписание, онлайн-сверка расчётов, факторинг;
• электронная подпись для юридически значимых документов.

Вариант поставки

Есть облачная и коробочная версии.

Стоимость

Подписка от 6 000 руб./год.

Плюсы и минусы

• готовые отраслевые решения: ритейл, банки, медицина, энергетика, производство, логистика;
• коннекторы для быстрой интеграции ЭДО в учётную систему, в том числе 1С;
• есть бесплатная версия с базовыми возможностями, поддерживает до 5 пользователей;

• только облачная поставка;
• решение нельзя доработать под свои процессы;
• нет готовых инструментов интеграции с внешними сервисами.

1С: Документооборот

Российская СЭД для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. Для малых и средних коммерческих предприятий есть конфигурация «1С: Документооборот ПРОФ». С помощью 1С: ДО можно перевести в электронный вид базовые задачи работы с документами.

Возможности

• учет входящей и исходящей корреспонденции;
• контроль статуса документов;
• архивное хранение и поиск;
• договорные процессы: подготовка, согласование, учет срока действия, расторжение;
• встроенная электронная почта: привязка писем к документам, быстрый поиск по имейлам, автоответы на время отпуска, автоматическое распределение по папкам отправителей и т. д.;
• инструменты для совместной работы: подготовка мероприятий, оповещение участников, бронирование помещений.

Стоимость

От 55 300 руб. за коробочную или электронную поставку. Плюс стоимость пользовательских лицензий.

Вариант поставки

Облако и локальный сервер.

Плюсы и минусы

• есть демонстрационные базы, учебные курсы, методическая поддержка;
• встроенный обмен данными с другими прикладными решениями 1С;

• нет встроенной электронной подписи, есть поддержка криптографического ПО с интерфейсом Crypto API;
• для настройки пользователям понадобится помощь программиста;
• интерфейс потребует предварительного обучения;
• нет полноценного мобильного приложения.

Tessa

Платформа для управления документами и бизнес-процессами, разработчик — компания Синтеллект. Позиционируется как система с высокой скоростью работы, все основные операции выполняются за секунду. В типовое решение входят модули электронной канцелярии, работа с задачами, согласование документов.

Возможности

• регистрация входящих и исходящих документов, договоров;
• согласование всех типов документов: можно создать маршрут любой сложности, запустить параллельное или последовательное согласование, есть подробная история и т. д.;
• организация тендерных процедур;
• работа с заявками, претензиями, служебными записками;
• электронный архив для больших объемов данных.

Стоимость

Цена за одну клиентскую лицензию от 9 400 руб.

Вариант поставки

Облачная и коробочная версии.

Плюсы и минусы

• широкие возможности настройки на всех уровнях, графический редактор процессов;
• можно брендировать внешний вид системы;
• есть веб-версия, приложение для смартфонов и планшетов TESSA ASSISTANT;

• desktop-клиент только для ОС Windows;
• нет возможности самостоятельной адаптации системы под запросы компании;
• отсутствуют готовые решения.

Дело

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, разработанная компанией «ЭОС». Ориентирована в первую очередь на средние компании и холдинги, а также государственные учреждения.

Возможности

• весь спектр работы с документами от регистрации до списания;
• подготовка и согласование приказов, служебных записок и т. д.;
• создание и согласование любых типов договоров;
• инструменты для постановки задач и мониторинга, «дерево поручений»;
• хранение электронных файлов, в том числе произвольного вида;
• аналитические отчёты, наглядное представление продвижения документа;
• автоматизация проведения совещаний: повестка, приглашение участников, создание протоколов и т. д.;
• для госструктур: работа с обращениями граждан через модуль интеграции с платформой обратной связи (ПОС), подсистема для оказания государственных и муниципальных услуг.

Стоимость

Серверная лицензия 25 000 руб., плюс от 9 900 руб. за каждое рабочее место.

Вариант поставки

Только локальная поставка.

Плюсы и минусы

• есть мобильное приложение для удаленной работы с документами и задачами;
• готовые отраслевые решения;
• есть бесплатная версия системы на 3 месяца;

• СЭД ориентирована на крупные компании, приобретать лицензии на небольшое количество пользователей не так выгодно, как при больших объемах;
• нет возможности гибкой настройки прав на документы;
• мало готовых решений для коммерческих организаций. 

Битрикс24

В качестве системы автоматизации документооборота можно использовать CRM-систему, если бизнесу достаточно базовых возможностей для работы с документами. Онлайн-сервис от компании «Битрикс» в первую очередь заточен под управление проектами и организацию продаж, но есть и функциональность для ЭДО.

Возможности

• совместная онлайн-работа с документами;
• согласование документов по нескольким готовым сценариям;
• разграничение прав пользователей;
• ИИ-помощник для работы с текстами;
• управление задачами и проектами;
• учет рабочего времени.

Вариант поставки

Есть облачная и коробочная версии.

Стоимость

От 2 490 руб. в месяц на одного пользователя.

Плюсы и минусы

• много возможностей для бизнеса: есть конструктор сайтов, корпоративный мессенджер, контакт-центр для общения с клиентами;
• различные инструменты для коммуникации и взаимодействия сотрудников;
• динамичный интерфейс;
• есть мобильное приложение;

• нет карточки документа, работы с версиями и других полезных функций;
• нет модуля управления договорами и делопроизводства;
• система не «потянет» документооборот и управление процессами, если в компании более 20 пользователей.

EnDocs.cloud

Облачный сервис для управления документами и процессами от разработчика ENSOL.

Возможности

• обработка и регистрация документов;
• подписание, согласование, ознакомление с приказами, служебными записками, ЛНА;
• рассмотрение, выдача поручений, контроль выполнения задач;
• гибкая маршрутизация документов;
• согласование договоров и счетов;
• кадровый электронный документооборот;
• цифровая бухгалтерия;
• решения для управления проектами;
• электронный архив с быстрым поиском по реквизитам.

Вариант поставки

Облачное решение, но есть возможность покупки on-premise.

Стоимость

От 5 000 руб. в месяц за 10 пользователей.

Плюсы и минусы

• быстрое внедрение электронного документооборота за счет размещения в облаке и готовых решений;
• можно настраивать процессы в самом интерфейсе (no-code-редактор);
• интеграции с 1С, Контур. Диадок, Мой Офис;
• есть ИИ-сервис для распознавания документов;

• отсутствует многофакторная авторизация в системе;
• инструментов для управления проектами недостаточно для компаний, занимающихся серьезной проектной деятельностью.

Бесплатные онлайн-инструменты

Вместо системы электронного документооборота небольшие компании зачастую выбирают связку из бесплатных общедоступных программ. В их число входит ПО для работы с документами (Яндекс Документы, Google Документы, Notion), облачные хранилища (Яндекс Диск, СберДиск, Google Drive и т. д.), календари для назначения встреч, мессенджеры и электронная почта.

Возможности

• создание и редактирование документов, таблиц, презентаций;
• готовые шаблоны документов;
• совместный доступ к файлам, комментирование.

Стоимость

Бесплатно, но есть ограничения по количеству пользователей или объему хранимых данных.

Плюсы и минусы

• минимальные расходы на ПО для работы с документами;
• быстрое внедрение и настройка;
• онлайн-доступ с любого устройства;

• ограниченная функциональность по сравнению с СЭД;
• нет готовых интеграций с 1С и другими системами;
• низкий уровень защиты данных, из-за сбоя или небрежного отношения к паролям в сеть могут утечь корпоративные данные.

Совет от эксперта: как выбрать систему документооборота

«При выборе СЭД учитывайте не только текущие задачи, но и стратегические цели бизнеса. При таком подходе не будет необходимости дорогостоящих доработок или даже замены системы через несколько лет.

Предпочтение стоит отдавать поставщикам, которые уже предлагают в своей линейке модули под типовые сценарии работы – это снизит риски и затраты на модификации. Система с ограниченной функциональностью может стать «ловушкой», тогда как модульная СЭД с поэтапным внедрением обеспечит предсказуемые расходы на долгий срок.

Правильный выбор СЭД – это инвестиция в операционную эффективность компании. Система должна расти вместе с бизнесом, а не тормозить его из-за технологических ограничений. Для малого и среднего бизнеса особенно важно найти баланс между достаточностью функционала и гибкостью для будущего масштабирования».

Алина Рожина,
руководитель проектов развития бизнеса