Как управление документами в цифре помогает среднему и малому бизнесу?

Эффективное управление документами в компании — залог ее успешности и конкурентоспособности. Если организация управления документами хорошо выстроена, всё работает как часы: бумаги, отчёты и договоры хранятся в одном месте, их легко найти и с ними просто работать. Сотрудники тратят меньше времени на поиски и бюрократию, больше — на реальную работу. Благодаря этому компания быстрее решает задачи, меньше ошибается и может сосредоточиться на качестве товаров и услуг для клиентов. Поэтому, когда информации становится больше, а требования к её обработке растут, грамотно организованная работа с документами — это уже не просто плюс для организации, а необходимость.

Что такое управление документами

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, это комплекс действий, которые позволяют создавать, использовать, хранить и уничтожать документы юридического лица. Организовать такой документооборот помогает система управления документами — компьютерная программа (набор программ) для автоматизации связанных с документами процессов. В системе можно создавать, редактировать, рассылать, принимать, регистрировать, учитывать, хранить, искать самые разные документы компании.

Встречается два варианта обозначения:

• СУД — система управления документами;
• DMS — Document management system.

С продуманной и эффективной DMS компания может увеличить производительность и улучшить качество товаров и услуг.

В интуитивно понятном интерфейсе системы все задачи и уведомления — как на ладони, невозможно что-то пропустить или о чем-то забыть

Почему бизнесу нужна система управления документами

Автоматизация документооборота поможет упорядочить процессы создания, обработки, хранения и поиска документов и благодаря этому оптимизировать работу делопроизводителей, секретарей, помощников руководителей. Особенно, когда:

• ежемесячно создается и принимается более 100 новых документов;
• учет входящей корреспонденции ведется в бумажном журнале или Excel;
• документы хранятся в бумажных папках, локально на компьютерах сотрудников и их сложно найти;
• согласование и рассмотрение длятся неделями, трудно определить сотрудника, который в данный момент работает с документом;
• нет прозрачности в контроле выполнения задач по документам.

«Если в вашей компании сотрудники постоянно теряют документы, спрашивают в чатах, у кого сейчас находится их договор, и ходят по офису в поисках нужных бумаг, это явный признак того, что вашей организации нужна компьютерная система управления процессами и документами.

Вероятно, и вы сами часто сталкиваетесь с сомнениями: всеми ли специалистами согласован контракт, за который я отвечаю? Все ли замечания проверяющих отработаны в полном объеме? Все ли риски учтены? Эти вопросы отпадут сами собой, если появится информационная система управления документами»

Алина Рожина,
руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Какие преимущества дает DMS

DMS помогает компании добиваться главных целей — развиваться, получать больше прибыли, быть конкурентоспособной благодаря более эффективной работе:

• документооборот становится понятным, прозрачным и упорядоченным;
• быстрее и качественнее выполняются поставленные задачи;
• повышается исполнительская дисциплина;
• равномерно распределяется нагрузка между сотрудниками.

Быстрая обработка документов

Организация управления документами в цифре помогает сократить время на рутинные операции по обработке и передаче входящей, исходящей корреспонденции, приказов, служебных записок, заявлений, протоколов, договоров, актов, счетов ответственным исполнителям, а также на выполнение задач по этим документам. В системе видно «передвижение» документа и его статус, благодаря этому можно оперативно вмешиваться в процесс, если он где-то затормозил.

Уменьшение расходов

СЭД в десятки раз сокращает необходимость распечатывать или копировать документы. Это экономия на покупке бумаги, замене картриджей для принтеров и содержании офисной техники.

Также уменьшается статья расходов на бумажные архивы, которые с каждым годом занимают все больше места и иногда — в ущерб рабочим процессам. В СЭД вся информация содержится в электронном виде в едином хранилище.

Удобный обмен документами

Интеграция информационной системы с сервисами ЭДО (например, Диадок или Сбис) помогает мгновенно и без помощи курьеров и почты обмениваться документами с контрагентами и контролирующими органами. Документ не нужно распечатывать, чтобы подписать: он заверяется цифровой подписью и отправляется адресату с сохранением юридической значимости.

Сокращение потери данных

Выстроенное управление электронными документами уменьшает риск потери файлов и данных из-за ошибок сотрудников или слабого взаимодействия между командами.

Благодаря тому, что все документы хранятся в одном месте с возможностью резервного копирования и управления версиями, легко обнаружить пропажу информации. Даже если какой-то файл будет потерян, его можно восстановить.

Снижение количества ошибок

Система управления документами организации позволяет создавать документы из шаблонов. Благодаря этому уменьшается количество орфографических ошибок в тексте и фактических неточностей в данных.

Повышение безопасности информации

В системе есть возможность настраивать доступ к той или иной информации только определенным сотрудникам. Кроме них никто не увидит документы и не сможет их редактировать.

Доступ вне офиса

Если у системы есть мобильное приложение, то организация управления документами возможна из любой точки мира. Так руководители могут всегда держать под контролем бизнес-процессы своей компании.

Мобильное приложение системы позволяет работать с документами и задачами со смартфонов или планшетов

Как выбрать эффективную систему управления документами

Эксперты по цифровому управлению документами советуют выбирать не идеальную систему, а оптимальную.

«Чтобы понять, какую систему выбрать, определите ключевых бизнес-пользователей, которым СЭД будет необходима в ежедневной работе. Задайте им вопросы: для чего нужна конкретная функция, какие изменения она внесёт и какого результата ожидаете? Таким образом можно сформировать перечень критериев, упорядоченный по приоритету: от обязательных требований до дополнительных пожеланий.

Для решения задач малого и среднего бизнеса оптимально выбирать систему со стандартной функциональностью, потому что она уже в базовой версии отвечает основным требованиям. Это позволит ускорить процесс внедрения»

Алина Рожина,
руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Несколько советов по выбору системы управления документами организации:

1. Выясните, кто и для решения каких проблем заказывает систему. Это может быть отдел компании или конкретный специалист, для работы которого СЭД будет особенно полезна.
2. Чётко сформулируйте цель внедрения системы. Перед стартом проекта важно знать — какой эффект вы от нее ожидаете.
3. Определите необходимый набор функций системы. Проанализируйте: какие возможности СЭД вы будете использовать ежедневно, а какие — раз в квартал. При составлении списка функциональности опирайтесь на решение ежедневных рутинных, но первоочередных задач.
4. Выберите вариант поставки — с базовой функциональностью или с доработкой под индивидуальные запросы компании. Базовая, или «коробочная» система устанавливается быстрее, легче запускается, она проще для адаптации сотрудников и содержит все необходимые для эффективной работы компании функции. Модификация системы под конкретные запросы увеличивает стоимость проекта, срок внедрения, требует дополнительного обучения и сложнее в обновлении.
5. Убедитесь, что система совместима с имеющимся в компании оборудованием и может быть интегрирована с текущим ПО.
6. Протестируйте демоверсию программного обеспечения. Некоторые разработчики предлагают бесплатные пробники своих программ.

Популярные системы для цифровизации процессов и документооборота
Источник: tadviser.ru