Эффективное управление документами в компании — залог ее успешности и конкурентоспособности. Если организация управления документами хорошо выстроена, всё работает как часы: бумаги, отчёты и договоры хранятся в одном месте, их легко найти и с ними просто работать. Сотрудники тратят меньше времени на поиски и бюрократию, больше — на реальную работу. Благодаря этому компания быстрее решает задачи, меньше ошибается и может сосредоточиться на качестве товаров и услуг для клиентов. Поэтому, когда информации становится больше, а требования к её обработке растут, грамотно организованная работа с документами — это уже не просто плюс для организации, а необходимость.
Что такое управление документами
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, это комплекс действий, которые позволяют создавать, использовать, хранить и уничтожать документы юридического лица. Организовать такой документооборот помогает система управления документами — компьютерная программа (набор программ) для автоматизации связанных с документами процессов. В системе можно создавать, редактировать, рассылать, принимать, регистрировать, учитывать, хранить, искать самые разные документы компании.
Встречается два варианта обозначения:
- СУД — система управления документами;
- DMS — Document management system.
С продуманной и эффективной DMS компания может увеличить производительность и улучшить качество товаров и услуг.
Популярные системы для цифровизации процессов и документооборота
Источник: tadviser.ru
Почему бизнесу нужна система управления документами
Автоматизация документооборота поможет упорядочить процессы создания, обработки, хранения и поиска документов и благодаря этому оптимизировать работу делопроизводителей, секретарей, помощников руководителей. Особенно, когда:
- ежемесячно создается и принимается более 100 новых документов;
- учет входящей корреспонденции ведется в бумажном журнале или Excel;
- документы хранятся в бумажных папках, локально на компьютерах сотрудников и их сложно найти;
- согласование и рассмотрение длятся неделями, трудно определить сотрудника, который в данный момент работает с документом;
- нет прозрачности в контроле выполнения задач по документам.
«Если в вашей компании сотрудники постоянно теряют документы, спрашивают в чатах, у кого сейчас находится их договор, и ходят по офису в поисках нужных бумаг, это явный признак того, что вашей организации нужна компьютерная система управления процессами и документами.
Вероятно, и вы сами часто сталкиваетесь с сомнениями: всеми ли специалистами согласован контракт, за который я отвечаю? Все ли замечания проверяющих отработаны в полном объеме? Все ли риски учтены? Эти вопросы отпадут сами собой, если появится информационная система управления документами»
Алина Рожина,
руководитель проектов развития бизнеса компании Directum
В интуитивно понятном интерфейсе системы все задачи и уведомления — как на ладони, невозможно что-то пропустить или о чем-то забыть
Какие преимущества дает DMS
DMS помогает компании добиваться главных целей — развиваться, получать больше прибыли, быть конкурентоспособной благодаря более эффективной работе:
- документооборот становится понятным, прозрачным и упорядоченным;
- быстрее и качественнее выполняются поставленные задачи;
- повышается исполнительская дисциплина;
- равномерно распределяется нагрузка между сотрудниками.
Быстрая обработка документов
Организация управления документами в цифре помогает сократить время на рутинные операции по обработке и передаче входящей, исходящей корреспонденции, приказов, служебных записок, заявлений, протоколов, договоров, актов, счетов ответственным исполнителям, а также на выполнение задач по этим документам. В системе видно «передвижение» документа и его статус, благодаря этому можно оперативно вмешиваться в процесс, если он где-то затормозил.
Уменьшение расходов
СЭД в десятки раз сокращает необходимость распечатывать или копировать документы. Это экономия на покупке бумаги, замене картриджей для принтеров и содержании офисной техники.
Также уменьшается статья расходов на бумажные архивы, которые с каждым годом занимают все больше места и иногда — в ущерб рабочим процессам. В СЭД вся информация содержится в электронном виде в едином хранилище.
Удобный обмен документами
Интеграция информационной системы с сервисами ЭДО (например, Диадок или Сбис) помогает мгновенно и без помощи курьеров и почты обмениваться документами с контрагентами и контролирующими органами. Документ не нужно распечатывать, чтобы подписать: он заверяется цифровой подписью и отправляется адресату с сохранением юридической значимости.
Сокращение потери данных
Выстроенное управление электронными документами уменьшает риск потери файлов и данных из-за ошибок сотрудников или слабого взаимодействия между командами.
Благодаря тому, что все документы хранятся в одном месте с возможностью резервного копирования и управления версиями, легко обнаружить пропажу информации. Даже если какой-то файл будет потерян, его можно восстановить.
Снижение количества ошибок
Система управления документами организации позволяет создавать документы из шаблонов. Благодаря этому уменьшается количество орфографических ошибок в тексте и фактических неточностей в данных.
Повышение безопасности информации
В системе есть возможность настраивать доступ к той или иной информации только определенным сотрудникам. Кроме них никто не увидит документы и не сможет их редактировать.
Доступ вне офиса
Если у системы есть мобильное приложение, то организация управления документами возможна из любой точки мира. Так руководители могут всегда держать под контролем бизнес-процессы своей компании.
Мобильное приложение системы позволяет работать с документами и задачами со смартфонов или планшетов
Как выбрать эффективную систему управления документами
Эксперты по цифровому управлению документами советуют выбирать не идеальную систему, а оптимальную.
«Чтобы понять, какую систему выбрать, определите ключевых бизнес-пользователей, которым СЭД будет необходима в ежедневной работе. Задайте им вопросы: для чего нужна конкретная функция, какие изменения она внесёт и какого результата ожидаете? Таким образом можно сформировать перечень критериев, упорядоченный по приоритету: от обязательных требований до дополнительных пожеланий.
Для решения задач малого и среднего бизнеса оптимально выбирать систему со стандартной функциональностью, потому что она уже в базовой версии отвечает основным требованиям. Это позволит ускорить процесс внедрения»
Алина Рожина,
руководитель проектов развития бизнеса компании Directum
Несколько советов по выбору системы управления документами организации:
- Выясните, кто и для решения каких проблем заказывает систему. Это может быть отдел компании или конкретный специалист, для работы которого СЭД будет особенно полезна.
- Чётко сформулируйте цель внедрения системы. Перед стартом проекта важно знать — какой эффект вы от нее ожидаете.
- Определите необходимый набор функций системы. Проанализируйте: какие возможности СЭД вы будете использовать ежедневно, а какие — раз в квартал. При составлении списка функциональности опирайтесь на решение ежедневных рутинных, но первоочередных задач.
- Выберите вариант поставки — с базовой функциональностью или с доработкой под индивидуальные запросы компании. Базовая, или «коробочная» система устанавливается быстрее, легче запускается, она проще для адаптации сотрудников и содержит все необходимые для эффективной работы компании функции. Модификация системы под конкретные запросы увеличивает стоимость проекта, срок внедрения, требует дополнительного обучения и сложнее в обновлении.
- Убедитесь, что система совместима с имеющимся в компании оборудованием и может быть интегрирована с текущим ПО.
- Протестируйте демоверсию программного обеспечения. Некоторые разработчики предлагают бесплатные пробники своих программ.
Популярные системы для цифровизации процессов и документооборота
Источник: tadviser.ru
