Один из самых популярных методов управления потоками работ с использованием принципов Agile — это Kanban. Он позволяет визуализировать задачи, увеличить эффективность и скорость работы, а также сократить количество незавершенных задач.
Чтобы организовать работы по методу Kanban, используется универсальный инструмент — Kanban-доска. Он подходит для любой организации, вне зависимости от вида деятельности, и может использоваться как для ведения проектов, над которыми работает команда, так и для индивидуальных планов работ.
Чтобы сотрудники могли планировать задачи в офисе и из дома, компании все чаще используют цифровые Kanban-доски.
Часто выбор цифровой доски может быть затруднён двумя обстоятельствами:
- Доски слишком сложные — когда компании нужно упросить процессы, а не усложнять всё ещё сильнее.
- Доски слишком простые — когда в компании сложные процессы, и нужно гибко настроить доски, чтобы максимально использовать их работе.
Agile-доски системы Directum Lite могут быть любыми. Усложняйте или упрощайте их в зависимости от задач и кейсов использования. Как это сделать — сейчас расскажем.
Простая доска
Ситуация. Команда выполняет полный цикл работ по проектам. Например, в сфере IT, строительстве, предоставлении услуг, обработке заявок, тендерных работах или на производстве.
- чем заняться прямо сейчас;
- сколько времени отводится на каждую задачу;
- какую задачу взять, когда выполнены предыдущие работы или в них возникла пауза;
- что делают коллеги по проекту.
- какие задачи в работе у каждого сотрудника;
- распределение загрузки по команде;
- сколько ещё осталось задач до завершения проекта;
- кому можно передать работы, если у исполнителя возникнет форс-мажор.
Подготовить Agile-доску для таких задач можно за несколько минут:
-
Создадим доску и тикеты. Распределим тикеты по колонкам в зависимости от стадий, на которых они находятся.
По умолчанию на доске три колонки: «Новые», «В работе» и «Выполнено». Переименуем и добавим дополнительные колонки, соответствующие этапам работ. Например: «Необходимо сделать», «Закупка материалов», «В работе», «Приемка» и «Готово».
-
Дополним тикеты информацией:
Доска готова. Работайте с ней на ежедневных митингах или в индивидуальном порядке:
- переносите тикеты между колонками, когда работа сделана;
- распределяйте новые задачи;
- отслеживайте сроки выполнения;
- смотрите, как всё больше и больше задач переезжают в колонку «Готово».
Также Agile-доски часто используются для индивидуального планирования работ. С таким примером можно ознакомиться в статье «Планирование задач на неделю с помощью Agile-досок: личный опыт». При уходе в отпуск права на личную доску можно передать заместителю вместе со всеми задачами.
Доска для продвинутых пользователей
Ситуация. Над проектами работает большая команда, например, из 15 человек или несколько таких команд. Отдельные задачи могут включать нетиповые этапы, а также быть связаны друг с другом.
- вести в тикетах полный список работ и отмечать выполненные;
- видеть, на каком этапе находятся задачи коллег, от которых зависят их работы;
- обмениваться информацией с коллегами, чтобы ничего не потерялось;
- передавать тикеты другой команде, когда работы выполнены.
- отслеживать количество задач на каждом этапе, чтобы избежать эффекта «бутылочного горлышка»;
- фильтровать задачи по сотрудникам, приоритету, меткам;
- знать, по каким задачам истек или вот-вот истечет срок.
Создадим простую доску и применим в ней инструменты отслеживания и фильтрации:
-
Дополним тикеты:
-
Для контроля работ используем инструменты:
- укажем исполнителей работ, чтобы отслеживать загрузку сотрудников;
- зафиксируем трудоёмкость, чтобы знать, сколько времени запланировать на задачу;
- определим срок для задач, которые нужно выполнить к определённой дате;
- отметим приоритет для неравноценных задач, чтобы видеть первоочередную работу;
- расставим цветные метки для задач по разным направлениям, чтобы быстро определять работы по нужному профилю.
-
Чтобы держать фокус на приоритетных задачах, используем режим «Свимлайны». В нем тикеты распределяются в горизонтальные секции по категориям. Это удобно, если требуется отслеживать работы сразу по нескольким признакам, например, по цветной метке и приоритету.
-
Для передачи работы другой команде откроем тикет и выберем доску для отправки.
Доска интегрирована в процессы компании
Ситуация. Задачи редко существуют на доске сами по себе. С ними могут быть связаны согласование документов, подписание договоров, проведение совещаний и прочие работы. С Directum Lite легко сопоставить задачи на Agile-доске и процессы в системе.
- получать уведомления, если что-то происходит с доской или их тикетами;
- отправлять задачи прямо из тикетов для быстрого перехода к ним;
- добавлять в тикеты ссылки на нужные документы и задачи, чтобы хранить всю информацию по работам в одном месте.
- получать уведомления, когда сотрудники что-то меняют на доске;
- отправлять поручения прямо из тикетов;
- отмечать затраты по проектам, если Agile-доска используется вместе с решением «Проекты».
Создадим доску, наполним ее информацией и свяжем ее с процессами Directum Lite:
-
Настроим уведомления для авторов тикетов и других участников доски.
-
Отправим задачи и поручения по тикетам.
-
Добавим в тикеты ссылки на нужные документы и задачи.
-
Если проекты в компании ведутся итерационно, то закроем старую итерацию, когда работы выполнены, и создадим новую.
-
Чтобы вести учет затраченного времени, отметим затраты по выполненным проектам.
Agile-доски могут быть разными. У них множество возможностей, а какие из них использовать и как их комбинировать, решать только вам.
В Directum Lite можно начать работать с Agile-досками в любой момент. В решении доступны 300 бесплатных тикетов и неограниченное количество досок.
Наши заказчики активно делятся опытом использования Agile-досок в своей работе. Ознакомьтесь со статьями на сайте ecm-journal.ru. Возможно среди них вы найдёте полезные примеры для организации ваших работ:
- Как организовать тендерную работу с помощью Agile-досок. Подробный гайд;
- Agile-доски как CRM-система для небольших компаний;
- Прием нового сотрудника: как организовать работу HR-специалиста с помощью Agile-досок.
Пошаговую настройку Agile-досок в системе Directum Lite для различных кейсов можно посмотреть на нашем rutube-канале:
- Directum Lite. Agile-доски;
- Directum Lite. Кейс: организация работы тендерного отдела с помощью Agile-досок;
- Directum Lite. Кейс: организация работ с сервисными заявками с помощью Agile-досок;
- Directum Lite. Кейс: сервисные заявки с использованием правил согласования и Agile-досок.
Оценить возможности Agile-доски можно прямо сейчас! Оставьте контакты и получите доступ к демоверсии системы. Создайте доску для команды, чтобы определить, какой вариант работы с ней вам больше всего подходит.
