Как организовать делопроизводство в организации

Это управление документами, переведенными в цифровой формат. Вместо бумажных папок и архивов используются специальные программы и системы, которые помогают создавать, обрабатывать и хранить документы в цифровом виде. Электронное делопроизводство включает работу с входящей и исходящей корреспонденцией, регистрацию документов, формирование регламентов, а также их хранение и архивирование.

Различия между бумажным и электронным делопроизводством

Бумажное делопроизводство:

• риски утери и порчи документов;
• ошибки, вызванные человеческим фактором;
• сложности в управлении.

Делопроизводство в электронной форме помогает сократить или вовсе устранить эти проблемы и защищает данные от порчи и несанкционированного доступа.

Электронное делопроизводство:

• уменьшает затраты на печать, хранение и доставку документов;
• ускоряет процессы обмена документами;
• повышает уровень прозрачности и безопасности в работе.

Переход требует глубокого анализа текущей обстановки в компании и выбора надежной системы электронного документооборота (СЭД).

В лучшем случае, ваша система должна помочь организовать юридически значимый электронный документооборот, избавить от хаоса в рабочих задачах, договорах и счетах на оплату, совещаниях, проектах. При переходе на электронное делопроизводство понадобится время на адаптацию персонала, поэтому важно, чтобы интерфейс нового ПО выглядел интуитивно понятным, простым и удобным для рядового пользователя.

Как выбрать систему для ведения электронного делопроизводства

Выбор системы для электронного делопроизводства начинается с понимания ваших задач. Посмотрите на процессы сверху. Определите, какие документы вы будете обрабатывать, нужна ли интеграция с бухгалтерией, CRM или другими сервисами, а также какие требования к безопасности и доступу у вашей компании. Важно понимать, что поиск должен заключаться не в том, чтобы найти «лучшую на рынке», а в том, чтобы ПО могло в короткие сроки помочь эффективно закрыть хотя бы несколько наиболее важных задач.

Затем изучите доступные на рынке решения. С этим помогут обзоры и рейтинги на IT-порталах, отзывы пользователей, предложения от ведущих разработчиков.

Самые популярные СЭД/ECM-системы
Источник: tadviser.ru

Важно, чтобы разработчик предоставлял возможность протестировать систему перед внедрением. Многие вендоры предлагают демоверсии или бесплатные пробные периоды.

На что обратить внимание при выборе:

• удобство интерфейса;
• скорость работы;
• поддержку электронных подписей;
• совместимость с вашими процессами.

А еще не забудьте уточнить, насколько легко масштабировать систему при росте бизнеса и как организована техническая поддержка — это поможет сэкономить средства.

В России нет единого нормативного положения, которое бы регулировало сферу ЭДО, а законодательная база представляет собой набор из множества правовых актов. Ознакомиться стоит с основными:

• 63-ФЗ об электронной подписи — определяет виды электронных подписей, приравнивает их к собственноручным и разрешает их использование для подписания документов.
• ст. 160, 434 Гражданского кодекса РФ — устанавливают, что сделки и договоры могут заключаться в цифровом формате.
• ст. 93, 169 Налогового кодекса РФ — разрешают предоставлять документы в ФНС в электронном виде и регламентирует цифровые счета-фактуры (ЭСФ) и их подписание электронной подписью.
• 402-ФЗ о бухгалтерском учете — разрешает вести бухгалтерский учет в цифровом формате.
• 149-ФЗ об информации — дает правовое определение цифрового документа.
• 377-ФЗ — разрешает отказаться от бумаги в кадровом делопроизводстве.
• ст. 22.1-22 Трудового кодекса РФ — приравнивает кадровый электронный документооборот к бумажному.
• Раздел 10 Приказа Росархива № 77 — описывает процедуру передачи электронных документов на архивное хранение и их прием.

Когда вы переходите на электронное делопроизводство, должен возникнуть вопрос — как обеспечить юридическую значимость. Приравнять документы в электронном виде к подписанным бумажным помогут электронные подписи (ЭП), которые подходят для разных бизнес-процессов.

Цифровая подпись — инструмент, подтверждающий подлинность документа и его автора. В делопроизводстве применяются три типа ЭП:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая электронная подпись (ПЭП)

Подтверждает документ с помощью кода или пароля, привязанного к конкретному пользователю. Она используется в ситуациях, когда необходимо зафиксировать факт формирования подписи определенным лицом.

Примером использования ПЭП служат онлайн-покупки или авторизация в приложениях, когда для подтверждения действий на смартфон приходит СМС с одноразовым кодом, который вам не рекомендуют кому-либо сообщать.

Согласно статье 9 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», простая электронная подпись может использоваться и в электронном документообороте. Однако для признания ее юридической силы необходимо выполнить одно из следующих условий:

• оформить соглашение между сторонами об использовании и взаимном признании ПЭП;
• зафиксировать допустимость применения ПЭП в локальном нормативном акте организации.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Этот вид подписи надежнее простой, так как обеспечивает более высокий уровень безопасности данных за счет метода ассиметричной криптографии. Сертификат подписи выдает удостоверяющий центр, который также формирует ключ.

Ключ УКЭП состоит из двух частей:

• первая — закрытая, она известна только владельцу и хранится у него на защищенном устройстве.
• вторая — открытая, она общедоступна и нужна для проверки подлинности подписи.

Зачем усиленная электронная подпись нужна в делопроизводстве? Она помогает не только подтвердить личность подписанта, но и проверить, вносились ли изменения в документ после его подписания.

Важно знать, что усиленную неквалифицированную электронную подпись могут выдавать удостоверяющие центры (УЦ) без государственной аккредитации.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — аналог собственноручной подписи, самый точный и надежный способ заверить документ в цифровом виде. Сертификат КЭП выдается только удостоверяющим центром, который прошел государственную аккредитацию и соответствует требованиям, установленным законом 63-ФЗ. Это основные признаки, которые отличают квалифицированную ЭП от неквалифицированной, в остальном они похожи.

Система электронного документооборота Directum Lite подходит для автоматизации бизнес-процессов и документооборота в малых и средних компаниях.

Внедрение снизит издержки за счет:

• снижения трудозатрат сотрудников на документооборот;
• сокращения времени рассмотрения, согласования и подписания документов;
• создания прозрачных схем бизнес-процессов и минимизации непроизводительных задач;
• исключения риска потери документов;
• снижения материальных затрат на бумагу и оборудование;
• перевода в цифровой вид максимально широкого набора бизнес-процессов;
• применения low-code и no-code;
• доступа ко всем сервисам компании в режиме единого окна за счет готовых инструментов интеграции с наиболее популярными информационными системами.