Переход от бумажных документов к электронным — стратегически верный шаг для бизнеса любого масштаба. Но для небольших компаний и ИП выбор системы электронного документооборота (СЭД) имеет свою специфику: здесь важны оперативность внедрения, оптимальное соотношение возможностей программы и ее цена, удобство доступа с любых устройств.
Большинство из представленных на рынке систем закрывают больше задач, чем просто перевод внутреннего документооборота в электронный вид. Одни программы также подходят для управления цифровыми бизнес-процессами, другие — для планирования проектов, третьи заточены под CRM-маркетинг и продажи. Также вместо единой системы для автоматизации документооборота небольшие компании часто используют набор общедоступных бесплатных онлайн-инструментов (онлайн-редакторы, календари и прочее), поэтому рассмотрим плюсы-минусы и такого решения.
Directum Lite
Продукт Directum — разработчика и вендора корпоративного программного обеспечения. Компания 36 лет на ИТ-рынке, насчитывает 3500 клиентов и 270 000 пользователей системы.
Directum Lite — система электронного документооборота с готовым набором инструментов для автоматизации бизнес-процессов. Поможет навести порядок в рабочих задачах и официальной переписке, согласовать договоры и счета в цифре, организовать эффективные совещания и многое другое. Это «облегчённая» версия Directum RX для компаний численностью до 200 человек.
Возможности
- работа в одной информационной системе всех пользователей, даже если у компании несколько офисов в разных городах и удаленные сотрудники;
- создание документов по готовым шаблонам, согласование, просмотр версий и история изменений;
- управление договорами и финансовыми документами: от создания до подписания электронной подписью;
- обработка входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль их исполнения;
- работа со служебными записками, приказами и другими, в том числе кадровыми, внутренними документами;
- контроль исполнительской дисциплины сотрудников через готовые отчеты, поручения и задачи;
- архив электронных документов с понятной структурой, настраиваемыми колонками и фильтрами;
- онлайн-инструменты для управления проектами и работы с документами по проекту;
- работа с корпоративным контентом через Базу знаний;
- интеграция с Контур. Диадок и СБИС и онлайн-редакторами;
- встроенный генеративный искусственный интеллект.
Стоимость
От 1 182 руб./год на сотрудника, есть демоверсия системы*.
*здесь и далее цены взяты из открытых источников и актуальны на момент написания статьи
Вариант поставки
Облачное или локальное размещение.
Плюсы и минусы
- большой набор готовых решений для автоматизации всех процессов и документооборота;
- быстрый старт работы в системе за счет продуманной базовой функциональности, обширной справки и инструкций в формате видеороликов;
- возможность внедрить систему самостоятельно, без привлечения команды поставщика или разработчика;
- гибкая настройка с помощью no-code силами администратора. Можно настроить не только систему под процессы компании, но и управлять внешним видом системы;
- бесплатная простая электронная подпись, выпускается прямо в системе. УКЭП для подписания документов;
- полноценный удаленный доступ для работы в системе с любого устройства через веб-интерфейс, мобильные приложения для руководителя и сотрудников;
- одновременно в системе могут работать до 100 сотрудников;
- если нужны доработки продукта, то вместо Directum Lite лучше подойдет Directum RX.
Docsvision
BPM/ECM-платформа для работы с ЭДО,
Для автоматизации ключевых задач документооборота на платформе Docvision есть решение «Управление документами». Его можно использовать самостоятельно или как базу для последующей цифровизации, например, кадрового документооборота.
Возможности
- создание и учёт документов: входящих, исходящих, внутренней корреспонденции;
- инструмент «рабочие группы»: папки, в которых находятся документы по отдельным проектам, можно приглашать в группы участников и задавать права доступа;
- два типовых маршрута согласования: с возможностью рецензирования и без;
- электронный архив документов: возможность быстро распознавать, искать и выгружать данные;
- оперативное согласование договорных документов и обмен ими с контрагентами;
- кадровый электронный документооборот: автоматизация кадровых процессов и обработка документов сотрудников.
Стоимость
10 100 руб. за одно рабочее место при покупке пакета до 100 пользователей.
Вариант поставки
Возможно развернуть СЭД на сервере компании или работать в облаке.
Плюсы и минусы
- low-code-инструменты, например, визуальный конструктор для настройки карточек документа;
- адаптивный веб-интерфейс;
- нет ограничений по нагрузке;
- открытый API для интеграции с любыми IT-системами;
- большая сеть партнеров, оказывающих услуги по внедрению системы по всей России;
- в стоимость одного рабочего места не входят коннекторы, low-code-инструменты, шаблоны, модули интеграции с реестром МЧД и операторами ЭДО. За эту функциональность придется доплатить отдельно;
- отсутствие готовых решений — требуется модификация под конкретный проект.
Портал СЭД от Elma365
Набор готовых решений для малого и среднего бизнеса с преднастроенными бизнес-процессами, шаблонами документов, инструментами для согласования, low-code-конструктором для адаптации решений под потребности компании.
Возможности
- цифровое делопроизводство: автоматическая регистрация документов, инструменты контроля исполнения, работа с корреспонденцией;
- всё необходимое для работы с договорами, счетами, накладными. Настроенные
бизнес-процессы согласования и подписания по разным видам документов; - планирование и формирование графика отпусков, работа с командировками: от расчета суточных до отчетов;
- запрос и получение справок из бухгалтерии, заявок в АХО и из других сервисных служб.
Вариант поставки
Облачная версия или размещение на собственном сервере (
Стоимость
Подписка на сервис в облаке от 7000 руб. в год.
Плюсы и минусы
- гибкая настройка процессов с no/low-code. Для эффективной настройки нужна помощь аналитика или подрядчика;
- адаптивный интерфейс;
- мобильное приложение для работы вне офиса;
- высокая стоимость системы.
СБИС
Экосистема бизнес-решений для бизнеса от компании «Тензор». С помощью сервисов СБИС можно обрабатывать бухгалтерскую первичку, вести поиск торгов и закупок, готовить отчеты, вести кадровый учёт и многое другое. В том числе есть отдельный модуль для настройки ЭДО.
Возможности
- создание простых документов и документов с подписью;
- конструктор шаблонов документов;
- хранение документов на сервере или в облаке;
- есть типовые бизнес-процессы и возможность настройки в визуальном редакторе;
- организация совещаний, контроль исполнительской дисциплины;
- взаимодействие с контрагентами: подписание, онлайн-сверка расчётов, факторинг;
- электронная подпись для юридически значимых документов.
Вариант поставки
Есть облачная и коробочная версии.
Стоимость
Подписка от 6 000 руб./год.
Плюсы и минусы
- готовые отраслевые решения: ритейл, банки, медицина, энергетика, производство, логистика;
- коннекторы для быстрой интеграции ЭДО в учётную систему, в том числе 1С;
- есть бесплатная версия с базовыми возможностями, поддерживает до 5 пользователей;
- только облачная поставка;
- решение нельзя доработать под свои процессы;
- нет готовых инструментов интеграции с внешними сервисами.
1С: Документооборот
Российская СЭД для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. Для малых и средних коммерческих предприятий есть конфигурация «1С: Документооборот ПРОФ». С помощью 1С: ДО можно перевести в электронный вид базовые задачи работы с документами.
Возможности
- учет входящей и исходящей корреспонденции;
- контроль статуса документов;
- архивное хранение и поиск;
- договорные процессы: подготовка, согласование, учет срока действия, расторжение;
- встроенная электронная почта: привязка писем к документам, быстрый поиск по имейлам, автоответы на время отпуска, автоматическое распределение по папкам отправителей и т. д.;
- инструменты для совместной работы: подготовка мероприятий, оповещение участников, бронирование помещений.
Стоимость
От 55 300 руб. за коробочную или электронную поставку. Плюс стоимость пользовательских лицензий.
Вариант поставки
Облако и локальный сервер.
Плюсы и минусы
- есть демонстрационные базы, учебные курсы, методическая поддержка;
- встроенный обмен данными с другими прикладными решениями 1С;
- нет встроенной электронной подписи, есть поддержка криптографического ПО с интерфейсом Crypto API;
- для настройки пользователям понадобится помощь программиста;
- интерфейс потребует предварительного обучения;
- нет полноценного мобильного приложения.
Tessa
Платформа для управления документами и бизнес-процессами, разработчик — компания Синтеллект. Позиционируется как система с высокой скоростью работы, все основные операции выполняются за секунду. В типовое решение входят модули электронной канцелярии, работа с задачами, согласование документов.
Возможности
- регистрация входящих и исходящих документов, договоров;
- согласование всех типов документов: можно создать маршрут любой сложности, запустить параллельное или последовательное согласование, есть подробная история и т. д.;
- организация тендерных процедур;
- работа с заявками, претензиями, служебными записками;
- электронный архив для больших объемов данных.
Стоимость
Цена за одну клиентскую лицензию от 9 400 руб.
Вариант поставки
Облачная и коробочная версии.
Плюсы и минусы
- широкие возможности настройки на всех уровнях, графический редактор процессов;
- можно брендировать внешний вид системы;
- есть веб-версия, приложение для смартфонов и планшетов TESSA ASSISTANT;
- desktop-клиент только для ОС Windows;
- нет возможности самостоятельной адаптации системы под запросы компании;
- отсутствуют готовые решения.
Дело
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, разработанная компанией «ЭОС». Ориентирована в первую очередь на средние компании и холдинги, а также государственные учреждения.
Возможности
- весь спектр работы с документами от регистрации до списания;
- подготовка и согласование приказов, служебных записок и т. д.;
- создание и согласование любых типов договоров;
- инструменты для постановки задач и мониторинга, «дерево поручений»;
- хранение электронных файлов, в том числе произвольного вида;
- аналитические отчёты, наглядное представление продвижения документа;
- автоматизация проведения совещаний: повестка, приглашение участников, создание протоколов и т. д.;
- для госструктур: работа с обращениями граждан через модуль интеграции с платформой обратной связи (ПОС), подсистема для оказания государственных и муниципальных услуг.
Стоимость
Серверная лицензия 25 000 руб., плюс от 9 900 руб. за каждое рабочее место.
Вариант поставки
Только локальная поставка.
Плюсы и минусы
- есть мобильное приложение для удаленной работы с документами и задачами;
- готовые отраслевые решения;
- есть бесплатная версия системы на 3 месяца;
- СЭД ориентирована на крупные компании, приобретать лицензии на небольшое количество пользователей не так выгодно, как при больших объемах;
- нет возможности гибкой настройки прав на документы;
- мало готовых решений для коммерческих организаций.
Битрикс24
В качестве системы автоматизации документооборота можно использовать CRM-систему, если бизнесу достаточно базовых возможностей для работы с документами. Онлайн-сервис от компании «Битрикс» в первую очередь заточен под управление проектами и организацию продаж, но есть и функциональность для ЭДО.
Возможности
- совместная онлайн-работа с документами;
- согласование документов по нескольким готовым сценариям;
- разграничение прав пользователей;
- ИИ-помощник для работы с текстами;
- управление задачами и проектами;
- учет рабочего времени.
Вариант поставки
Есть облачная и коробочная версии.
Стоимость
От 2 490 руб. в месяц на одного пользователя.
Плюсы и минусы
- много возможностей для бизнеса: есть конструктор сайтов, корпоративный мессенджер, контакт-центр для общения с клиентами;
- различные инструменты для коммуникации и взаимодействия сотрудников;
- динамичный интерфейс;
- есть мобильное приложение;
- нет карточки документа, работы с версиями и других полезных функций;
- нет модуля управления договорами и делопроизводства;
- система не «потянет» документооборот и управление процессами, если в компании более 20 пользователей.
EnDocs.cloud
Облачный сервис для управления документами и процессами от разработчика ENSOL.
Возможности
- обработка и регистрация документов;
- подписание, согласование, ознакомление с приказами, служебными записками, ЛНА;
- рассмотрение, выдача поручений, контроль выполнения задач;
- гибкая маршрутизация документов;
- согласование договоров и счетов;
- кадровый электронный документооборот;
- цифровая бухгалтерия;
- решения для управления проектами;
- электронный архив с быстрым поиском по реквизитам.
Вариант поставки
Облачное решение, но есть возможность покупки
Стоимость
От 5 000 руб. в месяц за 10 пользователей.
Плюсы и минусы
- быстрое внедрение электронного документооборота за счет размещения в облаке и готовых решений;
- можно настраивать процессы в самом интерфейсе (no-code-редактор);
- интеграции с 1С, Контур. Диадок, Мой Офис;
- есть ИИ-сервис для распознавания документов;
- отсутствует многофакторная авторизация в системе;
- инструментов для управления проектами недостаточно для компаний, занимающихся серьезной проектной деятельностью.
Бесплатные онлайн-инструменты
Вместо системы электронного документооборота небольшие компании зачастую выбирают связку из бесплатных общедоступных программ. В их число входит ПО для работы с документами (Яндекс Документы, Google Документы, Notion), облачные хранилища (Яндекс Диск, СберДиск, Google Drive и т. д.), календари для назначения встреч, мессенджеры и электронная почта.
Возможности
- создание и редактирование документов, таблиц, презентаций;
- готовые шаблоны документов;
- совместный доступ к файлам, комментирование.
Стоимость
Бесплатно, но есть ограничения по количеству пользователей или объему хранимых данных.
Плюсы и минусы
- минимальные расходы на ПО для работы с документами;
- быстрое внедрение и настройка;
онлайн-доступ с любого устройства;
- ограниченная функциональность по сравнению с СЭД;
- нет готовых интеграций с 1С и другими системами;
- низкий уровень защиты данных, из-за сбоя или небрежного отношения к паролям в сеть могут утечь корпоративные данные.
Совет от эксперта: как выбрать систему документооборота
«При выборе СЭД учитывайте не только текущие задачи, но и стратегические цели бизнеса. При таком подходе не будет необходимости дорогостоящих доработок или даже замены системы через несколько лет.
Предпочтение стоит отдавать поставщикам, которые уже предлагают в своей линейке модули под типовые сценарии работы – это снизит риски и затраты на модификации. Система с ограниченной функциональностью может стать «ловушкой», тогда как модульная СЭД с поэтапным внедрением обеспечит предсказуемые расходы на долгий срок.
Правильный выбор СЭД – это инвестиция в операционную эффективность компании. Система должна расти вместе с бизнесом, а не тормозить его из-за технологических ограничений. Для малого и среднего бизнеса особенно важно найти баланс между достаточностью функционала и гибкостью для будущего масштабирования».
Алина Рожина,
руководитель проектов развития бизнеса
К списку систем
